Kỷ luật lao động với người lao động chưa thành niên, mang thai, nuôi con nhỏ
KỶ LUẬT LAO ĐỘNG VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG CHƯA THÀNH NIÊN, MANG THAI, NUÔI CON NHỎ THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH
Đặt vấn đề
Trong quản trị quan hệ lao động, kỷ luật lao động vừa bảo đảm trật tự, hiệu quả sản xuất kinh doanh, vừa phải tôn trọng các giới hạn pháp lý để bảo vệ người lao động thuộc nhóm dễ bị tổn thương. Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động năm 2019, kỷ luật lao động là các quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành và pháp luật quy định. Khi áp dụng kỷ luật đối với người lao động chưa thành niên, lao động nữ mang thai và người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, pháp luật đặt ra các cơ chế bảo vệ đặc thù, trong đó có lệnh cấm xử lý kỷ luật trong các thời hạn được bảo vệ theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019. Thực tiễn cho thấy không ít doanh nghiệp lúng túng về điều kiện, trình tự, thời hiệu và lựa chọn hình thức kỷ luật, dẫn đến nguy cơ bị tuyên vô hiệu quyết định hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP. Trên nền tảng Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, việc nhận diện đúng cơ sở pháp lý, nguyên tắc và thủ tục là điều kiện tiên quyết để xử lý kỷ luật hợp pháp, khách quan và nhân văn. Bài viết hướng tới làm rõ khung pháp lý và đưa ra các lưu ý thực hành nhằm bảo đảm tuân thủ, đồng thời cân bằng giữa quyền quản lý của người sử dụng lao động và quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động thuộc nhóm đặc thù.
Từ khóa: kỷ luật lao động, lao động chưa thành niên, mang thai, nuôi con nhỏ
I. Cơ sở pháp lý và khái niệm
Bộ luật Lao động năm 2019 đặt ra khung pháp lý chung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, trong đó quy định khái niệm, nguyên tắc, trình tự thủ tục, hình thức kỷ luật, thời hiệu, các hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật, cũng như cơ chế tạm đình chỉ công việc, xóa kỷ luật và khiếu nại. Trên cơ sở đó, Chính phủ ban hành Nghị định số 145/2020/NĐ-CP để quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số nội dung, đặc biệt là thủ tục xử lý kỷ luật lao động; đồng thời Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, trong đó có các chế tài đối với hành vi xử lý kỷ luật trái pháp luật đối với lao động nữ mang thai, người đang nghỉ thai sản hoặc người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Các quy định riêng đối với lao động chưa thành niên được đặt trong Chương XI của Bộ luật Lao động năm 2019.
Theo khoản 1 Điều 117 Bộ luật Lao động năm 2019, kỷ luật lao động là các quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định. Quy định này xác định rõ nội hàm của kỷ luật lao động là khuôn khổ quy tắc vận hành nơi làm việc gắn với quyền tổ chức sản xuất của người sử dụng lao động, đồng thời đặt nền tảng pháp lý cho việc xử lý các hành vi vi phạm của người lao động.
Để triển khai kỷ luật lao động hợp pháp, nội quy lao động phải được ban hành bằng văn bản nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, có nội dung không trái pháp luật và bao gồm tối thiểu các nhóm nội dung chủ yếu, trong đó có các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động. Trình tự đăng ký nội quy lao động cũng như hiệu lực sau đăng ký được quy định cụ thể tại các điều 118, 119 và 121 Bộ luật Lao động năm 2019.
Các nguyên tắc cốt lõi khi xử lý kỷ luật được nêu tại Điều 122 Bộ luật Lao động năm 2019: người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi; phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người bị xử lý là thành viên; người lao động có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; việc xử lý phải được lập thành biên bản; không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật cho một hành vi vi phạm; không xử lý khi người lao động đang trong các thời gian được pháp luật bảo vệ; và Chính phủ quy định chi tiết trình tự, thủ tục. Đây là các nguyên tắc bảo đảm tính công bằng, khách quan, phòng ngừa lạm quyền và bảo vệ các nhóm dễ bị tổn thương.
Bộ luật Lao động đồng thời quy định thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, trường hợp hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản hoặc bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh thì thời hiệu là 12 tháng; thời hiệu có thể được kéo dài tối đa 60 ngày sau khi kết thúc các thời gian tạm hoãn xử lý theo khoản 4 Điều 122. Các hình thức kỷ luật gồm khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; và sa thải (áp dụng trong những trường hợp được liệt kê tại Điều 125). Bộ luật nghiêm cấm các hành vi xâm phạm thân thể, danh dự, nhân phẩm; phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật; và xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy hoặc thỏa thuận hợp pháp.
