Hướng dẫn xây dựng nội quy lao động theo pháp luật Việt Nam hiện hành

Đặt vấn đề

Trong cơ chế pháp lý lao động hiện hành, nội quy lao động là công cụ quản trị bắt buộc giúp chuyển hóa quy phạm pháp luật thành trật tự vận hành cụ thể của từng doanh nghiệp. Nội quy xác lập thước đo hành vi, quy trình làm việc, an toàn, kỷ luật và trách nhiệm vật chất, đồng thời là căn cứ xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp và bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh. Từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực, yêu cầu nội quy phải bao quát cả phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, quy trình kỷ luật chuẩn mực và cơ chế công khai đã được luật hóa đầy đủ, đòi hỏi người sử dụng lao động xây dựng văn bản chặt chẽ, phù hợp đặc thù hoạt động, tham vấn đại diện người lao động và đăng ký đúng thủ tục. Song song, chuẩn mực bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 sẽ có hiệu lực vào 01/01/2026 đặt ra thêm yêu cầu kiểm soát dữ liệu nhân sự, thông báo, lưu trữ và ứng phó sự cố, làm cho nội quy lao động không chỉ là “sổ tay kỷ luật” mà còn là khung quản trị tuân thủ tổng hợp. Vì vậy, hướng dẫn xây dựng nội quy lao động theo pháp luật hiện hành cần đi thẳng vào yêu cầu tối thiểu bắt buộc, cách thức nội luật hóa vào môi trường làm việc cụ thể và những điểm doanh nghiệp thường sai sót, để nội quy lao động vừa hợp lệ về hình thức, vừa khả thi và hiệu quả trong thực thi.

Từ khóa: nội quy lao động, xây dựng nội quy lao động

 

1. Khung pháp lý và ý nghĩa của nội quy lao động

 

Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để thiết lập khuôn khổ hành vi, kỷ luật và trật tự lao động trong doanh nghiệp. Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập rõ nghĩa vụ ban hành nội quy, yêu cầu về hình thức, nội dung tối thiểu, thủ tục đăng ký, hiệu lực áp dụng và mối quan hệ của nội quy với các thiết chế quản trị lao động khác như thỏa ước lao động tập thể, quy chế dân chủ ở cơ sở, quy định an toàn, vệ sinh lao động. Việc xây dựng nội quy đúng và đủ giúp doanh nghiệp: (i) thực thi quyền quản lý lao động trên nền tảng pháp luật; (ii) phòng ngừa rủi ro tranh chấp, xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất đúng trình tự; (iii) tạo môi trường làm việc an toàn, tôn trọng, bình đẳng và hiệu quả. Cơ sở pháp lý trực tiếp gồm Chương IX Bộ luật Lao động 2019 (Điều 118–121 về nội quy lao động; Điều 122–128 về kỷ luật lao động), Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn một số điều của Bộ luật Lao động, cùng Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

1.1. Nghĩa vụ ban hành và trường hợp phải lập thành văn bản

Người sử dụng lao động có nghĩa vụ ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải được lập bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động không buộc phải có nội quy lao động bằng văn bản nhưng bắt buộc phải ghi nhận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động và vẫn phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, trình tự khi xử lý kỷ luật.

1.2. Nguyên tắc xây dựng và tham vấn

Nội dung nội quy không được trái pháp luật về lao động và quy định pháp luật có liên quan; trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết những nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc để đảm bảo khả năng tiếp cận, biết và tuân thủ của người lao động.

 

2. Phạm vi áp dụng, thẩm quyền ban hành và hiệu lực

 

Nội quy lao động áp dụng cho toàn bộ người lao động đang làm việc theo quan hệ lao động tại đơn vị, kể cả người thử việc, học nghề, tập nghề khi có thỏa thuận làm việc. Thẩm quyền ban hành thuộc về người sử dụng lao động (đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ). Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa bàn khác nhau phải gửi nội quylao động đã đăng ký tới cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt từng chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Đối với trường hợp phải đăng ký, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký (không phụ thuộc vào việc cơ quan có ra thông báo thẩm định hay không). Trường hợp người sử dụng dưới 10 người lao động nhưng vẫn ban hành nội quy lao động bằng văn bản, hiệu lực do người sử dụng lao động tự ấn định trong nội quy.

 

3. Cấu phần nội dung bắt buộc của nội quy lao động

 

Bộ luật Lao động 2019 quy định tối thiểu 09 nhóm nội dung phải có trong nội quy lao động. Khi xây dựng, doanh nghiệp nên viết chi tiết, khả thi, phù hợp tính chất hoạt động, đồng thời rà soát tính hợp pháp để tránh rủi ro vô hiệu một phần hoặc toàn bộ.

