Tổng quan quy định về cho thuê lại lao động
Đặt vấn đề
Cho thuê lại lao động xuất hiện như một phương thức tổ chức nhân sự linh hoạt trong bối cảnh cạnh tranh và biến động nhu cầu lao động ngày càng lớn. Mô hình này hình thành quan hệ ba bên với sự tách bạch giữa chủ thể tuyển dụng – trả lương và chủ thể trực tiếp điều hành công việc, giúp doanh nghiệp xử lý các nhu cầu tăng ca, thay thế tạm thời hoặc bổ sung chuyên môn trong thời gian ngắn. Cùng với lợi ích về chi phí và tốc độ, hoạt động này đặt ra những yêu cầu quản trị khắt khe nhằm bảo đảm điều kiện làm việc, tính tương đương về tiền lương, và phòng ngừa rủi ro phân biệt đối xử hay lạm dụng. Thực tiễn cho thấy chỉ một sai sót nhỏ trong lựa chọn công việc, bố trí nhân sự, hay thiết kế điều khoản hợp đồng cũng có thể dẫn đến tranh chấp và chi phí tuân thủ lớn. Bởi vậy, việc hệ thống hóa khái niệm, đặc điểm, phạm vi áp dụng, cấu trúc quyền và nghĩa vụ của các bên, cùng với quy trình triển khai theo chuẩn mực quản trị rủi ro là cần thiết. Bài viết hướng tới xây dựng một bức tranh tổng quan và các gợi ý thực hành dành cho người sử dụng lao động, nhấn mạnh cách thức tổ chức, kiểm soát và đánh giá hiệu quả khi áp dụng cho thuê lại lao động trong doanh nghiệp.
Từ khóa: cho thuê lại lao động, cho thuê lại
I. Khung pháp lý và khái niệm
Cho thuê lại lao động là một cấu phần đặc thù của thị trường lao động, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu sử dụng lao động trong những hoàn cảnh nhất định, nhưng đồng thời chịu sự kiểm soát chặt chẽ nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và sự minh bạch của quan hệ ba bên. Pháp luật hiện hành điều chỉnh hoạt động này trước hết nằm trong Bộ luật Lao động năm 2019, cùng với các văn bản quy định chi tiết về điều kiện lao động và quan hệ lao động, thủ tục cấp phép, ký quỹ, danh mục công việc được thực hiện và chế tài xử phạt vi phạm hành chính.
1. Khái niệm pháp lý, bản chất và phạm vi áp dụng
Theo Điều 52 Bộ luật Lao động năm 2019, cho thuê lại lao động là việc người lao động giao kết hợp đồng lao động với một doanh nghiệp cho thuê lại lao động, sau đó được chuyển sang làm việc và chịu sự điều hành của người sử dụng lao động khác, trong khi vẫn duy trì quan hệ lao động với doanh nghiệp đã giao kết hợp đồng; hoạt động cho thuê lại lao động là ngành, nghề kinh doanh có điều kiện và chỉ được thực hiện đối với một số công việc nhất định. Quy định này khẳng định bản chất của cho thuê lại lao động là một quan hệ lao động ba bên với sự phân tách giữa chủ thể tuyển dụng – trả lương và chủ thể trực tiếp điều hành công việc hằng ngày.
Hoạt động cho thuê lại lao động bị giới hạn bởi các nguyên tắc tại Điều 53 Bộ luật Lao động năm 2019. Thứ nhất, thời hạn cho thuê lại lao động đối với mỗi người lao động tối đa là mười hai tháng. Thứ hai, bên thuê lại lao động chỉ được sử dụng lao động thuê lại để đáp ứng tạm thời sự gia tăng đột ngột về nhu cầu nhân lực, để thay thế người lao động vắng mặt có lý do hợp lệ trong thời gian nhất định, hoặc khi có nhu cầu sử dụng lao động có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao. Thứ ba, pháp luật đặt ra các trường hợp cấm sử dụng lao động thuê lại như để thay thế người lao động đang trong thời gian thực hiện quyền đình công hoặc để thay thế người lao động đã bị cho thôi việc vì lý do cơ cấu, công nghệ, vì lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Bên thuê lại cũng không được chuyển người lao động thuê lại cho người sử dụng lao động khác và không được sử dụng nguồn lao động thuê lại từ doanh nghiệp không có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động. Các ràng buộc này nhằm ngăn chặn việc lạm dụng cơ chế thuê lại để né tránh trách nhiệm pháp lý đối với người lao động hoặc để phá vỡ trật tự quan hệ lao động.
