Cơ chế đối thoại định kỳ tại nơi làm việc

Đặt vấn đề

Trong bối cảnh quan hệ lao động biến động nhanh, một kênh trao đổi thông tin hai chiều, minh bạch và kịp thời giữa người sử dụng lao động và người lao động là điều kiện để ngăn ngừa tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Bộ luật Lao động năm 2019 yêu cầu tổ chức “đối thoại tại nơi làm việc” và xác định rõ mục tiêu, phạm vi và nội dung của đối thoại. Chính phủ đã hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về nguyên tắc, thành phần, điều kiện tiến hành, thủ tục đối thoại định kỳ, đối thoại khi có yêu cầu và đối thoại khi có vụ việc. Người sử dụng lao động còn phải ban hành và công khai quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để bảo đảm thực thi thống nhất. Việc không tuân thủ cơ chế đối thoại có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP và làm suy yếu tính hợp pháp của các quyết định nhân sự. Trên cơ sở đó, bài viết tập trung hệ thống hóa khung pháp lý, các thời điểm phải tổ chức, quy trình, nội dung và chế tài, đồng thời đề xuất khuyến nghị thực tiễn để triển khai cơ chế đối thoại định kỳ phù hợp pháp luật hiện hành.

Từ khóa: đối thoại, đối thoại định kỳ

 

1. Khung pháp lý và khái niệm

1.1. Cơ sở pháp lý và nghĩa vụ đối thoại của người sử dụng lao động

Bộ luật Lao động năm 2019 xác lập nghĩa vụ của người sử dụng lao động phải thiết lập cơ chế và thực hiện đối thoại, trao đổi với người lao động và tổ chức đại diện người lao động; đồng thời thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Nghĩa vụ này vận hành xuyên suốt trong toàn bộ chu trình quản trị nhân sự, nhằm xây dựng quan hệ lao động hợp tác, minh bạch và ổn định.

1.2. Khái niệm đối thoại tại nơi làm việc

Theo khoản 1 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019, đối thoại tại nơi làm việc là việc người sử dụng lao động cùng người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến về các vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên nhằm tăng cường hiểu biết, hợp tác và nỗ lực hướng tới giải pháp các bên cùng có lợi.

1.3. Mối liên hệ với quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc

Khoản 4 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 giao Chính phủ quy định chi tiết việc tổ chức đối thoại và thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Nội dung này được hướng dẫn tại Chương V Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về điều kiện lao động và quan hệ lao động, bao quát nguyên tắc, thành phần, thủ tục đối thoại cũng như cơ chế công khai, tham gia ý kiến, kiểm tra giám sát và hội nghị người lao động.

 

2. Thời điểm phải tổ chức đối thoại

2.1. Đối thoại định kỳ (ít nhất 01 lần/năm)

Điểm a khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại định kỳ ít nhất 01 lần trong năm. Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn rõ trách nhiệm phối hợp giữa người sử dụng lao động với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và/hoặc nhóm đại diện đối thoại của người lao động để thực hiện đối thoại định kỳ theo lịch đã thống nhất trong quy chế dân chủ.

2.2. Đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên

Điểm b khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 công nhận quyền yêu cầu đối thoại. Khoản 1 Điều 40 Nghị định 145/2020/NĐ-CP đặt ngưỡng đồng thuận: nếu thuộc phía người lao động, nội dung yêu cầu đối thoại phải được ít nhất 30% số thành viên đại diện của bên người lao động tham gia đối thoại chấp thuận; nếu thuộc phía người sử dụng lao động, phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý. Trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ, bên nhận yêu cầu phải trả lời bằng văn bản, thống nhất thời gian và địa điểm tổ chức đối thoại (khoản 2 Điều 40).

