Tổng quan quy định về làm thêm giờ và cách tính tiền

Đặt vấn đề

Nhu cầu làm thêm giờ xuất hiện thường xuyên trong sản xuất, dịch vụ và cả khu vực hành chính, nhất là khi có đơn hàng gấp, thời vụ, sự cố kỹ thuật hoặc yêu cầu cung ứng liên tục. Khi phát sinh làm thêm giờ, hai câu hỏi cơ bản cần được trả lời rõ ràng là có được tổ chức làm thêm hay không và phải trả tiền như thế nào. Trả lời đúng hai câu hỏi này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhân sự, chi phí và giúp người lao động bảo đảm quyền lợi về thời gian nghỉ ngơi và thu nhập.

Từ khóa: làm thêm giờ, cách tính tiền

I. Cơ sở pháp lý và khái niệm

1. Nguồn luật đang áp dụng

Quy định về làm thêm giờ và tiền lương khi làm thêm giờ hiện hành được đặt chủ yếu trong Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Bộ luật Lao động xác định thời giờ làm việc bình thường, thời giờ làm việc ban đêm, điều kiện và giới hạn làm thêm giờ, cũng như mức trả lương tối thiểu khi làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm; Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách xác định tiền lương làm thêm theo thời gian, theo sản phẩm, trường hợp làm vào ban đêm và làm thêm vào ban đêm.

2. Khái niệm theo luật

Thời giờ làm việc bình thường là thời gian làm việc không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần; người sử dụng lao động có thể quy định theo ngày hoặc theo tuần nhưng phải thông báo cho người lao động và không vượt quá 10 giờ trong ngày khi áp dụng theo tuần. Quy định này là cơ sở để xác định phần thời gian vượt quá được coi là làm thêm giờ. Thời giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Làm thêm giờ là khoảng thời gian làm việc ngoài thời giờ làm việc bình thường theo pháp luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

3. Nguyên tắc trả lương khi làm thêm giờ và làm việc vào ban đêm

Bộ luật Lao động quy định mức trả lương tối thiểu khi người lao động làm thêm giờ được tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của công việc đang làm, với mức ít nhất bằng 150% khi làm thêm vào ngày thường; 200% khi làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần; 300% khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương (chưa kể tiền lương ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương đối với người hưởng lương ngày). Khi làm việc vào ban đêm, người lao động được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc làm vào ban ngày; nếu làm thêm vào ban đêm thì ngoài mức nêu trên còn được trả thêm 20% của đơn giá tiền lương hoặc tiền lương công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc ngày nghỉ.

II. Tổ chức làm thêm giờ và giới hạn làm thêm giờ

1. Điều kiện tổ chức làm thêm giờ

Người sử dụng lao động chỉ được tổ chức làm thêm giờ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện: có sự đồng ý của người lao động; bảo đảm giới hạn số giờ làm thêm theo ngày, theo tháng và theo năm; và trường hợp tổ chức mức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong năm thì phải thuộc ngành, nghề hoặc trường hợp được pháp luật cho phép và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định. Bộ luật Lao động ghi nhận rõ yêu cầu có sự đồng ý của người lao động khi tổ chức làm thêm giờ; Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung cần có khi người lao động đồng ý làm thêm, gồm thời gian, địa điểm và công việc làm thêm.

2. Giới hạn làm thêm theo ngày, theo tuần, theo tháng

Giới hạn cốt lõi gồm: trong ngày làm việc bình thường, số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày; nếu áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường cộng giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày; đồng thời số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong một tháng. Nội dung về 12 giờ/ngày và 40 giờ/tháng được nêu trong Bộ luật Lao động và được cơ quan báo chí của Chính phủ giải thích, hướng dẫn bằng ngôn ngữ phổ thông.

3. Giới hạn làm thêm theo năm: 200 giờ/năm và trường hợp 300 giờ/năm

Bộ luật Lao động cho phép sử dụng người lao động làm thêm không quá 200 giờ trong một năm; đối với một số ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp được liệt kê, người sử dụng lao động có thể huy động làm thêm không quá 300 giờ trong một năm. Danh mục các trường hợp 300 giờ/năm được nêu cụ thể, bao gồm sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản; sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước; trường hợp cần giải quyết công việc đòi hỏi lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao mà thị trường lao động không cung ứng kịp thời; trường hợp cấp bách do nhu cầu nguyên liệu, sản phẩm hoặc yêu cầu của khách hàng không dự liệu trước, do thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, thiếu điện, thiếu nguyên liệu hay sự cố kỹ thuật của dây chuyền sản xuất; và trường hợp khác do Chính phủ quy định. Khi tổ chức làm thêm giờ theo diện này, người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết giới hạn theo ngày khi làm thêm vào ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần và ngày lễ, Tết; đồng thời nhắc lại giới hạn tổng số giờ trong ngày ở các tình huống áp dụng theo tuần hoặc làm việc không trọn thời gian.