2. Danh mục công việc được thực hiện cho thuê lại lao động
Pháp luật chỉ cho phép thực hiện cho thuê lại lao động đối với một số công việc cụ thể. Theo Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, danh mục gồm hai mươi nhóm công việc: phiên dịch, biên dịch, tốc ký; thư ký, trợ lý hành chính; lễ tân; hướng dẫn du lịch; hỗ trợ bán hàng; hỗ trợ dự án; lập trình hệ thống máy sản xuất; sản xuất, lắp đặt thiết bị truyền hình, viễn thông; vận hành, kiểm tra, sửa chữa máy móc xây dựng và hệ thống điện sản xuất; dọn dẹp vệ sinh tòa nhà, nhà máy; biên tập tài liệu; vệ sĩ, bảo vệ; tiếp thị, chăm sóc khách hàng qua điện thoại; xử lý các vấn đề tài chính, thuế; sửa chữa, kiểm tra vận hành ô tô; quét, vẽ kỹ thuật công nghiệp, trang trí nội thất; lái xe; quản lý, vận hành, bảo dưỡng và phục vụ trên tàu biển; quản lý, giám sát, vận hành, sửa chữa, bảo dưỡng và phục vụ trên giàn khoan dầu khí; lái tàu bay, phục vụ trên tàu bay, bảo dưỡng, sửa chữa tàu bay và thiết bị tàu bay, điều độ – khai thác bay – giám sát bay. Danh mục này có tính đóng, là căn cứ quan trọng để đánh giá tính hợp pháp của hoạt động thuê lại trong từng trường hợp cụ thể.
3. Đặc điểm quan hệ ba bên và hệ quả pháp lý
Quan hệ cho thuê lại lao động tạo ra cấu trúc ba bên: doanh nghiệp cho thuê (bên giao kết và trả lương), bên thuê lại (bên trực tiếp điều hành công việc) và người lao động thuê lại. Pháp luật phân bổ quyền và nghĩa vụ cho từng chủ thể. Doanh nghiệp cho thuê phải bảo đảm bố trí người lao động phù hợp, trả lương không thấp hơn người làm cùng công việc hoặc công việc có giá trị như nhau tại bên thuê lại, thông báo nội dung hợp đồng thuê lại cho người lao động, lập và báo cáo thống kê định kỳ. Bên thuê lại phải thông báo nội quy, bảo đảm điều kiện làm việc không phân biệt đối xử, không chuyển người lao động thuê lại cho nơi khác, có trách nhiệm phối hợp xử lý kỷ luật và cung cấp chứng cứ khi có vi phạm. Người lao động thuê lại có quyền được trả lương không thấp hơn tương ứng, quyền khiếu nại, và quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng với doanh nghiệp cho thuê để giao kết trực tiếp với bên thuê lại nếu đáp ứng điều kiện. Các nội dung này được Bộ luật Lao động năm 2019 quy định tại các Điều 56, 57 và 58.
II. Điều kiện kinh doanh và thủ tục pháp lý đối với doanh nghiệp cho thuê lại lao động
1. Điều kiện cốt lõi và cơ chế ký quỹ
Bộ luật Lao động năm 2019 quy định doanh nghiệp chỉ được hoạt động cho thuê lại lao động khi đã ký quỹ và được cấp Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động. Về chi tiết, Nghị định số 29/2019/NĐ-CP quy định điều kiện cấp phép, cơ chế ký quỹ và quản lý ký quỹ. Theo Điều 5 Nghị định này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải là người quản lý doanh nghiệp, không có án tích, đã làm việc trong lĩnh vực cho thuê lại lao động hoặc cung ứng lao động từ đủ ba năm trở lên trong thời hạn năm năm liền kề trước khi đề nghị cấp giấy phép; doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động cho thuê lại lao động theo mẫu quy định. Các quy định về quản lý tiền ký quỹ, rút, trích và nộp bổ sung được ấn định chặt chẽ để bảo đảm nguồn chi trả quyền lợi người lao động khi doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc vi phạm.
Song song với đó, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP – văn bản quy định chi tiết Bộ luật Lao động năm 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động – tiếp tục dẫn chiếu và hoàn thiện các yêu cầu liên quan đến giấy phép, biểu mẫu, thời hạn và danh mục công việc. Việc phối hợp hai nghị định giúp hình thành một cơ chế vừa đặt ra ngưỡng tham gia thị trường, vừa bảo đảm minh bạch thủ tục, phù hợp với tinh thần coi đây là ngành, nghề kinh doanh có điều kiện.