2.3. Đối thoại khi có vụ việc cần tham khảo, trao đổi ý kiến trước khi quyết định

Điểm c khoản 2 Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 liệt kê các tình huống bắt buộc phải tổ chức đối thoại “khi có vụ việc”, gồm: xây dựng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (liên quan điểm a khoản 1 Điều 36); cho thôi việc theo Điều 42; xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44; xây dựng thang, bảng lương và định mức lao động theo Điều 93; ban hành quy chế thưởng theo Điều 104; ban hành nội quy lao động theo Điều 118; và trường hợp tạm đình chỉ công việc theo khoản 1 Điều 128. Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định trình tự gửi hồ sơ, lấy ý kiến, đối thoại, lập biên bản và công khai.

 

3. Tổ chức đối thoại

3.1. Chủ thể đại diện phía người lao động

Khoản 3 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 xác định “tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở” gồm công đoàn cơ sở và tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp. Để bảo đảm bao quát tiếng nói của người lao động không là thành viên tổ chức đại diện, Nghị định 145/2020/NĐ-CP cho phép bầu “nhóm đại diện đối thoại của người lao động” tham gia đối thoại theo cơ chế tại Điều 38.

3.2. Số lượng và thành phần tham gia đối thoại (Điều 38 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Về phía người sử dụng lao động: tối thiểu 03 người, trong đó có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền. Về phía người lao động: số lượng đại diện xác định theo quy mô lao động của doanh nghiệp, tối thiểu 03 người (dưới 50 lao động), 04–08 người (từ 50 đến dưới 150), 09–13 người (từ 150 đến dưới 300), 14–18 người (từ 300 đến dưới 500), 19–23 người (từ 500 đến dưới 1.000) và ít nhất 24 người (từ 1.000 lao động trở lên). Danh sách đại diện hai bên được xác định định kỳ ít nhất 02 năm một lần và công bố công khai.

3.3. Điều kiện, thủ tục đối thoại định kỳ (Điều 39 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày bắt đầu, các bên gửi nội dung đối thoại cho bên tham gia. Đối thoại chỉ hợp lệ khi bên người sử dụng lao động có người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền và bên người lao động có sự tham gia của trên 70% tổng số thành viên đại diện đã xác định theo khoản 3 Điều 38. Toàn bộ diễn biến phải được lập biên bản và có chữ ký của đại diện các bên; trong 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc, người sử dụng lao động công bố công khai nội dung chính của cuộc đối thoại tại nơi làm việc.

3.4. Thủ tục đối thoại khi có yêu cầu (Điều 40 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Khi yêu cầu hợp lệ, bên nhận yêu cầu phải trả lời và thống nhất thời gian, địa điểm trong 05 ngày làm việc. Diễn biến đối thoại phải lập biên bản và ký xác nhận như đối thoại định kỳ; nội dung chính được công khai trong 03 ngày làm việc theo cơ chế tại Điều 39.

3.5. Thủ tục đối thoại khi có vụ việc (Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

Người sử dụng lao động gửi văn bản kèm nội dung cần tham khảo; đại diện người lao động tổ chức lấy ý kiến, tổng hợp thành văn bản phản hồi; hai bên tiến hành đối thoại, lập biên bản và công khai trong thời hạn 03 ngày làm việc. Trường hợp tạm đình chỉ công việc theo khoản 1 Điều 128 Bộ luật Lao động 2019, các bên có thể lựa chọn trao đổi trực tiếp giữa đại diện tham gia đối thoại hoặc bằng văn bản.

 

4. Nội dung đối thoại

4.1. Nhóm nội dung bắt buộc (khoản 1 Điều 64 Bộ luật Lao động 2019)

Nội dung bắt buộc chính là các vấn đề được dẫn chiếu tại điểm c khoản 2 Điều 63 như đã nêu ở mục 2.3. Đây là nhóm nội dung có tác động trực tiếp tới quyền, lợi ích của người lao động, do đó phải có tham khảo, trao đổi ý kiến trước khi quyết định.

4.2. Nhóm nội dung do các bên lựa chọn (khoản 2 Điều 64 Bộ luật Lao động 2019)

Các bên có thể thỏa thuận đưa vào chương trình đối thoại những vấn đề như: tình hình sản xuất, kinh doanh; việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy, quy chế; điều kiện làm việc; yêu cầu, kiến nghị của mỗi bên; và các vấn đề khác mà một hoặc các bên quan tâm. Việc duy trì kênh đối thoại mở sẽ phòng ngừa xung đột và cải thiện chất lượng chính sách nhân sự.