3.1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Quy định cụ thể thời giờ làm việc bình thường trong nội quy lao động theo ngày, tuần; ca kíp; thời giờ làm thêm; giới hạn làm thêm theo luật; thời gian nghỉ trong giờ làm việc; nghỉ hằng tuần; nghỉ phép năm; nghỉ lễ, tết; thủ tục đăng ký làm thêm; cơ chế bù đắp, đổi ca; cách quản lý thời gian (máy chấm công, ứng dụng…). Những nội dung này cần bảo đảm không thấp hơn tiêu chuẩn tối thiểu của pháp luật, nhất là giới hạn làm thêm và thời giờ nghỉ ngơi bắt buộc.

3.2. Trật tự tại nơi làm việc

Xác định trong nội quy lao động các chuẩn mực hành vi và đạo đức nghề nghiệp, quy tắc giao tiếp, ứng xử; quy định về tác phong, trang phục nghề nghiệp (nếu có), sử dụng email, mạng nội bộ, thiết bị của công ty; hạn chế xung đột lợi ích; quy tắc tiếp khách, bảo mật thông tin trong giao tiếp; phòng, chống sử dụng rượu, bia, chất kích thích khi làm việc; quản lý ra vào, thẻ nhân viên, an ninh tài sản và dữ liệu.

3.3. An toàn, vệ sinh lao động

Trong nội quy lao động phải nêu nghĩa vụ tuân thủ quy trình an toàn, trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân, tham gia huấn luyện, khai báo tai nạn lao động; quy định tạm đình chỉ công việc khi có nguy cơ mất an toàn; cơ chế báo cáo nguy cơ, sự cố. Nội dung phải thống nhất với đánh giá rủi ro nghề nghiệp, quy trình kỹ thuật và quy định pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

3.4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và quy trình xử lý

Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp bắt buộc quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi này. Doanh nghiệp cần mô tả khái niệm, phạm vi “nơi làm việc” theo quy định; phân loại hành vi (thể chất, lời nói, phi lời nói, trực tuyến); thiết lập kênh tiếp nhận phản ánh, bảo vệ người phản ánh, nguyên tắc xử lý bảo mật – khách quan – kịp thời; lồng ghép chế tài kỷ luật tương ứng; phối hợp với công an khi có dấu hiệu tội phạm; đồng thời tôn trọng quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng không cần báo trước của người lao động bị quấy rối.

3.5. Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng

Quy định rõ căn cứ, phạm vi, thời hạn chuyển làm công việc khác; bảo đảm nguyên tắc chỉ áp dụng khi do nhu cầu sản xuất, kinh doanh hoặc phòng, chống, khắc phục sự cố theo luật; tiền lương trong thời gian chuyển việc; cách thông báo trước; quyền và nghĩa vụ của đôi bên trong nội quy lao động.

3.6. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ

Xác định trong nội quy lao động loại tài sản, tài liệu, dữ liệu thuộc phạm vi bảo vệ; quy tắc tiếp cận, sao chép, chuyển giao thông tin; nghĩa vụ hoàn trả tài sản khi chấm dứt hợp đồng; quy tắc sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc (BYOD). Nội dung này cần thống nhất với thỏa thuận bảo mật, thỏa thuận không cạnh tranh (nếu có) và quy định pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành. Hiện nay, Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân đang có hiệu lực; Quốc hội đã ban hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; doanh nghiệp nên sớm cập nhật lộ trình tuân thủ khi thiết kế nội quy.

3.7. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý

Liệt kê hệ thống hành vi vi phạm tương ứng với bốn hình thức kỷ luật theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 (khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải), có tham chiếu mức độ, hậu quả, yếu tố lỗi và tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ; quy định rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật, trình tự thủ tục (triệu tập họp, biên bản, ra quyết định), thời hiệu (06 tháng; 12 tháng với vi phạm liên quan tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh), các trường hợp không được xử lý kỷ luật (ốm đau, nghỉ thai sản, tạm giữ, tạm giam…), đồng thời nhấn mạnh các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật như phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật, xâm phạm nhân phẩm, xử lý hành vi không được quy định trong nội quy.

3.8. Trách nhiệm vật chất

Quy định nguyên tắc bồi thường thiệt hại khi người lao động làm hư hỏng, mất mát tài sản, tiêu hao vật tư vượt định mức; xác định mức bồi thường căn cứ vào lỗi, mức độ thiệt hại thực tế và hoàn cảnh của người lao động; giới hạn khấu trừ tiền lương hằng tháng tối đa 30% tiền lương thực trả sau khi trích nộp các khoản bắt buộc; thời hiệu xử lý bồi thường; quy trình thu hồi, bồi hoàn; mối quan hệ giữa xử lý kỷ luật và xử lý trách nhiệm vật chất.