2. Thẩm quyền cấp, gia hạn, cấp lại, thu hồi giấy phép; thời hạn giấy phép
Thẩm quyền cấp, gia hạn, cấp lại và thu hồi giấy phép thuộc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Trình tự thẩm tra được thực hiện bởi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội theo thời hạn giải quyết cụ thể, bảo đảm vừa kiểm soát điều kiện vừa tạo thuận lợi trong cấp phép. Về thời hạn, pháp luật hiện hành cho phép thời hạn của giấy phép tối đa là sáu mươi tháng; giấy phép được gia hạn nhiều lần, mỗi lần tối đa sáu mươi tháng; giấy phép cấp lại có thời hạn bằng thời hạn còn lại của giấy phép đã cấp. Quy định này thể hiện một cơ chế quản lý liên tục, gắn trách nhiệm tuân thủ trong suốt vòng đời giấy phép, đồng thời tạo tính ổn định cho kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
3. Hồ sơ, biểu mẫu và các mốc thủ tục chủ yếu
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép gồm văn bản đề nghị theo mẫu, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, lý lịch tự thuật và Phiếu lý lịch tư pháp số 1 của người đại diện theo pháp luật, văn bản chứng minh kinh nghiệm làm việc của người đại diện theo pháp luật, cùng với Giấy chứng nhận tiền ký quỹ. Hệ thống biểu mẫu phục vụ cấp phép, cấp lại, gia hạn và báo cáo định kỳ được ban hành kèm theo các phụ lục của nghị định. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo hướng dẫn là điều kiện cần để hồ sơ được tiếp nhận và thẩm tra đúng thời hạn.
4. Nghĩa vụ công khai, chế độ báo cáo và quản lý rủi ro
Doanh nghiệp phải niêm yết công khai bản chính giấy phép tại trụ sở chính, niêm yết bản sao chứng thực tại chi nhánh, văn phòng đại diện, đồng thời lập hồ sơ theo dõi số lượng lao động đã cho thuê lại, đối tác thuê lại và thực hiện báo cáo định kỳ sáu tháng và hằng năm cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Cơ chế hồ sơ – báo cáo này hỗ trợ quản lý nhà nước về việc sử dụng lao động thuê lại trên địa bàn, đồng thời là căn cứ để đánh giá tuân thủ và xử lý khi có vi phạm.
III. Quan hệ ba bên và tổ chức thực hiện cho người sử dụng lao động
1. Hợp đồng cho thuê lại lao động và các điều khoản bắt buộc
Điều 55 Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu doanh nghiệp cho thuê và bên thuê lại ký kết hợp đồng cho thuê lại lao động bằng văn bản. Nội dung chủ yếu phải có địa điểm làm việc, vị trí việc làm và yêu cầu đối với người lao động; thời hạn thuê lại, thời điểm bắt đầu làm việc; thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, điều kiện an toàn, vệ sinh lao động; thỏa thuận về trách nhiệm bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; nghĩa vụ của mỗi bên đối với người lao động. Hợp đồng cho thuê lại lao động không được đặt ra quyền, lợi ích của người lao động thấp hơn so với hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp cho thuê và người lao động. Đây là cơ chế vừa gắn trách nhiệm, vừa bảo vệ nguyên tắc không phân biệt đối xử và trả lương tương xứng.
Trên thực tiễn, để bảo đảm phù hợp pháp luật và quản trị rủi ro, hợp đồng cần cụ thể hóa cơ chế phối hợp ba bên trong các tình huống như thay đổi vị trí làm việc, yêu cầu làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm, điều chuyển tạm thời khi có nhu cầu sản xuất, xử lý vi phạm kỷ luật, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, cũng như quy trình tiếp nhận chính thức người lao động thuê lại vào biên chế của bên thuê lại khi các bên đạt được thỏa thuận. Những điều khoản này bám sát các quyền và nghĩa vụ đã được phân định tại các Điều 56, 57 và 58 Bộ luật Lao động năm 2019.
2. Quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ thuê lại
Doanh nghiệp cho thuê có nghĩa vụ bảo đảm đưa người lao động đáp ứng yêu cầu công việc của bên thuê lại; thông báo đầy đủ nội dung hợp đồng cho thuê lại lao động cho người lao động; thông báo cho bên thuê lại sơ yếu lý lịch và yêu cầu của người lao động; trả lương cho người lao động thuê lại không thấp hơn người lao động của bên thuê lại làm cùng công việc hoặc công việc có giá trị như nhau; lập và lưu trữ hồ sơ, báo cáo định kỳ; phối hợp xử lý kỷ luật khi cần thiết.
