Tổng quan về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam
Đặt vấn đề
Việt Nam đang thu hút mạnh mẽ đầu tư, kéo theo nhu cầu tiếp nhận người lao động nước ngoài gia tăng. Lợi ích về chuyển giao tri thức và quản trị hiện đại đi kèm yêu cầu quản lý chặt chẽ về điều kiện, vị trí công việc, thủ tục và trách nhiệm của doanh nghiệp. Nếu thiếu chuẩn bị, rủi ro thường gặp là chậm tiến độ, sai sót hồ sơ, tranh chấp và xử phạt. Bài viết cung cấp bức tranh tổng quan và hướng dẫn thực hành theo chuỗi công việc: xác định thuộc hay không thuộc diện giấy phép, chuẩn bị hồ sơ, nộp và nhận kết quả, quản lý vòng đời giấy phép và kiểm soát rủi ro. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp triển khai đúng, đủ, kịp thời và tiết kiệm chi phí.
Từ khóa: người lao động nước ngoài, làm việc tại Việt Nam
I. Khung pháp lý hiện hành, khái niệm và những nguyên tắc nền tảng
1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh và bối cảnh cập nhật
Hệ thống pháp luật về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam hiện được đặt trên nền tảng của Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản quy định chi tiết. Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập toàn bộ khung nguyên tắc về điều kiện của người lao động nước ngoài, điều kiện tuyển dụng của người sử dụng lao động, các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động, thời hạn giấy phép và những tình huống chấm dứt hiệu lực.
Trên cơ sở đó, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam đã có hiệu lực từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, đồng thời chấm dứt hiệu lực của Nghị định số 152/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2023/NĐ-CP. Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không chỉ hợp nhất, cập nhật thủ tục mà còn số hóa quy trình, quy định rõ thẩm quyền và trách nhiệm phối hợp quản lý.
Trong khi Nghị định số 219/2025/NĐ-CP điều chỉnh về điều kiện, trình tự, thủ tục và thẩm quyền, thì cơ chế bảo đảm thực thi và chế tài đối với hành vi vi phạm được quy định tại Nghị định số 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
2. Khái niệm pháp lý, hình thức làm việc và phạm vi áp dụng
Khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019 xác định người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài và phải đáp ứng đồng thời các điều kiện gồm đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm; có sức khỏe phù hợp theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế; không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc chưa được xóa án tích; có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo luật.
Khoản 2 Điều 151 quy định thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động; các bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn trên cơ sở gia hạn giấy phép lao động tương ứng. Khoản 3 Điều 151 đặt ra nguyên tắc người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Về hình thức làm việc, pháp luật cho phép người lao động nước ngoài thực hiện công việc tại Việt Nam theo một số hình thức phổ biến như ký kết hợp đồng lao động trực tiếp với người sử dụng lao động tại Việt Nam, di chuyển nội bộ doanh nghiệp thuộc các ngành dịch vụ trong biểu cam kết của Tổ chức Thương mại Thế giới, thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ, làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc các phương thức hợp pháp khác theo quy định chi tiết tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
3. Nguyên tắc tuyển dụng, tiêu chuẩn vị trí công việc và thẩm quyền quản lý
Khoản 1 Điều 152 Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập nguyên tắc doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc ở vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật khi người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Trước khi tuyển dụng, người sử dụng lao động phải giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản.
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP giải thích thống nhất các tiêu chuẩn vị trí: nhà quản lý; giám đốc điều hành; chuyên gia; lao động kỹ thuật; đồng thời làm rõ trường hợp người lao động nước ngoài là thành viên góp vốn, chủ sở hữu theo pháp luật về doanh nghiệp hoặc là luật sư thì áp dụng quy định pháp luật tương ứng.
Về thẩm quyền, Điều 4 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP giao Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động và cấp giấy phép lao động; Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Bộ Quốc phòng, Bộ Công an cùng các bộ quản lý ngành có trách nhiệm phối hợp quản lý theo phân công.
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP dành các điều khoản riêng về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực và dịch thuật hồ sơ nộp từ nước ngoài, đồng thời quy định việc nộp hồ sơ, tiếp nhận, xử lý qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; cho phép kết nối, chia sẻ dữ liệu lý lịch tư pháp, khám sức khỏe với cơ sở dữ liệu quốc gia, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và người lao động.