3.9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Nêu rõ chức danh, nguyên tắc ủy quyền (nếu có), phạm vi thẩm quyền tương ứng từng hình thức kỷ luật; bảo đảm người ký quyết định xử lý kỷ luật đúng thẩm quyền được quy định trong nội quy và phù hợp cơ cấu tổ chức.

 

4. Quy trình xây dựng, ban hành và đăng ký nội quy lao động

 

Một quy trình chặt chẽ giúp nội quy hợp lệ ngay từ đầu, rút ngắn thời gian đăng ký và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

4.1. Khảo sát – thiết kế chính sách – tham vấn

Doanh nghiệp cần: (i) rà soát thực tiễn quản trị, ca kíp, quy trình an toàn, đặc thù nghề nghiệp; (ii) đối chiếu pháp luật hiện hành để xác định các điều khoản bắt buộc; (iii) thiết kế ma trận vi phạm – chế tài bảo đảm tính tương xứng; (iv) tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; (v) hoàn thiện dự thảo, giải trình tiếp thu. Việc tham vấn đúng chủ thể là điều kiện hợp lệ về thủ tục trước khi ban hành.

4.2. Ban hành – thông báo – niêm yết

Sau khi người có thẩm quyền ký ban hành, doanh nghiệp gửi nội quy tới tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết (bảng tin, cổng nội bộ, ứng dụng chấm công…). Hành vi không thông báo hoặc không niêm yết các nội dung chính có thể bị xử phạt hành chính.

4.3. Đăng ký nội quy lao động

Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nếu được ủy quyền). Hồ sơ theo thực tiễn thủ tục hành chính hiện hành gồm: (i) văn bản đề nghị đăng ký nội quy; (ii) nội quy; (iii) văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); (iv) các quy định liên quan đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất (nếu có). Cơ quan tiếp nhận xem xét trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; nếu nội dung trái luật sẽ thông báo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

4.4. Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn phải gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động tại từng địa phương nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở. Quy định này bảo đảm cơ quan quản lý địa phương nắm nội quy áp dụng tại địa bàn, hỗ trợ thanh tra, kiểm tra và giải quyết tranh chấp.

4.5. Hiệu lực áp dụng

Nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký; doanh nghiệp dưới 10 lao động nếu ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do doanh nghiệp quy định trong nội quy. Đây là điểm mới của Bộ luật Lao động 2019 nhằm tăng tính tự chủ cho doanh nghiệp nhỏ, đồng thời vẫn bảo đảm sự giám sát nhà nước đối với doanh nghiệp quy mô từ 10 lao động trở lên.

 

5. Tổ chức thực thi nội quy lao động

 

Doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch triển khai: (i) truyền thông – đào tạo bắt buộc khi vào làm việc; (ii) tích hợp nội dung nội quy vào hệ thống quản trị nhân sự (quy trình tuyển dụng, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, an toàn – vệ sinh lao động); (iii) thiết lập nhật ký và hồ sơ xử lý vi phạm theo Điều 122 Bộ luật Lao động và Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP (thông báo mời họp trước ít nhất 05 ngày làm việc; thành phần tham dự; biên bản; quyết định trong thời hiệu); (iv) cơ chế tiếp nhận và xử lý phản ánh, khiếu nại, tố cáo liên quan kỷ luật, quấy rối tình dục, an toàn – vệ sinh lao động; (v) định kỳ rà soát, cập nhật khi có thay đổi pháp luật hoặc mô hình tổ chức.

 

6. Chế tài và rủi ro pháp lý thường gặp

 

Hệ quả pháp lý khi không tuân thủ quy định về nội quy hoặc lạm quyền trong xử lý kỷ luật rất đáng kể, cả về hành chính lẫn dân sự.

6.1. Vi phạm về ban hành, thông báo, niêm yết, đăng ký

Pháp luật quy định mức phạt đối với hành vi: (i) không thông báo nội quy hoặc không niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết; (ii) không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; (iii) không đăng ký nội quy theo quy định. Ngoài ra, việc không có hoặc không đăng ký nội quy khiến doanh nghiệp khó có cơ sở pháp lý xử lý kỷ luật hoặc áp dụng trách nhiệm vật chất.

6.2. Vi phạm nguyên tắc, trình tự xử lý kỷ luật

Các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật gồm: xâm phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm; phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật; xử lý đối với hành vi không được quy định trong nội quy, hợp đồng lao động hoặc pháp luật. Vi phạm có thể dẫn đến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu, phát sinh trách nhiệm bồi thường hoặc xử phạt hành chính. Doanh nghiệp cũng cần tuân thủ thời hiệu 06 tháng hoặc 12 tháng tùy tính chất vi phạm; quá thời hiệu hoặc sai thủ tục sẽ không thể hợp pháp hóa quyết định kỷ luật.