Bên thuê lại có nghĩa vụ thông báo nội quy, quy chế; bảo đảm điều kiện làm việc và không phân biệt đối xử; thỏa thuận với người lao động thuê lại về làm thêm giờ, làm việc ban đêm khi có nhu cầu; có quyền thỏa thuận tuyển dụng chính thức; được trả lại người lao động không đáp ứng yêu cầu hoặc có vi phạm, đồng thời phải cung cấp chứng cứ cho doanh nghiệp cho thuê để xử lý kỷ luật theo thẩm quyền. Bên thuê lại tuyệt đối không được chuyển người lao động thuê lại cho người sử dụng lao động khác, không được sử dụng lao động thuê lại do doanh nghiệp không có giấy phép cung cấp và không được sử dụng lao động thuê lại trong các trường hợp bị cấm theo Điều 53 Bộ luật Lao động năm 2019.
Người lao động thuê lại có quyền được trả lương không thấp hơn tương ứng; chấp hành kỷ luật và tuân theo sự quản lý hợp pháp của bên thuê lại; có quyền khiếu nại nếu bên thuê lại vi phạm thỏa thuận của hợp đồng cho thuê lại; có quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động với doanh nghiệp cho thuê để giao kết với bên thuê lại khi đáp ứng điều kiện.
3. Hướng dẫn thực hiện đúng đối với người sử dụng lao động
Thứ nhất, trước khi thuê lại.
Bên thuê lại cần kiểm tra tình trạng pháp lý của doanh nghiệp cho thuê: có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động còn hiệu lực, có giấy chứng nhận tiền ký quỹ theo quy định, đáp ứng điều kiện về người đại diện theo pháp luật. Việc kiểm tra bao gồm đối chiếu thời hạn giấy phép, thông tin về doanh nghiệp và phạm vi ngành nghề theo giấy phép, kèm theo đối chiếu danh mục công việc dự kiến với danh mục hai mươi công việc được phép tại Phụ lục II Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Nếu công việc dự kiến không thuộc danh mục, bên thuê lại không được ký hợp đồng thuê lại.
Thứ hai, khi đàm phán và ký hợp đồng cho thuê lại lao động.
Hợp đồng phải thể hiện đầy đủ các điều khoản bắt buộc theo Điều 55 Bộ luật Lao động năm 2019, đặc biệt là thỏa thuận rõ ràng trách nhiệm bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Các điều khoản về tiền lương cần bảo đảm nguyên tắc không thấp hơn người lao động của bên thuê lại làm cùng công việc hoặc công việc có giá trị như nhau; về thời gian làm việc, nghỉ ngơi, an toàn, vệ sinh lao động phải phù hợp với pháp luật và điều kiện thực tế tại nơi làm việc. Bên thuê lại nên thiết kế một phụ lục về phối hợp quản lý: quy trình tiếp nhận, đào tạo an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc, cơ chế kiểm soát giờ làm thêm, xử lý sự cố, hệ thống báo cáo hằng tháng, cơ chế thay thế nhân sự và điều kiện tuyển dụng chính thức.
Thứ ba, trong quá trình sử dụng lao động thuê lại.
Bên thuê lại có trách nhiệm giới thiệu, hướng dẫn nội quy lao động, quy trình vận hành an toàn, phân công công việc và giám sát hợp pháp; bảo đảm điều kiện làm việc, trang bị bảo hộ, phòng ngừa rủi ro nghề nghiệp theo pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động; không phân biệt đối xử và không hạ thấp điều kiện lao động của người lao động thuê lại so với người lao động của mình làm công việc tương tự. Khi phát sinh làm thêm giờ, làm ban đêm, điều chuyển tạm thời, bên thuê lại cần có thỏa thuận với người lao động và thông báo, phối hợp với doanh nghiệp cho thuê. Nếu phát hiện người lao động vi phạm kỷ luật, bên thuê lại phải lập hồ sơ, thu thập chứng cứ và chuyển cho doanh nghiệp cho thuê để thực hiện thủ tục xử lý đúng thẩm quyền.
Thứ tư, khi kết thúc thời hạn thuê lại hoặc chấm dứt trước thời hạn.
Bên thuê lại cần bàn giao hồ sơ, xác nhận thời gian làm việc và tình trạng thực hiện công việc; thanh toán các khoản phí dịch vụ theo hợp đồng; phối hợp giải quyết quyền lợi phát sinh của người lao động; thương lượng nếu có nhu cầu tuyển dụng trực tiếp người lao động. Việc chấm dứt không đúng căn cứ hoặc trái các điều cấm có thể kéo theo nghĩa vụ bồi thường giữa các bên và trách nhiệm xử phạt vi phạm hành chính.