II. Thủ tục hành chính về xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động
1. Nguyên tắc, thẩm quyền và phương thức nộp hồ sơ
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP quy định thống nhất toàn bộ trình tự, thủ tục về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo các điều khoản của Bộ luật Lao động năm 2019, bao gồm điều kiện, thẩm quyền, hồ sơ và thời hạn giải quyết đối với việc cấp giấy phép lao động, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định và phân công cơ quan có thẩm quyền trực tiếp tiếp nhận, thẩm định và cấp các giấy tờ nêu trên; trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực bản dịch áp dụng cho giấy tờ do nước ngoài cấp (trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại), và cho phép thực hiện thủ tục hoàn toàn trên môi trường điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cơ chế một cửa tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh. Khi nộp đồng thời đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền của người lao động nước ngoài, việc chuyển, nhận hồ sơ và trả kết quả giữa cơ quan công an và cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động được liên thông theo quy định tại Nghị định.
2. Xác định ai thuộc diện phải có giấy phép lao động và ai thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động
2.1. Người thuộc diện phải cấp giấy phép lao động
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài, đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc, có sức khỏe phù hợp và không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích, và phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động. Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam, pháp luật Việt Nam bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, trừ trường hợp điều ước quốc tế có quy định khác.
Người sử dụng lao động chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật trong trường hợp người lao động Việt Nam chưa đáp ứng; trước khi tuyển dụng phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản.
2.2. Người thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động
Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019 xác định các trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không thuộc diện cấp giấy phép lao động, bao gồm các trường hợp sau đây:
1. Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn theo quy định của Chính phủ.
2. Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn theo quy định của Chính phủ.
3. Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.
4. Vào Việt Nam làm việc với thời hạn dưới 03 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ.
5. Vào Việt Nam với thời hạn dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp có thể ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được.
6. Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam.
7. Trường hợp theo điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
8. Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam.
9. Trường hợp khác theo quy định của Chính phủ.
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP hướng dẫn, cụ thể hóa “trường hợp khác theo quy định của Chính phủ” và bổ sung, làm rõ các diện không thuộc cấp giấy phép lao động như sau (Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP):
a) Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên; Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 03 tỷ đồng trở lên.
b) Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ khắc phục và hỗ trợ các công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức theo thỏa thuận điều ước quốc tế hoặc nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền Việt Nam và nước ngoài.
c) Phóng viên nước ngoài hoạt động thông tin báo chí đã được Bộ Ngoại giao xác nhận.
d) Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc tại cơ sở thuộc các tổ chức nói trên đã được thành lập theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
đ) Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài theo thỏa thuận thực tập, tập sự do người sử dụng lao động mời thực hiện; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.
e) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam được phép làm việc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
g) Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội.
h) Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
i) Tình nguyện viên.
k) Người được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc theo trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; trường hợp đặc thù về di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ theo Biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại thế giới; yêu cầu đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng liên tục trước đó ít nhất 12 tháng và có hiện diện thương mại tại Việt Nam như quy định.
l) Tham gia thực hiện gói thầu, dự án tại Việt Nam.
m) Thân nhân thành viên cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam đã nêu ở điểm e nêu trên.
n) Người vào Việt Nam để giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế; làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam, có xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
o) Người vào Việt Nam làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội theo xác nhận của bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
p) Trường hợp làm việc ngắn hạn hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp dưới các ngưỡng thời gian theo Điều 7 khoản 13 của Nghị định, bao gồm: làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm; hoặc vào Việt Nam làm việc theo hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp kèm đủ điều kiện về hiện diện thương mại và thời gian tuyển dụng trước đó.
Lưu ý quan trọng về ngưỡng vốn góp: với người giữ vị trí chủ sở hữu, thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, từ mức góp vốn dưới 03 tỷ đồng thì thuộc đối tượng áp dụng quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (tức không thuộc diện miễn), còn từ 03 tỷ đồng trở lên thì thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động theo Nghị định.
3. Thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
3.1. Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định; giấy khám sức khỏe theo quy định, còn giá trị sử dụng không quá 12 tháng; 02 ảnh màu kích thước 4 x 6 cm; hộ chiếu còn thời hạn; giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động tương ứng với từng trường hợp theo Điều 7 Nghị định; và trường hợp cần thiết, văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định khi pháp luật yêu cầu. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
3.2. Trình tự, thời hạn giải quyết và cách thức nộp
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn không quá 60 ngày nhưng chậm nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính công ích hoặc qua dịch vụ công trực tuyến, hoặc ủy quyền nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 02 Phụ lục; trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do. Nếu thuộc các trường hợp chỉ phải thông báo thay vì xin xác nhận (điểm quy định tại khoản 4, 5, 6 và 8 Điều 154 Bộ luật Lao động và các điểm, khoản tương ứng tại Điều 7 Nghị định), người sử dụng lao động phải gửi thông báo đến cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc, đồng thời lưu ý nghĩa vụ thông báo khi người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố. Thời hạn của giấy xác nhận không quá 02 năm.
3.3. Cấp lại và gia hạn giấy xác nhận
Trường hợp cấp lại giấy xác nhận khi còn thời hạn mà bị mất, hư hỏng hoặc có thay đổi một số nội dung về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, đổi tên người sử dụng lao động nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động: hồ sơ gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 01, giấy tờ chứng minh thay đổi, và giấy xác nhận còn thời hạn; giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ; thời hạn giấy xác nhận được cấp lại bằng thời hạn của giấy xác nhận còn lại trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp lại.
Trường hợp gia hạn giấy xác nhận: nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn; hồ sơ gồm văn bản đề nghị theo Mẫu số 01, giấy khám sức khỏe, ảnh, hộ chiếu, giấy xác nhận còn thời hạn và giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tương ứng; giải quyết trong 05 ngày làm việc; thời hạn gia hạn theo một trong các căn cứ thời hạn hợp đồng, văn bản cử sang làm việc, hợp đồng, thỏa thuận cung cấp dịch vụ, nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm.
4. Thủ tục cấp giấy phép lao động
4.1. Thành phần hồ sơ
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm: văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục; giấy khám sức khỏe; hộ chiếu còn thời hạn; Phiếu lý lịch tư pháp hoặc xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự (được chấp nhận Phiếu lý lịch tư pháp cấp trong nước trong thời hạn không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trường hợp liên thông thủ tục theo Điều 6 Nghị định); 02 ảnh màu 4 x 6 cm; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo một trong các trường hợp tại Điều 18 khoản 6 Nghị định; giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định (ví dụ: điều lệ công ty, văn bản bổ nhiệm, giấy phép hoạt động chi nhánh, văn bằng, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm chuyên môn). Giấy tờ do nước ngoài cấp phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định, trừ trường hợp được miễn.
Một số trường hợp đặc thù về hồ sơ khi người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động hoặc đã được cấp giấy phép lao động, nay có nhu cầu làm việc cho người sử dụng lao động khác cùng vị trí công việc hoặc cùng lĩnh vực, hoặc có nhu cầu thay đổi vị trí công việc, hình thức làm việc nhưng không thay đổi người sử dụng lao động, hoặc tiếp tục làm việc sau khi gia hạn: ngoài các giấy tờ cơ bản, hồ sơ phải kèm bản sao giấy phép lao động đã được cấp và giấy tờ chứng minh vị trí công việc, hình thức làm việc theo yêu cầu tại Điều 20 Nghị định.
4.2. Thời hạn giấy phép lao động
Thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các căn cứ sau đây nhưng không quá 02 năm: thời hạn hợp đồng lao động dự kiến; thời hạn ghi trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam; thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa phía Việt Nam và phía nước ngoài; thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ; thời hạn ghi trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ; thời hạn đã xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; thời hạn ghi trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại; thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài tham gia hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam; thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động theo thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
4.3. Trình tự, thời hạn giải quyết và cách thức nộp
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trong thời hạn không quá 60 ngày nhưng chậm nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc; nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích hoặc qua dịch vụ công trực tuyến, hoặc ủy quyền nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục; nếu không chấp thuận hoặc không cấp phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do. Sau khi được cấp giấy phép lao động, trước ngày dự kiến làm việc, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam và gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký tới cơ quan đã cấp giấy phép lao động khi được yêu cầu; trường hợp người lao động đã được cấp giấy phép lao động để làm việc cho người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc trước ít nhất 03 ngày làm việc.
