Cập nhật toàn diện thủ tục đăng ký Nội quy Lao động và các quy định liên quan trong bối cảnh tinh gọn bộ máy nhà nước

I. Phân tích Chính sách Tinh gọn Bộ máy và Bối cảnh Pháp lý Mới

1.1. Bối cảnh và chủ trương tinh gọn bộ máy hành chính nhà nước

Chủ trương cải cách hành chính, sắp xếp lại tổ chức bộ máy tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Chính phủ Việt Nam trong nhiều năm qua. Mục tiêu cốt lõi của chủ trương này không chỉ dừng lại ở việc cắt giảm nhân sự hay sáp nhập cơ quan, mà còn hướng đến một cuộc cách mạng toàn diện về quy trình làm việc, từ phương thức thủ công truyền thống sang ứng dụng công nghệ, tự động hóa và liên thông dữ liệu. Sự thay đổi này nhằm giảm thiểu các tầng nấc trung gian, cắt bỏ các thủ tục hành chính không cần thiết, và xây dựng một môi trường dịch vụ công số hóa để phục vụ người dân và cộng đồng doanh nghiệp một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn.  

Những thay đổi này được đặt trên nền tảng pháp lý vững chắc, khởi đầu từ các văn bản quan trọng của Đảng và Nhà nước. Nghị quyết 18-NQ/TW năm 2017 về việc tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn là kim chỉ nam cho các hành động sau đó. Gần đây, việc ban hành Nghị quyết 190/2025/QH15 của Quốc hội đã quy định về xử lý một số vấn đề liên quan đến sắp xếp tổ chức bộ máy nhà nước, tạo cơ sở pháp lý trực tiếp cho việc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của các cơ quan quản lý. Đây không chỉ là một chính sách mang tính nội bộ mà còn là một chiến lược nhằm tối ưu hóa bộ máy hành chính công.  

Trong bối cảnh đó, thủ tục hành chính “Đăng ký nội quy lao động” cũng chịu ảnh hưởng trực tiếp. Trước đây, đây là một thủ tục riêng lẻ, thường được thực hiện thủ công tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH). Tuy nhiên, với định hướng tinh gọn, các văn bản pháp luật mới đã định hình lại quy trình này. Việc ra đời của các thủ tục liên thông trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) là minh chứng rõ nhất. Cụ thể, các thủ tục như “đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” đã được tích hợp thành một quy trình duy nhất, tự động hóa việc trao đổi dữ liệu giữa các cơ quan liên quan. Điều này cho thấy mục tiêu không chỉ là giảm tải công việc cho cán bộ mà còn là tối ưu hóa, sử dụng công nghệ để kết nối dữ liệu giữa các hệ thống một cách hiệu quả, loại bỏ các bước lặp lại không cần thiết và tạo ra một “chuỗi cung ứng” dịch vụ hành chính liền mạch.  

1.2. Phân tích các văn bản pháp lý cốt lõi liên quan

Các thay đổi trong thủ tục đăng ký nội quy lao động và các thủ tục liên quan được củng cố bởi một hệ thống văn bản pháp lý chặt chẽ. Nền tảng pháp lý cao nhất vẫn là Bộ luật Lao động năm 2019, trong đó Điều 118 quy định về nội quy lao động của người sử dụng lao động. Nghị định 145/2020/NĐ-CP tiếp tục hướng dẫn chi tiết và thi hành một số điều của Bộ luật này, đặc biệt là các nội dung về nội quy lao động, kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.  

Tuy nhiên, những thay đổi mang tính đột phá về thủ tục hành chính lại đến từ các văn bản được ban hành gần đây, cụ thể:

• Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội vụ: Đây là văn bản cốt lõi, công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lao động, tiền lương. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, là cơ sở pháp lý trực tiếp cho các thủ tục đăng ký nội quy lao động mới. Điều đáng chú ý là thủ tục này được ban hành bởi Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý về hành chính nhà nước, thay vì Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.  
• Nghị định 129/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025: Văn bản này của Chính phủ quy định về việc phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ. Sự ra đời của Nghị định này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký nội quy lao động.  
• Nghị định 25/2025/NĐ-CP và Nghị định 45/2025/NĐ-CP: Các nghị định này quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ cũng như các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện. Chúng tạo cơ sở cho việc thay đổi thẩm quyền quản lý thủ tục hành chính, cho phép phân cấp và ủy quyền cho chính quyền cấp dưới.  