4.3. Liên hệ với hội nghị người lao động

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định hội nghị người lao động tổ chức hằng năm; nội dung hội nghị có thể bao gồm các vấn đề theo Điều 64 Bộ luật Lao động 2019 cùng các nội dung khác do hai bên thỏa thuận. Dòng chảy thông tin từ đối thoại định kỳ và đối thoại theo vụ việc là dữ liệu đầu vào quan trọng để chuẩn bị, thảo luận và ghi nhận cam kết tại hội nghị người lao động và thương lượng tập thể.

 

5. Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (Chương V Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

5.1. Nguyên tắc, công khai, tham gia và giám sát

Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu thực hiện quy chế dân chủ theo các nguyên tắc: thiện chí, hợp tác, trung thực, bình đẳng, công khai, minh bạch; tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của các bên; không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Người sử dụng lao động có trách nhiệm công khai các nội dung cốt lõi (tình hình sản xuất, kinh doanh; thang, bảng lương, định mức; thỏa ước; các quỹ; việc trích nộp bảo hiểm, kinh phí công đoàn; tình hình khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo…). Người lao động được tham gia ý kiến trực tiếp hoặc qua tổ chức đại diện/người đại diện đối thoại; đồng thời có quyền kiểm tra, giám sát việc thực hiện.

5.2. Trách nhiệm ban hành quy chế dân chủ của người sử dụng lao động

Điều 48 Nghị định 145/2020/NĐ-CP bắt buộc người sử dụng lao động ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc; khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại (nếu có), đồng thời công bố công khai cho toàn bộ người lao động.

 

6. Chế tài và rủi ro pháp lý khi không thực hiện đúng cơ chế đối thoại

Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định tại Điều 15 về các hành vi vi phạm quy định đối thoại tại nơi làm việc, với mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi không tổ chức đối thoại định kỳ, không thực hiện đối thoại khi có yêu cầu hợp lệ, không công khai nội dung chính của đối thoại, không ban hành hoặc sửa đổi bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc theo quy định… Bên cạnh xử phạt hành chính, vi phạm thủ tục đối thoại và quy chế dân chủ còn có thể bị Tòa án xem là tình tiết bất lợi trong tranh chấp lao động gắn với các quyết định nhân sự như đơn phương chấm dứt hợp đồng vì “thường xuyên không hoàn thành công việc”, ban hành nội quy, thang, bảng lương, định mức, quy chế thưởng…

 

7. Khuyến nghị thực tiễn khi triển khai đối thoại định kỳ

7.1. Thiết kế quy chế bài bản, bám sát Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Quy chế nên cấu trúc thành ba nhóm: (i) nguyên tắc, tổ chức (chủ thể đại diện, cơ cấu và nhiệm kỳ danh sách đại diện hai bên, cơ chế thay thế giữa kỳ); (ii) quy trình đối thoại (lịch định kỳ hằng năm; đầu mối tiếp nhận đề xuất nội dung; tiêu chuẩn tài liệu; thời hạn gửi trước tối thiểu 05 ngày làm việc; điều kiện tiến hành với ngưỡng tham dự trên 70% phía người lao động); (iii) công khai, theo dõi, báo cáo (lập biên bản, công bố trong 03 ngày làm việc; cơ chế tiếp thu – phản hồi; lưu trữ hồ sơ; báo cáo khi cơ quan quản lý yêu cầu).

7.2. Bảo đảm đại diện đa dạng và bình đẳng

Tại nơi có công đoàn cơ sở và/hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp, cần phân bổ đại diện tham gia đối thoại tương ứng với tỷ lệ thành viên; đồng thời phối hợp để những người lao động chưa là thành viên tổ chức đại diện có thể bầu nhóm đại diện đối thoại. Khuyến khích bảo đảm cân bằng giới và đại diện của các nhóm lao động đặc thù để nâng cao chất lượng phản biện chính sách nhân sự.