4. Sự đồng ý của người lao động, thời giờ tối đa trong ngày và thủ tục liên quan

Ngoài yêu cầu đồng ý của người lao động khi làm thêm, Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải lập văn bản ghi nhận sự đồng ý, nêu rõ thời gian, địa điểm, công việc làm thêm; và xác lập giới hạn tổng số giờ trong ngày theo từng tình huống, trong đó tổng số giờ làm việc bình thường cộng giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày, kể cả khi làm vào ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, Tết.

5. Làm thêm giờ trong trường hợp đặc biệt

Trong trường hợp đặc biệt, người sử dụng lao động có quyền yêu cầu người lao động làm thêm giờ vào bất kỳ ngày nào mà không bị giới hạn về số giờ làm thêm theo các quy định chung, và người lao động không được từ chối khi thuộc các trường hợp: thực hiện lệnh động viên, huy động bảo đảm quốc phòng, an ninh; hoặc thực hiện các công việc nhằm khắc phục thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, sự cố đe dọa tính mạng, sức khỏe con người và tài sản (trừ khi có nguy cơ ảnh hưởng đến tính mạng, sức khỏe theo pháp luật an toàn, vệ sinh lao động). Đây là quy định mang tính ứng phó tình huống khẩn cấp; sau đó, vẫn phải thực hiện trả lương làm thêm theo luật.

6. Nghỉ ngơi hằng tuần và ngày nghỉ lễ, Tết

Bộ luật Lao động quy định người lao động được nghỉ hằng tuần ít nhất 24 giờ liên tục, và có danh mục ngày nghỉ lễ, Tết hưởng nguyên lương. Đây là căn cứ để phân biệt tiền lương 200% khi làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương.

III. Cách tính tiền làm thêm giờ theo hướng dẫn hiện hành

1. Căn cứ pháp lý về mức trả và cấu phần tính lương

Khoản 1 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 quy định mức tối thiểu 150% khi làm thêm vào ngày thường, 200% khi làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần, 300% khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương (chưa tính lương của ngày lễ, Tết, ngày nghỉ hưởng lương nếu người lao động hưởng lương ngày). Khoản 2 Điều 98 quy định người làm vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% so với đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc làm ban ngày. Khoản 3 Điều 98 quy định người làm thêm vào ban đêm, ngoài các khoản trên, còn được trả thêm 20% của đơn giá tiền lương hoặc tiền lương làm ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày nghỉ lễ, Tết.

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách xác định tiền lương theo tháng, tuần, ngày, giờ; cách xác định tiền lương theo sản phẩm; và đưa ra công thức tính tiền lương làm thêm giờ theo thời gian và theo sản phẩm. Nội dung hướng dẫn được trình bày tại Điều 55, Điều 56 và Điều 57 của Nghị định này.

2. Tiền lương làm thêm giờ theo thời gian

Nghị định 145/2020/NĐ-CP nêu rõ: đối với người hưởng lương theo thời gian, tiền lương làm thêm giờ bằng tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm vào ngày làm việc bình thường nhân với mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% theo từng loại ngày, nhân với số giờ làm thêm. Trường hợp làm thêm vào ban đêm còn phải cộng khoản trả thêm do làm việc ban đêm (ít nhất 30%) và khoản cộng thêm 20% vì làm thêm vào ban đêm, tính trên tiền lương giờ ban ngày tương ứng.

Về “tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm”, Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách quy đổi từ lương tháng, lương tuần, lương ngày sang lương giờ theo nguyên tắc lấy tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng theo quy định của doanh nghiệp và chia tiếp cho số giờ làm việc bình thường trong ngày; hoặc lấy lương tuần chia 52 tuần rồi chia tiếp theo giờ làm việc bình thường; hoặc xác định trực tiếp theo lương ngày chia số giờ làm việc bình thường trong ngày. Cách xác định này bảo đảm việc tính đủ, đúng tiền lương làm thêm và làm ban đêm dựa trên mức lương thực trả của công việc người lao động đang làm.

3. Tiền lương làm việc vào ban đêm

Đối với trường hợp chỉ làm việc vào ban đêm (không phải làm thêm so với thời giờ làm việc bình thường), người lao động được trả thêm ít nhất 30% tính trên đơn giá tiền lương hoặc tiền lương của công việc làm vào ban ngày. Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định công thức tính cho người hưởng lương theo thời gian và người hưởng lương theo sản phẩm.