5. Cấp lại và gia hạn giấy phép lao động
5.1. Cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động còn thời hạn được cấp lại khi bị mất, bị hư hỏng không sử dụng được hoặc khi thay đổi các nội dung về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động. Hồ sơ gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 03 Phụ lục; 02 ảnh màu 4 x 6 cm; giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung; giấy phép lao động còn thời hạn; nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích hoặc qua dịch vụ công trực tuyến, giải quyết trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Thời hạn của giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn còn lại của giấy phép đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp lại.
5.2. Gia hạn giấy phép lao động
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày hết hạn giấy phép lao động; hồ sơ gồm: văn bản đề nghị theo Mẫu số 03; giấy khám sức khỏe; ảnh; giấy phép lao động còn thời hạn; hộ chiếu còn thời hạn; giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo quy định; giải quyết trong 10 ngày làm việc. Sau khi được gia hạn, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan đã cấp giấy phép lao động khi được yêu cầu. Thời hạn được gia hạn theo căn cứ tại Điều 21 Nghị định, nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm.
6. Thu hồi giấy phép lao động và thu hồi giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Các trường hợp bị thu hồi giấy phép lao động gồm: giấy phép lao động hết hiệu lực theo các căn cứ quy định tại Điều 156 Bộ luật Lao động; người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép; người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam không thực hiện đúng quy định của pháp luật Việt Nam mà bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự. Trình tự thu hồi: trong 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực, người sử dụng lao động nộp lại giấy phép lao động; trường hợp thuộc diện bị thu hồi theo quyết định, cơ quan có thẩm quyền ra quyết định thu hồi, thông báo cho người sử dụng lao động và Cục Quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an để phối hợp quản lý.
Các trường hợp bị thu hồi giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm: làm việc không đúng với nội dung trong giấy xác nhận; có văn bản thông báo của người sử dụng lao động tại nước ngoài về việc không tiếp tục làm việc tại Việt Nam; người sử dụng lao động tại Việt Nam hoặc nước ngoài chấm dứt hoạt động; người sử dụng lao động hoặc người lao động nước ngoài không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy xác nhận; người lao động nước ngoài trong quá trình làm việc tại Việt Nam không thực hiện đúng quy định của pháp luật Việt Nam mà bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự. Trình tự thu hồi được thực hiện tương tự với thời hạn 15 ngày nộp lại giấy xác nhận kể từ ngày hết hiệu lực hoặc theo quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền.
7. Nghĩa vụ liên quan, chế tài và điều khoản chuyển tiếp
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam mà không có giấy phép lao động theo quy định sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh, cư trú và các quy định pháp luật có liên quan; người sử dụng lao động sử dụng người lao động nước ngoài làm việc cho mình mà không có giấy phép lao động bị xử lý theo pháp luật.
Về điều khoản chuyển tiếp: giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp, cấp lại, gia hạn theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2023/NĐ-CP) tiếp tục được sử dụng đến khi hết thời hạn và được cấp lại, gia hạn theo quy định của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP; các hồ sơ đã nộp trước ngày Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành tiếp tục được xem xét, giải quyết theo quy định chuyển tiếp của Nghị định.
III. Hướng dẫn thực hành dành cho người sử dụng lao động theo pháp luật đang áp dụng
1. Tổ chức kế hoạch sử dụng người lao động nước ngoài theo đúng điều kiện và nhu cầu thực tế
Người sử dụng lao động cần rà soát nhu cầu nhân sự so với khả năng đáp ứng của người lao động Việt Nam trước khi quyết định tuyển dụng người lao động nước ngoài, vì pháp luật chỉ cho phép tuyển dụng ở các vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật khi thị trường lao động Việt Nam chưa đáp ứng được. Việc rà soát này không chỉ là yêu cầu về nguyên tắc tại khoản 1 Điều 152 Bộ luật Lao động năm 2019 mà còn là căn cứ bắt buộc khi lập văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 03 của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.