Việc Bộ Nội vụ ban hành các văn bản liên quan đến lĩnh vực lao động cho thấy một sự thay đổi chiến lược trong cách tiếp cận quản lý. Các thủ tục hành chính giờ đây được nhìn nhận dưới góc độ cải cách tổng thể bộ máy, chứ không còn là vấn đề riêng biệt của một ngành. Điều này giải thích tại sao thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đã được điều chỉnh, cho phép cơ quan chuyên môn về nội vụ, từ cấp tỉnh đến cấp xã (nếu được ủy quyền), tham gia vào quy trình này. Điều này thể hiện một sự phối hợp liên ngành chặt chẽ và một tầm nhìn cải cách rộng lớn hơn, nhằm xây dựng một bộ máy quản lý hiệu quả và linh hoạt hơn.  

Bảng 1: Các Văn bản Pháp lý Cốt lõi cho Thủ tục Lao động Mới

II. Hướng dẫn Chi tiết Thủ tục Đăng ký Nội quy Lao động Theo Quy Định Mới

2.1. Cơ sở pháp lý và đối tượng áp dụng

Thủ tục đăng ký nội quy lao động được thực hiện theo quy định mới nhất tại Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 của Bộ Nội vụ. Văn bản này đã thay đổi và cập nhật nhiều điểm quan trọng so với các quy định trước đây, đặc biệt là về thẩm quyền và phương thức thực hiện.  

Đối tượng phải thực hiện thủ tục này là các doanh nghiệp, người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên. Theo quy định của pháp luật, nội dung của nội quy lao động phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật lao động và các văn bản liên quan. Cụ thể, nội dung chủ yếu của nội quy phải được xây dựng theo quy định tại khoản 2, Điều 118 Bộ luật Lao động và được hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.  

2.2. Trình tự và phương thức thực hiện

Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động gồm các bước sau:

• Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện cẩn trọng để tránh những sai sót không đáng có.  
• Bước 2: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để đăng ký.
• Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan chuyên môn về nội vụ sẽ tiến hành xem xét tính hợp pháp của nội quy. Nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan này sẽ ra thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy.  

Về phương thức nộp hồ sơ, doanh nghiệp có 3 lựa chọn:

• Nộp trực tiếp: Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến cơ quan tiếp nhận.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện nộp hồ sơ qua Cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến.  

Sự thay đổi về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ là một điểm cực kỳ quan trọng và cần được doanh nghiệp lưu ý. Thay vì chỉ nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, thẩm quyền đã được điều chỉnh. Theo Quyết định 628/QĐ-BNV và Nghị định 129/2025/NĐ-CP, hồ sơ sẽ được nộp cho “cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (nếu được ủy quyền)”. Điều này phản ánh sự phân cấp quản lý và chính sách tinh gọn bộ máy, nhằm giảm tải cho các cơ quan trung ương và địa phương cấp tỉnh, đồng thời chuyển giao một số quyền hạn cho cấp dưới. Tuy nhiên, việc xác định đúng cơ quan nộp hồ sơ trở nên phức tạp hơn, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật thông tin chính xác về sự phân cấp này.  

2.3. Hồ sơ và thời hạn giải quyết

Để thực hiện thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các thành phần sau :  

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: 01 bản chính.
• Nội quy lao động: 01 bản chính.
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: 01 bản chính (nếu có).
• Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: 01 bản chính (nếu có).

Thời hạn giải quyết thủ tục này là 07 ngày làm việc, tính từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ đăng ký đầy đủ và hợp lệ. Đặc biệt, thủ tục này không thu phí, lệ phí.  

Thời hạn giải quyết 07 ngày là một điểm nổi bật của quy trình cải cách, cho thấy cam kết của Chính phủ trong việc rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để đạt được kết quả trong thời hạn này là hồ sơ phải “hợp lệ”. Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái pháp luật, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi, bổ sung và phải nộp lại hồ sơ. Điều này có thể kéo dài đáng kể thời gian xử lý. Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đúng và đủ ngay từ đầu, đảm bảo tính pháp lý của nội quy lao động, là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hưởng lợi tối đa từ quy trình tinh gọn.

III. Hướng dẫn Thực hành Nộp Hồ sơ Trực tuyến và Các Thủ tục Liên thông

3.1. Nền tảng Dịch vụ công trực tuyến và các lợi ích

Trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa, Cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG) tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn đã trở thành nền tảng trọng yếu để doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến. Ngoài ra, các cổng dịch vụ công của từng địa phương, ví dụ như  

https://dichvucong.hanoi.gov.vn, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ.  

