Các hình thức kỷ luật lao động hợp pháp

Đặt vấn đề

Trong quan hệ lao động, kỷ luật lao động là một trong những công cụ pháp lý quan trọng nhằm duy trì trật tự, nề nếp và hiệu quả hoạt động tại doanh nghiệp. Việc áp dụng kỷ luật lao động không chỉ thể hiện quyền quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động mà còn bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và góp phần xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch. Tuy nhiên, để tránh tình trạng lạm quyền hoặc áp dụng tùy tiện, pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng các hình thức kỷ luật lao động hợp pháp, nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự thủ tục xử lý và cả các giới hạn trong việc áp dụng.

Từ khóa: kỷ luật lao động, các hình thức

1. Bối cảnh pháp lý và khái niệm

Trong quan hệ lao động, kỷ luật lao động vừa là “hàng rào mềm” bảo đảm trật tự sản xuất, vừa là cơ chế pháp lý để người sử dụng lao động duy trì tiêu chuẩn hành vi tối thiểu tại nơi làm việc. Bộ luật Lao động năm 2019 đang có hiệu lực đã dành Chương VIII quy định hệ thống, từ khái niệm, nguyên tắc, thời hiệu, cho đến các hình thức kỷ luật lao động và trình tự thủ tục, đồng thời Chính phủ ban hành Nghị định số 145/2020/NĐ-CP để quy định chi tiết nội quy lao động, thẩm quyền, trình tự xử lý kỷ luật lao động. Bên cạnh đó, hành vi vi phạm nghĩa vụ tuân thủ pháp luật về kỷ luật lao động còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Các văn bản này là “xương sống” pháp lý để xác định thế nào là kỷ luật lao động hợp pháp trong thực tế doanh nghiệp.

1.1. Khái niệm kỷ luật lao động

Khoản định nghĩa của pháp luật ghi nhận: “Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.” Khái niệm này đặt trọng tâm vào hai nguồn ràng buộc: nội quy lao động do doanh nghiệp ban hành và quy phạm pháp luật mang tính bắt buộc chung. Nhờ đó, kỷ luật lao động vừa linh hoạt theo đặc thù sản xuất, vừa đặt trên nền tảng bảo đảm quyền con người, chống lạm quyền. (Điều 117 Bộ luật Lao động năm 2019).

1.2. Nội quy lao động – điều kiện tiên quyết để áp dụng kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động; nếu sử dụng từ mười người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản. Nội quy là nơi doanh nghiệp “nội luật hóa” các hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật lao động tương ứng, thẩm quyền xử lý và trình tự thủ tục; đồng thời phải thông báo, niêm yết và (trong trường hợp thuộc diện phải đăng ký) thực hiện đăng ký theo luật. Những yêu cầu này nhằm bảo đảm tính minh bạch, tiên liệu được, và là căn cứ hợp pháp để xử lý vi phạm. (Điều 118, Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019; Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

Theo Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải quy định rõ hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật lao động, thẩm quyền xử lý, trình tự thủ tục, cơ chế phối hợp với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, và phải được gửi đến tổ chức đại diện người lao động, thông báo đến toàn thể người lao động, niêm yết ở nơi cần thiết tại nơi làm việc. Cấu phần này là “điểm tựa” pháp lý để doanh nghiệp áp dụng đúng và người lao động có thể dự liệu hậu quả pháp lý của hành vi.

1.3. Nguyên tắc, thời hiệu, chủ thể tham dự, các trường hợp không được xử lý

Pháp luật xác lập các nguyên tắc nền tảng khi xử lý kỷ luật lao động: phải chứng minh được lỗi; bảo đảm sự tham gia của người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; lập biên bản cuộc họp; không áp dụng nhiều hình thức đối với một hành vi; nếu một người có nhiều hành vi thì áp dụng hình thức cao nhất cho hành vi nặng nhất. Đặc biệt, có những khoảng thời gian không được xử lý kỷ luật lao động như: người lao động nghỉ ốm đau, đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết quả điều tra đối với hành vi quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 125; lao động nữ mang thai, nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới mười hai tháng tuổi. Đây là “vùng cấm” nhằm bảo đảm nhân phẩm, sức khỏe và quyền bình đẳng giới. (khoản 1, 2, 4 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019).

Về thời hiệu, pháp luật ấn định: thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là sáu tháng kể từ ngày xảy ra vi phạm; nếu vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh thì là mười hai tháng. Khi hết khoảng thời gian không được xử lý theo khoản 4 Điều 122, mà thời hiệu đã hết hoặc còn nhưng không đủ sáu mươi ngày, thì được kéo dài thời hiệu nhưng không quá sáu mươi ngày kể từ ngày kết thúc khoảng thời gian nói trên. Người sử dụng lao động phải ban hành quyết định kỷ luật lao động trong thời hạn nêu trên. (Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019).

Về thành phần tham dự và thủ tục, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết: ít nhất năm ngày làm việc trước ngày họp xử lý, người sử dụng lao động phải thông báo nội dung, thời gian, địa điểm họp, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự; các thành phần phải xác nhận tham dự; nếu một trong các thành phần không xác nhận hoặc vắng mặt thì vẫn tiến hành họp; biên bản họp phải được thông qua, có chữ ký người tham dự, trường hợp có người không ký thì nêu rõ lý do; trong thời hiệu, người có thẩm quyền ban hành và gửi quyết định cho các thành phần tham dự. (Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

Ngoài ra, đối với người lao động là thành viên Ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, trước khi xử lý kỷ luật sa thải, đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc chuyển làm việc khác, người sử dụng lao động phải trao đổi với tổ chức này theo thủ tục bảo vệ cán bộ công đoàn, bảo đảm cơ chế đối thoại và giám sát. (khoản 3 Điều 177 Bộ luật Lao động năm 2019).