Khi có nhu cầu, người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ chứng minh vị trí và hình thức làm việc tương ứng với tiêu chuẩn nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 3 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP; đồng thời thu thập bằng chứng về bằng cấp, kinh nghiệm, quá trình công tác, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp của người lao động nước ngoài theo đúng mẫu biểu. Hồ sơ có nguồn gốc ở nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực và dịch sang tiếng Việt theo Điều 5, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
Việc lựa chọn hình thức làm việc cần bám sát bản chất của nhu cầu: nếu là di chuyển nội bộ trong phạm vi cam kết quốc tế về dịch vụ thì hồ sơ phải thể hiện rõ mối liên hệ giữa công ty mẹ ở nước ngoài và hiện diện thương mại tại Việt Nam; nếu là thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì phải kèm theo thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và đối tác nước ngoài, hoặc văn bản cử sang làm việc với thời hạn phù hợp.
2. Chuẩn bị và nộp hồ sơ xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc hồ sơ cấp giấy phép lao động
Trong nhiều dự án, trước khi vào giai đoạn ký hợp đồng lao động, người sử dụng lao động cần kiểm tra xem trường hợp dự kiến có thuộc diện không phải xin giấy phép lao động hay không theo Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019. Nếu thuộc diện này, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước ít nhất mười ngày và không quá sáu mươi ngày tính đến ngày dự kiến làm việc, thực hiện qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh; thời hạn giải quyết là năm ngày làm việc.
Trường hợp thuộc diện phải có giấy phép lao động, người sử dụng lao động lập hồ sơ đề nghị cấp giấy phép theo Điều 18 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, trong đó hồ sơ bắt buộc có văn bản giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 03. Hồ sơ phải được nộp trong khoảng thời gian từ sáu mươi ngày đến không ít hơn mười ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong mười ngày làm việc. Sau khi được cấp giấy phép, hai bên ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc và khi có yêu cầu phải gửi bản sao hợp đồng đến cơ quan cấp.
Trong quá trình sử dụng, nếu người lao động nước ngoài cần làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, người sử dụng lao động thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến làm việc trước ít nhất ba ngày, kèm theo các thông tin nhận diện và thời gian làm việc tại địa phương, để bảo đảm không vượt quá phạm vi và thời hạn của giấy phép đã cấp.
3. Quản trị rủi ro pháp lý trong suốt vòng đời giấy phép lao động
Người sử dụng lao động cần theo dõi thời hạn giấy phép theo Điều 21 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP để chủ động gia hạn trong khoảng thời gian từ mười đến bốn mươi lăm ngày trước khi giấy phép hết hạn; lưu ý rằng mỗi giấy phép chỉ được gia hạn một lần và thời hạn gia hạn tối đa là hai năm. Trường hợp thay đổi nội dung về vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, cần thực hiện thủ tục cấp lại theo đúng mẫu biểu; trường hợp thay đổi người sử dụng lao động, phải làm thủ tục cấp giấy phép mới.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động phải duy trì việc sử dụng đúng nội dung công việc, địa điểm, người sử dụng lao động, thời hạn được ghi trong giấy phép; vì nếu làm việc không đúng nội dung hoặc khi có sự kiện làm giấy phép hết hiệu lực theo Điều 155 và Điều 156 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có thể bị yêu cầu nộp lại, bị thu hồi giấy phép và có nguy cơ bị xử phạt.
Về chế tài, theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động hoặc không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động có thể bị phạt tiền từ mười lăm triệu đồng đến hai mươi lăm triệu đồng và trong một số trường hợp có thể bị áp dụng biện pháp trục xuất; người sử dụng lao động sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động có thể bị phạt tiền tùy theo số lượng vi phạm, với khung phạt tăng dần từ ba mươi triệu đồng đến bảy mươi lăm triệu đồng khi vi phạm từ một người đến từ hai mươi mốt người trở lên.
Ngoài nghĩa vụ về giấy phép, nghĩa vụ tác nghiệp hàng ngày cũng cần tuân thủ. Khoản 1 Điều 153 Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu người lao động nước ngoài xuất trình giấy phép lao động khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu; khoản 2 yêu cầu người lao động nước ngoài không có giấy phép phải xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định pháp luật về xuất nhập cảnh. Người sử dụng lao động sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép bị xử lý theo pháp luật.