Việc sử dụng các nền tảng trực tuyến này mang lại nhiều lợi ích vượt trội:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp không cần phải trực tiếp đến cơ quan nhà nước để nộp hồ sơ, giảm thiểu chi phí đi lại và chờ đợi   
• Minh bạch và dễ dàng theo dõi: Mọi thông tin về quá trình xử lý hồ sơ đều được cập nhật công khai trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra trạng thái và tiến độ xử lý.  
• Khuyến khích tài chính: Một số thủ tục có thể được giảm lệ phí khi nộp trực tuyến, ví dụ như việc cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài được giảm 50% so với nộp trực tiếp.  

Để sử dụng các dịch vụ công trực tuyến này, doanh nghiệp cần phải có tài khoản đã được xác thực trên Cổng DVCQG và trang bị chữ ký số (USB Token) để ký số hồ sơ điện tử. Điều này cho thấy rằng dịch vụ công trực tuyến không chỉ là một lựa chọn mà đang dần trở thành một yêu cầu cơ bản trong môi trường kinh doanh hiện đại.  

3.2. Hướng dẫn nộp hồ sơ đăng ký Nội quy Lao động trực tuyến

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động trực tuyến trên Cổng DVCQG thường bao gồm các bước sau :  

• Bước 1: Đăng ký và cài đặt tài khoản. Nếu doanh nghiệp chưa có tài khoản trên Cổng DVCQG, cần thực hiện đăng ký mới. Sau đó, cần cài đặt công cụ hỗ trợ ký điện tử (như VNPT-CA Plugin) để có thể sử dụng chữ ký số.
• Bước 2: Đăng nhập. Doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản DVCQG và xác thực bằng chữ ký số.
• Bước 3: Tìm kiếm thủ tục. Trên thanh tìm kiếm của Cổng DVCQG, nhập từ khóa “Đăng ký nội quy lao động”.
• Bước 4: Lựa chọn cơ quan tiếp nhận. Doanh nghiệp cần chọn đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ theo quy định mới (cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp tỉnh hoặc cấp xã được ủy quyền).  
• Bước 5: Kê khai và đính kèm hồ sơ. Điền đầy đủ thông tin vào các trường bắt buộc trên form trực tuyến và đính kèm các bản scan của các tài liệu trong hồ sơ (như văn bản đề nghị, nội quy lao động).
• Bước 6: Ký số và nộp. Sử dụng chữ ký số để ký xác nhận lên hồ sơ và gửi đi.
• Bước 7: Theo dõi kết quả. Doanh nghiệp có thể tra cứu trạng thái hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả thông báo điện tử khi hồ sơ được xử lý xong.

3.3. Hướng dẫn thủ tục liên thông “Khai trình và Báo cáo tình hình sử dụng lao động”

Đây là một trong những thủ tục liên thông điển hình, là kết quả của chính sách tinh gọn bộ máy, nhằm kết nối và tự động hóa quy trình giữa các cơ quan. Thủ tục này tích hợp việc khai báo tăng giảm lao động với việc đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.  

Trình tự thực hiện thủ tục liên thông trên Cổng DVCQG:

• Bước 1: Truy cập và đăng nhập Cổng DVCQG bằng chữ ký số.  
• Bước 2: Tìm kiếm thủ tục liên thông có tên “đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động”.  
• Bước 3: Chọn cơ quan nhận báo cáo. Tùy thuộc vào vị trí của doanh nghiệp (khu công nghiệp, khu kinh tế hay không), doanh nghiệp sẽ chọn nộp về Sở LĐ-TB&XH hoặc Phòng LĐ-TB&XH.  
• Bước 4: Doanh nghiệp nhập biểu mẫu khai báo (ví dụ, báo cáo tình hình sử dụng lao động và tham gia BHXH theo mẫu D02-LT) trên hệ thống BHXH điện tử. Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp gửi hồ sơ này.  
• Bước 5: Cổng DVCQG sẽ tự động lấy dữ liệu về lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu của Bảo hiểm xã hội để gửi báo cáo đến cơ quan lao động địa phương theo kỳ báo cáo đã được quy định.  