2. Các hình thức kỷ luật lao động hợp pháp và điều kiện áp dụng

2.1. Khiển trách

Khiển trách là hình thức kỷ luật lao động nhẹ nhất, thường áp dụng với các vi phạm lần đầu, mức độ chưa nghiêm trọng, có thể bằng miệng hoặc văn bản tùy nội quy xác định. Ý nghĩa pháp lý của khiển trách là “điểm khởi đầu” trong thang kỷ luật, tạo cơ hội để người lao động sửa chữa mà chưa tác động trực tiếp đến tiền lương, chức vụ hay quan hệ lao động. Khiển trách chỉ hợp pháp nếu được áp dụng dựa trên nội quy đã ban hành, theo đúng nguyên tắc, trình tự, thời hiệu và đảm bảo quyền tham gia của người lao động. (khoản 1 Điều 124 và Điều 122, Điều 123 Bộ luật Lao động năm 2019; Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

Về “xóa kỷ luật”, nếu người lao động bị khiển trách mà sau ba tháng không tái phạm thì đương nhiên được xóa kỷ luật; cơ chế này vừa khuyến khích sửa chữa, vừa đặt ranh giới rõ ràng cho “tái phạm” – một yếu tố có thể kéo theo mức kỷ luật cao hơn ở lần vi phạm sau. (khoản 1 Điều 126 Bộ luật Lao động năm 2019).

2.2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá sáu tháng

Đây là hình thức kỷ luật lao động vừa phải, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi vật chất trong tương lai (quyền được xét nâng lương). Pháp luật ấn định trần sáu tháng để bảo đảm tính tương xứng giữa chế tài và vi phạm, đồng thời ngăn chặn tình trạng “trừng phạt kéo dài”. Sau khi chấp hành được một nửa thời hạn, nếu sửa chữa và tiến bộ thì người lao động có thể được xét giảm thời hạn. Việc kéo dài thời hạn nâng lương phải được xác định trong nội quy, nêu rõ tiêu chí áp dụng, căn cứ vi phạm tương ứng, và không thể “biến tướng” thành cắt lương hay phạt tiền – hành vi bị nghiêm cấm. (khoản 2 Điều 124; khoản 2 Điều 126; Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019).

Pháp luật cũng kiểm soát chặt các hành vi “phạt tiền” hoặc “cắt lương thay xử lý kỷ luật”. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt từ hai mươi đến bốn mươi triệu đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật; trường hợp vi phạm nhiều người lao động, mức phạt với tổ chức có thể lên đến tám mươi triệu đồng, thể hiện thái độ không khoan nhượng với các chế tài trái pháp luật. (điểm b khoản 3 Điều 19 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP).

2.3. Cách chức

Cách chức áp dụng đối với người lao động đang giữ chức danh quản lý, chức vụ lãnh đạo hoặc vị trí có bổ nhiệm, giao nhiệm vụ quản lý theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, khi vi phạm nội quy ở mức độ nghiêm trọng đến mức không còn xứng đáng với vị trí đang đảm nhiệm nhưng chưa đến ngưỡng chấm dứt quan hệ lao động. Về bản chất, đây là hình thức “hạ bậc chức vụ” chứ không đương nhiên kéo theo giảm lương, trừ khi thang, bảng lương gắn với chức danh có quy định khác. Nội quy lao động cần phân loại rõ các hành vi dẫn đến cách chức, tiêu chí đánh giá mức độ vi phạm, quy định người có thẩm quyền ra quyết định và cơ chế khiếu nại. Hình thức này cũng chịu các nguyên tắc, thời hiệu và thủ tục của Điều 122, Điều 123. (khoản 3 Điều 124 Bộ luật Lao động năm 2019; Điều 69, Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP).

2.4. Sa thải

Sa thải là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất, chấm dứt quan hệ lao động trên cơ sở lỗi của người lao động trong những trường hợp luật dự liệu. Bộ luật Lao động năm 2019 quy định rõ các nhóm hành vi cho phép áp dụng sa thải: (i) hành vi xâm phạm nghiêm trọng trật tự, an toàn, tài sản, đạo đức tại nơi làm việc như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; (ii) tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động; (iii) quấy rối tình dục tại nơi làm việc nếu nội quy có quy định; (iv) tái phạm trong thời gian chưa xóa kỷ luật sau khi đã bị kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức; (v) tự ý bỏ việc năm ngày làm việc cộng dồn trong ba mươi ngày hoặc hai mươi ngày cộng dồn trong ba trăm sáu mươi lăm ngày mà không có lý do chính đáng. Các điều kiện này là “danh mục đóng”, doanh nghiệp không được mở rộng bằng nội quy theo hướng bất lợi hơn cho người lao động. (Điều 125 Bộ luật Lao động năm 2019).

Đáng chú ý, cùng với việc liệt kê căn cứ sa thải, pháp luật còn ghi nhận quyền được phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc là quyền cơ bản của người lao động và là hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lao động. Nhờ đó, khi nội quy có định nghĩa, quy tắc ứng xử, quy trình tố cáo – xử lý, sa thải đối với hành vi quấy rối tình dục có nền tảng pháp lý vững chắc. (Điều 5, Điều 8 Bộ luật Lao động năm 2019).