Về thủ tục, Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết các bước: xác minh và thu thập chứng cứ; thông báo họp xử lý kỷ luật trước ít nhất 05 ngày làm việc về nội dung, thời gian, địa điểm và thành phần; tiến hành cuộc họp với thành phần theo quy định; lập biên bản, thông qua trước khi kết thúc và có chữ ký; ban hành quyết định xử lý trong thời hạn luật định.
II. Những quy định đặc thù bảo vệ người lao động chưa thành niên, lao động nữ mang thai và người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi đối với kỷ luật lao động
1. Người lao động chưa thành niên
Bộ luật Lao động định nghĩa người lao động chưa thành niên là người lao động dưới 18 tuổi (Điều 143). Trong nhóm này, pháp luật phân tầng theo độ tuổi, ấn định danh mục công việc và điều kiện sử dụng nghiêm ngặt nhằm bảo đảm không ảnh hưởng xấu đến sức khỏe, thể lực, nhân cách. Người từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi không được làm những công việc, nơi làm việc thuộc danh mục cấm; người từ đủ 13 tuổi đến dưới 15 tuổi chỉ được làm công việc nhẹ theo danh mục do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành; người dưới 13 tuổi chỉ được làm một số công việc đặc thù. Khi sử dụng người chưa thành niên, người sử dụng lao động phải có sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, lập sổ theo dõi riêng, và bảo đảm điều kiện học văn hóa, an toàn, vệ sinh lao động.
Trong xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động chưa thành niên, quy định bảo vệ nổi bật nằm ngay trong khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động: trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi thì bắt buộc phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật khi xem xét kỷ luật, đồng thời người lao động được quyền tự bào chữa hoặc nhờ tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở bào chữa. Quy định này thừa nhận sự hạn chế về năng lực hành vi và nhu cầu có đại diện hợp pháp để bảo đảm quyền được lắng nghe, quyền bào chữa của người chưa thành niên trong một thủ tục có thể ảnh hưởng lâu dài đến con đường học tập, nghề nghiệp của họ.
Các thủ tục còn lại vẫn áp dụng như với người trưởng thành, bao gồm yêu cầu chứng minh lỗi, thông báo họp trước ít nhất 05 ngày làm việc, lập biên bản và ban hành quyết định trong thời hiệu luật định. Tuy nhiên, khi cân nhắc hình thức kỷ luật, người sử dụng lao động phải đặt trong bối cảnh bảo vệ người chưa thành niên theo Chương XI Bộ luật: giới hạn giờ làm, hạn chế làm thêm giờ, ban đêm, cũng như yêu cầu đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến phát triển thể lực, trí lực, nhân cách. Điều này khiến các biện pháp như kéo dài thời hạn nâng lương hay cách chức trên thực tế hiếm khi phù hợp, còn biện pháp sa thải chỉ có thể đặt ra nếu thuộc đúng các trường hợp được Điều 125 cho phép và phải đáp ứng chặt chẽ thủ tục, chứng cứ.
2. Lao động nữ mang thai
Bộ luật Lao động dành một chương riêng về lao động nữ và bảo đảm bình đẳng giới, quy định các chế độ thai sản, bảo đảm việc làm khi trở lại làm việc, hạn chế tiếp xúc với nghề, công việc có ảnh hưởng xấu tới chức năng sinh sản và nuôi con. Đặc biệt, khoản 4 Điều 122 quy định trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động nữ đang mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản; và người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Việc tạm dừng xử lý kỷ luật trong giai đoạn này có ý nghĩa bảo vệ sức khỏe thai phụ và thai nhi, bảo đảm lợi ích gia đình và quyền làm mẹ, đồng thời phòng ngừa nguy cơ lạm dụng kỷ luật để gây áp lực lên người lao động trong thời kỳ dễ tổn thương.