Về mẫu biểu và thời hạn:

• Mẫu biểu: Các mẫu báo cáo được sử dụng là mẫu D02-LT hoặc Mẫu số 01/PLI. Việc sử dụng thủ tục liên thông này cho thấy dữ liệu từ kê khai BHXH sẽ được sử dụng để làm báo cáo lao động, đảm bảo tính đồng bộ và chính xác.  
• Thời hạn: Thời hạn nộp báo cáo theo quy trình liên thông được tự động hóa là định kỳ 6 tháng (trước 15/7) và hàng năm (trước 15/01 năm sau). Cần lưu ý, một số quy định cũ có thể đề cập đến thời hạn 5/6 và 5/12 , nhưng quy trình liên thông mới này đã có thời hạn khác. Sự thay đổi này thể hiện việc điều chỉnh quy trình để phù hợp với việc tự động hóa và đồng bộ dữ liệu giữa các cơ quan.  

Bảng 2: So sánh Thủ tục Đăng ký Nội quy Lao động (Cũ và Mới)

Bảng 3: So sánh Quy trình Khai trình và Báo cáo Lao động (trước và sau tinh gọn bộ máy)

IV. Phân tích các Rủi ro và Đề xuất Giải pháp Tuân thủ Hiệu quả

4.1. Các sai sót và rủi ro thường gặp

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính về lao động, doanh nghiệp thường gặp phải một số rủi ro và sai sót có thể gây hậu quả nghiêm trọng:

• Không nắm rõ thẩm quyền mới: Một rủi ro lớn là việc doanh nghiệp vẫn gửi hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến Sở LĐ-TB&XH mà không cập nhật quy định mới về phân cấp thẩm quyền cho cơ quan chuyên môn về nội vụ. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc không được xử lý.  
• Nội dung nội quy lao động trái pháp luật: Nhiều doanh nghiệp soạn thảo nội quy dựa trên các mẫu cũ hoặc chưa cập nhật các quy định mới của Bộ luật Lao động, dẫn đến việc có các điều khoản trái pháp luật. Khi nộp hồ sơ, các cơ quan chức năng sẽ yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại, làm kéo dài thời gian xử lý và gây ảnh hưởng đến hoạt động nội bộ.   
• Chậm trễ trong báo cáo lao động: Doanh nghiệp không tuân thủ thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ (6 tháng và hàng năm) có thể bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, việc không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với cá nhân, và từ 10 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức. Đây là một rủi ro tài chính đáng kể.   

• Sử dụng sai mẫu biểu: Doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu đơn cũ thay vì các mẫu mới được ban hành kèm theo các Nghị định, Quyết định mới. Ví dụ, việc sử dụng mẫu báo cáo D02-LT hay Mẫu số 01/PLI cần được thực hiện chính xác theo hướng dẫn của thủ tục liên thông trên Cổng DVCQG.  

4.2. Khuyến nghị cho doanh nghiệp

Để tuân thủ hiệu quả và giảm thiểu rủi ro, các doanh nghiệp được khuyến nghị thực hiện các giải pháp sau:

• Chủ động cập nhật pháp luật: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các văn bản pháp luật mới nhất được ban hành từ các cổng thông tin chính thức của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ LĐ-TB&XH. Việc nắm bắt thông tin kịp thời là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ.
• Tận dụng tối đa dịch vụ công trực tuyến: Doanh nghiệp nên chủ động đăng ký tài khoản và trang bị chữ ký số để làm quen với quy trình nộp hồ sơ trực tuyến. Việc sử dụng Cổng DVCQG không chỉ giúp tuân thủ mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian, đồng thời cho phép theo dõi tình trạng hồ sơ một cách minh bạch.  
• Xây dựng và rà soát nội quy lao động chặt chẽ: Trước khi nộp, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng nội dung nội quy lao động và các văn bản liên quan để đảm bảo không có điều khoản nào trái với pháp luật hiện hành. Nếu cần, nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia pháp lý để tránh các lỗi sai cơ bản.  
• Thiết lập quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý hồ sơ và thời hạn báo cáo rõ ràng, phân công người phụ trách và sử dụng các công cụ nhắc nhở tự động để không bỏ lỡ các thời hạn quan trọng.  

Việc tuân thủ pháp luật trong môi trường kinh doanh hiện đại không chỉ là nghĩa vụ mà còn là một chiến lược quản lý rủi ro. Các thủ tục tinh gọn và số hóa được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự chủ động và thích ứng nhanh chóng. Rủi ro lớn nhất đối với doanh nghiệp không chỉ là mức phạt hành chính, mà còn là sự gián đoạn trong hoạt động do các thủ tục bị kéo dài, thậm chí bị hủy bỏ. Sự xuất hiện của các dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp cho thấy nhu cầu lớn của thị trường trong việc giải quyết những vấn đề phức tạp này. Điều này khẳng định rằng việc có một quy trình tuân thủ hiệu quả là một lợi thế cạnh tranh.