Việc tuân thủ còn gắn với trách nhiệm phối hợp dữ liệu. Điều 6 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP cho phép nộp hồ sơ, trao đổi kết quả xử lý trên môi trường điện tử, kết nối với dữ liệu lý lịch tư pháp, dữ liệu khám chữa bệnh, giúp giảm thời gian và chi phí tuân thủ, song đồng thời đặt ra yêu cầu bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn hồ sơ điện tử khi nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
4. Khuyến nghị triển khai theo từng chặng công việc tại doanh nghiệp
Trong giai đoạn chuẩn bị, bộ phận nhân sự và pháp chế cần phối hợp kiểm tra điều kiện theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019, xác định rõ hình thức làm việc, vị trí theo Điều 3 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP và mức độ đáp ứng của nguồn nhân lực trong nước theo Điều 152 của Bộ luật Lao động năm 2019, từ đó lập báo cáo giải trình theo Mẫu số 03.
Trong giai đoạn nộp và theo dõi hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt mốc thời gian nộp trước từ sáu mươi đến mười ngày, lựa chọn phương thức nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia để rút ngắn thao tác; lưu trữ biên nhận điện tử và quản lý hồ sơ gốc hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
Sau khi được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc, gửi bản sao hợp đồng theo yêu cầu của cơ quan cấp và theo dõi việc sử dụng đúng vị trí, đúng phạm vi địa lý đã thông báo; nếu người lao động dự kiến làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố, phải thực hiện nghĩa vụ thông báo trước ít nhất ba ngày cho từng địa phương có liên quan.
Trong giai đoạn vận hành, doanh nghiệp định kỳ rà soát thời hạn để thực hiện gia hạn trong khoảng mười đến bốn mươi lăm ngày trước khi giấy phép hết hạn; nếu có sự thay đổi nội dung công việc, hình thức làm việc hoặc thay đổi người sử dụng lao động thì xử lý theo chế độ cấp lại giấy phép hoặc cấp giấy phép mới.
Song song với các bước trên, doanh nghiệp cần lồng ghép công tác quản trị tuân thủ chế tài. Việc tuân thủ đầy đủ không chỉ tránh rủi ro phạt tiền, trục xuất mà còn bảo đảm tính bền vững của hoạt động sản xuất, kinh doanh, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài theo đúng tinh thần khoản 3 Điều 151 Bộ luật Lao động năm 2019.
5. Một số lưu ý về chuyển tiếp và phối hợp liên ngành
Nghị định số 219/2025/NĐ-CP có quy định chuyển tiếp đối với giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cấp theo Nghị định số 152/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP, cho phép tiếp tục sử dụng đến hết thời hạn ghi trong giấy tờ đó, đồng thời quy định cơ chế tiếp nhận, giải quyết đối với hồ sơ đã nộp trước ngày Nghị định có hiệu lực.
Về phối hợp, Điều 36 của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP giao rõ trách nhiệm của Bộ Nội vụ trong việc xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu; Bộ Quốc phòng trong việc chỉ đạo kiểm tra, xử lý tại khu vực biên giới, cửa khẩu; Bộ Công an hướng dẫn cấp Phiếu lý lịch tư pháp từ cơ quan tiếp nhận hồ sơ về Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh nơi người lao động đăng ký cư trú; các bộ quản lý ngành hướng dẫn công nhận thành tích, bằng cấp, kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên biệt. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, tuyên truyền, thanh tra và xử lý vi phạm theo địa bàn.
Kết luận
Hệ thống quy phạm hiện hành đặt người lao động nước ngoài trong một cấu trúc quản lý vừa chặt chẽ vừa tạo thuận lợi, đề cao nguyên tắc chỉ tuyển dụng khi người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được, đồng thời bảo đảm quyền làm việc của người lao động nước ngoài theo tiêu chuẩn pháp luật Việt Nam. Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập các điều kiện, phạm vi, thời hạn và các trường hợp miễn trừ, còn Nghị định số 219/2025/NĐ-CP triển khai chi tiết thủ tục, số hóa quy trình và phân định thẩm quyền, trách nhiệm liên ngành. Người sử dụng lao động muốn tuân thủ một cách thực chất cần thiết kế lịch trình hồ sơ theo mốc thời gian pháp lý, tổ chức chứng cứ về tiêu chuẩn vị trí công việc, quản lý vòng đời giấy phép lao động và tích hợp quản trị rủi ro chế tài theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Với cách tiếp cận đó, việc sử dụng người lao động nước ngoài trở thành một phần trật tự của quản trị nhân sự, phù hợp với yêu cầu phát triển kinh tế, bảo đảm an sinh và tuân thủ pháp luật.