7.3. Gắn lịch đối thoại với chu kỳ quản trị nhân sự

Đồng bộ hóa lịch đối thoại với các mốc: xây dựng thang, bảng lương; xây dựng hoặc điều chỉnh định mức lao động; mùa đánh giá hiệu suất; ban hành quy chế thưởng; dự kiến sắp xếp, sử dụng lao động do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động. Cách làm này biến đối thoại thành “chốt kiểm soát” pháp lý trước quyết định có ảnh hưởng rộng.

7.4. Chuẩn hóa hồ sơ và truyền thông nội bộ

Biên bản đối thoại cần nêu rõ: thời gian, địa điểm; thành phần tham dự; tỷ lệ tham dự theo quy định; nội dung đã gửi trước; ý kiến các bên; kết luận, phương án xử lý và thời hạn thực hiện; chữ ký của đại diện hợp pháp. Sau đối thoại, phải công bố nội dung chính trong 03 ngày làm việc và phổ biến đến người lao động bằng các phương thức nêu trong quy chế (niêm yết, thư điện tử nội bộ, cổng thông tin, nhóm mạng xã hội doanh nghiệp…).

7.5. Liên thông đối thoại – hội nghị người lao động – thương lượng tập thể

Đưa các đồng thuận, cam kết đạt được trong đối thoại vào dự thảo thỏa ước lao động tập thể hoặc chương trình hành động của doanh nghiệp; tổng hợp các vấn đề tồn đọng để đưa ra thảo luận tại hội nghị người lao động hằng năm; sử dụng dữ liệu từ đối thoại để chuẩn bị căn cứ thương lượng.

7.6. Ứng dụng công nghệ bảo đảm tuân thủ thủ tục

Áp dụng biểu mẫu điện tử cho yêu cầu đối thoại; lịch họp dùng chung để nhắc hạn gửi tài liệu trước 05 ngày; công cụ kiểm đếm tỷ lệ tham dự; ký số biên bản; kho lưu trữ điện tử và kênh công bố nội dung chính trong thời hạn 03 ngày làm việc. Công nghệ không thay thế yêu cầu pháp lý, nhưng giúp bảo đảm tính đúng hạn và minh bạch.

7.7. Một số chuyên đề cần lưu ý

(i) Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc: đây là căn cứ quan trọng khi xem xét đơn phương chấm dứt hợp đồng do thường xuyên không hoàn thành công việc, nên bắt buộc phải thực hiện đối thoại theo vụ việc trước khi ban hành.

(ii) Thang, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng; nội quy lao động: là bốn khối chính sách có tác động diện rộng, cần tham khảo, trao đổi ý kiến và tổ chức đối thoại khi có vụ việc trước khi ban hành hoặc sửa đổi.

(iii) Tỷ lệ tham dự: thiếu ngưỡng “trên 70%” đại diện phía người lao động có thể khiến đối thoại không hợp lệ, kéo theo rủi ro hành chính và tố tụng.

 

Kết luận

Cơ chế đối thoại tại nơi làm việc theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP là cấu phần trung tâm của quản trị quan hệ lao động hiện đại. Luật đã xác lập định nghĩa, nguyên tắc, các trường hợp phải tổ chức, chủ thể đại diện, số lượng thành viên, điều kiện tiến hành, thủ tục lập biên bản, công khai và mối liên hệ với hội nghị người lao động. Đồng thời, Nghị định 12/2022/NĐ-CP dành một điều khoản riêng để chế tài hành vi không thực hiện đúng đối thoại. Triển khai nghiêm túc đối thoại định kỳ hằng năm, chủ động đối thoại theo yêu cầu và theo vụ việc, song hành cùng quy chế dân chủ bài bản và hồ sơ thủ tục chặt chẽ, sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, kiến tạo môi trường làm việc minh bạch, ổn định và hiệu quả, giảm tranh chấp và tăng gắn kết giữa người sử dụng lao động và người lao động.