4. Tiền lương làm thêm vào ban đêm

Khi người lao động vừa làm vào ban đêm vừa là giờ làm thêm, pháp luật cộng gộp ba yếu tố: mức 150% hoặc 200% hoặc 300% theo loại ngày (ngày làm việc bình thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương); cộng thêm ít nhất 30% do làm việc ban đêm; và cộng thêm 20% tính trên tiền lương giờ ban ngày của loại ngày tương ứng vì là làm thêm vào ban đêm. Nghị định 145/2020/NĐ-CP trình bày rõ công thức cho cả người hưởng lương theo thời gian và theo sản phẩm.

5. Tiền lương làm thêm theo sản phẩm

Đối với người hưởng lương theo sản phẩm, Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định tiền lương làm thêm giờ được tính theo đơn giá tiền lương của sản phẩm làm vào ngày làm việc bình thường nhân với mức ít nhất 150% hoặc 200% hoặc 300% tùy loại ngày, nhân với số sản phẩm làm thêm; trường hợp làm vào ban đêm được cộng thêm ít nhất 30% đối với phần sản phẩm làm ban đêm; nếu làm thêm vào ban đêm, ngoài các khoản trên còn cộng thêm 20% như đã nêu.

6. Một số lưu ý khi tính và trả lương làm thêm

Thứ nhất, với người hưởng lương ngày, khi làm thêm vào ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương, Bộ luật Lao động yêu cầu trả mức ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương của ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương. Điều này nghĩa là ngoài 300%, người lao động hưởng lương ngày vẫn nhận thêm tiền lương ngày lễ, Tết theo hợp đồng. Thứ hai, mọi khoản trả thêm do làm vào ban đêm và làm thêm vào ban đêm là khoản cộng thêm bên cạnh mức 150%/200%/300% nói trên, không thay thế nhau. Thứ ba, người sử dụng lao động có trách nhiệm công khai phương pháp tính lương, nêu rõ phần tiền lương làm thêm giờ, làm ban đêm trong bảng lương định kỳ.

7. Ví dụ minh họa cách tính

Giả sử người lao động nhận lương tháng và làm 26 ngày, mỗi ngày 8 giờ.

Khi đó, lương giờ = lương tháng : 26 : 8.

Nếu người lao động làm thêm 2 giờ vào ngày làm việc bình thường thì tiền làm thêm tối thiểu = lương giờ × 150% × 2.

Nếu làm đủ 8 giờ vào ban đêm nhưng vẫn trong định mức (không phải giờ làm thêm) thì tiền trả cho 8 giờ đó gồm: lương giờ × 8 cộng thêm phần ban đêm là lương giờ × 30% × 8.

Nếu làm thêm 2 giờ vào ban đêm của ngày nghỉ hằng tuần thì tổng tiền gồm ba phần: (i) lương giờ × 200% × 2; (ii) cộng lương giờ × 30% × 2; (iii) cộng lương giờ × 20% × 2.

Làm thêm vào ngày lễ, Tết áp dụng mức 300%; nếu rơi vào ban đêm thì cộng thêm 30% và 20% như trên.

Cách tính này theo Điều 55, Điều 56, Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.. Các phép tính này bám đúng công thức tại Điều 55, Điều 56, Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 98 Bộ luật Lao động 2019.

Kết luận

Khung pháp lý về làm thêm giờ và cách tính tiền làm thêm giờ hiện hành hướng tới hai mục tiêu: bảo đảm doanh nghiệp có khả năng huy động lao động hợp pháp khi cần, đồng thời bảo vệ sức khỏe, thu nhập và quyền lợi chính đáng của người lao động thông qua các giới hạn về thời giờ làm thêm theo ngày, theo tháng và theo năm; cơ chế yêu cầu có sự đồng ý; cùng mức trả lương tối thiểu khi làm thêm giờ, làm vào ban đêm và làm thêm vào ban đêm. Khi tổ chức làm thêm ở mức từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong năm, doanh nghiệp chỉ được thực hiện trong các ngành, nghề, công việc hoặc trường hợp mà luật cho phép và phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định. Cách tính tiền lương làm thêm giờ cần được áp dụng thống nhất theo các công thức của Nghị định 145/2020/NĐ-CP dựa trên tiền lương thực trả của công việc mà người lao động đang làm, để bảo đảm đủ và đúng quyền lợi theo Bộ luật Lao động 2019.