6.3. Sai phạm khi khấu trừ tiền lương và áp dụng trách nhiệm vật chất

Khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện để bồi thường thiệt hại theo Điều 129 Bộ luật Lao động và không vượt quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi đã trích nộp các khoản bắt buộc. Nội quy cần phản ánh đúng giới hạn này và quy trình xác định thiệt hại, chứng cứ, mức bồi thường.

 

7. Gợi ý để nội quy song hành cùng doanh nghiệp

 

7.1. Thiết kế khung về hành vi vi phạm

Thay vì liệt kê dàn trải, doanh nghiệp nên thiết kế ma trận gồm: Nhóm hành vi – Mức độ (nhẹ, nặng, rất nặng) – Hậu quả – Yếu tố lỗi – Hình thức kỷ luật – Biện pháp khắc phục. Ví dụ: đi làm muộn lần đầu (nhẹ) tương ứng khiển trách; tái phạm nhiều lần trong thời hạn chưa xóa kỷ luật có thể kéo dài thời hạn nâng lương; tiết lộ trái phép bí mật kinh doanh gây thiệt hại nghiêm trọng có thể xem xét sa thải theo luật. Cách tiếp cận này giúp bảo đảm tính minh bạch, nhất quán và giảm nguy cơ xử lý vượt khung.

7.2. Mẫu khung điều khoản về phòng, chống quấy rối tình dục

Doanh nghiệp có thể chuẩn hóa theo cấu trúc: mục tiêu – định nghĩa – phạm vi áp dụng – hành vi bị cấm – kênh tiếp nhận phản ánh (điện thoại, email chuyên trách, trực tiếp) – quy trình xử lý (tiếp nhận, sàng lọc, thẩm tra, họp xử lý; thời hạn; bảo mật; bảo vệ người phản ánh; biện pháp tạm thời như đổi ca, đổi vị trí) – chế tài kỷ luật – hỗ trợ nạn nhân (tư vấn, y tế) – phối hợp cơ quan chức năng. Nội dung phải bám sát các quy định tại Điều 84–86 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và quyền đơn phương chấm dứt của người lao động theo điểm d khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019.

7.3. Điều khoản về chuyển làm việc khác so với hợp đồng

Quy định rõ căn cứ áp dụng; giới hạn thời gian; mức lương bảo đảm; trách nhiệm thông báo; nguyên tắc hoàn trả vị trí cũ khi hết lý do chuyển; xử lý trường hợp không hợp nhận; phối hợp với quy trình an toàn, đào tạo lại. Điều khoản này nên viện dẫn điều khoản tương ứng trong Bộ luật Lao động và Nghị định 145/2020/NĐ-CP để tăng tính khả thi khi thực hiện.

7.4. Bảo vệ dữ liệu cá nhân, giám sát tại nơi làm việc và quyền riêng tư

Nếu doanh nghiệp sử dụng camera giám sát, công cụ theo dõi truy cập hệ thống, đo lường năng suất qua phần mềm, nội quy lao động cần quy định minh bạch về mục đích, phạm vi, loại dữ liệu thu thập, thời hạn lưu giữ, người được truy cập, chia sẻ dữ liệu, biện pháp bảo mật; quyền được biết, được truy cập, chỉnh sửa, hạn chế xử lý của người lao động; quy định cấm sử dụng dữ liệu cho mục đích trái luật hoặc xâm phạm đời tư. Khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP; đồng thời chuẩn bị kế hoạch tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 có hiệu lực từ 01/01/2026.

 

Kết luận

Nội quy lao động là trục xương sống của hệ thống quản trị nhân sự, gắn liền với quyền quản lý lao động của doanh nghiệp và quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động. Một bản nội quy lao động hợp lệ phải hội đủ ba tiêu chí: đúng luật (đầy đủ nội dung bắt buộc, không trái pháp luật, đúng thẩm quyền, đúng thủ tục đăng ký và hiệu lực); đủ sâu (diễn giải chi tiết, khả thi theo đặc thù hoạt động); sống cùng hệ thống (được truyền thông, đào tạo, kiểm tra, cập nhật định kỳ). Khi tuân thủ nghiêm các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp không chỉ tránh chế tài hành chính mà còn tạo dựng văn hóa kỷ luật, tôn trọng và an toàn, qua đó nâng cao năng suất, chất lượng và uy tín trên thị trường lao động.