Chế tài xử phạt vi phạm hành chính.
Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định riêng về nhóm hành vi vi phạm cho thuê lại lao động. Điều 13 của nghị định này ấn định các mức phạt tiền đối với cả doanh nghiệp cho thuê và bên thuê lại, ví dụ phạt đối với hành vi sử dụng lao động thuê lại làm công việc không thuộc danh mục cho phép; chuyển người lao động thuê lại cho người sử dụng lao động khác; sử dụng lao động thuê lại khi chưa có thỏa thuận cụ thể về trách nhiệm bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; sử dụng dịch vụ thuê lại từ doanh nghiệp không có giấy phép; hoặc vi phạm thời hạn tối đa mười hai tháng. Tùy hành vi, mức phạt đối với bên thuê lại có thể lên tới khoảng năm mươi triệu đồng, đối với một số hành vi nghiêm trọng có thể cao hơn theo khung tại Điều 13, kèm các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc trả đủ quyền lợi cho người lao động, buộc chấm dứt hành vi vi phạm. Đây là tuyến phòng thủ pháp lý quan trọng để răn đe, bảo đảm thị trường thuê lại hoạt động đúng mục đích.
Một số lưu ý kiểm soát rủi ro điển hình cho bên thuê lại.
Bên thuê lại cần tuyệt đối tránh sử dụng lao động thuê lại để thay thế người lao động trong thời gian thực hiện quyền đình công hoặc khi doanh nghiệp đang xử lý tranh chấp lao động tập thể; tránh sử dụng lao động thuê lại để thay thế người lao động bị cho thôi việc vì lý do cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; không chuyển người lao động thuê lại cho doanh nghiệp khác; chỉ thuê lại đối với công việc thuộc danh mục cho phép; tuân thủ nghiêm thời hạn tối đa mười hai tháng cho một người lao động; bảo đảm đào tạo và điều kiện an toàn, vệ sinh lao động; duy trì nguyên tắc trả lương tương đương. Các lưu ý này bám sát Điều 53 Bộ luật Lao động năm 2019 và là trọng tâm thanh tra, kiểm tra.
Kết luận và gợi ý triển khai thực tế cho người sử dụng lao động
Hoạt động cho thuê lại lao động theo pháp luật Việt Nam là một cơ chế hợp pháp, hữu ích trong quản trị nguồn nhân lực khi được vận hành đúng mục đích và trong khuôn khổ pháp lý. Bức tranh pháp lý hiện hành đặt nền tảng ở Bộ luật Lao động năm 2019, trong đó Điều 52 đến Điều 58 định nghĩa, giới hạn mục đích, đặt trần thời hạn, phân công quyền – nghĩa vụ, và đặt ra nội dung hợp đồng bắt buộc. Các nghị định quy định chi tiết, nổi bật là Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và Nghị định số 29/2019/NĐ-CP, phân bổ nhiệm vụ quản lý nhà nước, thủ tục cấp phép – ký quỹ – báo cáo, cùng danh mục hai mươi công việc được thực hiện cho thuê lại lao động. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP hoàn thiện cơ chế chế tài, tăng cường hiệu lực thực thi. Cấu trúc này hướng tới hai mục tiêu: tạo dư địa linh hoạt cho doanh nghiệp trong những tình huống cần kíp, đồng thời bảo đảm người lao động không bị giảm chuẩn bảo vệ khi di chuyển trong quan hệ ba bên.
Đối với người sử dụng lao động, để triển khai đúng và an toàn, có thể theo một chuỗi công việc ngắn gọn: xác định nhu cầu và đối chiếu với các trường hợp được phép thuê lại; rà soát danh mục công việc; thẩm định pháp lý doanh nghiệp cho thuê (giấy phép, ký quỹ, điều kiện người đại diện); đàm phán và ký hợp đồng đầy đủ điều khoản bắt buộc, đặc biệt điều khoản về an toàn, vệ sinh lao động và bồi thường tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tổ chức tiếp nhận, đào tạo an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc và hướng dẫn nội quy; vận hành cơ chế phối hợp ba bên trong suốt thời hạn thuê lại; tổng kết, bàn giao, thanh toán và lưu trữ hồ sơ đúng hạn khi kết thúc. Thực hiện tuần tự như vậy giúp doanh nghiệp tận dụng được lợi ích của mô hình thuê lại mà vẫn bảo đảm tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro tranh chấp và xử phạt.