Các chế độ liên quan, như nghỉ thai sản 06 tháng, bảo đảm việc làm khi trở lại, và trợ cấp trong thời gian chăm sóc sức khỏe sinh sản, được quy định tại các điều 139, 140 và 141. Nếu vi phạm kỷ luật xảy ra trong thời gian mang thai hoặc nghỉ thai sản, thì việc xử lý chỉ được tiến hành sau khi kết thúc thời gian tạm hoãn theo khoản 4 Điều 122; khi đó, thời hiệu được kéo dài theo khoản 2 Điều 123 nhưng không quá 60 ngày kể từ khi chấm dứt thời gian tạm hoãn.
Song song, Nghị định 12/2022/NĐ-CP đặt chế tài xử phạt đối với người sử dụng lao động có hành vi xử lý kỷ luật lao động đối với lao động nữ đang mang thai hoặc nghỉ thai sản, hoặc đối với người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Mức phạt đối với cá nhân từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng; nếu là tổ chức thì mức phạt gấp đôi theo quy định chung về áp dụng mức phạt đối với tổ chức. Quy định xử phạt hành chính tạo hiệu ứng răn đe, bảo đảm tính thực thi của lệnh cấm trong Bộ luật Lao động.
3. Người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi
Đối với người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, lệnh cấm xử lý kỷ luật trong khoản 4 Điều 122 có nội dung và mục đích tương tự như với lao động nữ mang thai, bởi đây cũng là thời kỳ người lao động cần ưu tiên chăm sóc trẻ nhỏ, thường có biến động sức khỏe và áp lực chăm sóc gia đình. Bên cạnh đó, pháp luật về lao động nữ và bảo hiểm xã hội ghi nhận quyền lợi trong thời gian sau sinh, bảo đảm việc làm, không cắt giảm lương, quyền lợi, vị trí so với trước khi nghỉ. Các chế tài xử phạt đối với hành vi xử lý kỷ luật trái luật trong thời gian này đã nêu ở trên.
III. Quy trình và lưu ý thực tiễn khi xử lý kỷ luật lao động đối với các nhóm đặc thù
1. Bảo đảm điều kiện tiền đề: nội quy lao động, thẩm quyền và chứng cứ
Trước hết, nội quy lao động phải quy định rõ hệ thống hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng, người có thẩm quyền xử lý, và phải được thông báo công khai, đăng ký theo quy định. Nội quy là căn cứ trực tiếp để xác định hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật phù hợp, do Bộ luật nghiêm cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy hoặc thỏa thuận hợp pháp. Hệ thống bằng chứng cần được thu thập khách quan, hợp pháp, bảo đảm chứng minh được lỗi theo khoản 1 Điều 122.
Trong tình huống vụ việc phức tạp, có nguy cơ gây khó khăn cho xác minh nếu người lao động tiếp tục làm việc, người sử dụng lao động có thể tạm đình chỉ công việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, thời hạn tối đa 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Trong thời gian tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ; nếu sau đó không bị kỷ luật thì phải trả đủ tiền lương cho thời gian bị đình chỉ. Quy định này tạo cơ chế cân bằng giữa yêu cầu xác minh có hiệu quả và bảo vệ thu nhập của người lao động.
2. Tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động đúng thủ tục, bảo đảm sự tham gia bắt buộc
Theo hướng dẫn tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật ít nhất 05 ngày làm việc, người sử dụng lao động phải gửi thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm họp và thành phần tham dự. Thành phần bắt buộc gồm tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi người bị xem xét là thành viên; người lao động; và trong trường hợp người lao động chưa đủ 15 tuổi, phải có người đại diện theo pháp luật. Việc lập biên bản cuộc họp, thông qua ngay trước khi kết thúc và chữ ký của người tham dự là yêu cầu thủ tục bắt buộc; nếu có người không ký phải ghi rõ họ tên, lý do không ký. Thủ tục chặt chẽ là điều kiện hợp pháp để quyết định kỷ luật có hiệu lực.
Đối với lao động nữ mang thai, người đang nghỉ thai sản, hoặc người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, tuyệt đối không tổ chức họp xử lý kỷ luật trong các thời hạn này. Mọi hành vi họp, ra quyết định kỷ luật trong thời gian được bảo vệ đều trái pháp luật, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo điểm h khoản 2 Điều 28 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, và có nguy cơ bị tuyên vô hiệu trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động.
3. Lựa chọn hình thức kỷ luật lao động phù hợp, thận trọng với sa thải
Hình thức kỷ luật phải tương xứng với tính chất và mức độ vi phạm, được quy định trong nội quy và pháp luật. Khiển trách là hình thức nhẹ nhất; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng là hình thức có tính tác động đến quyền lợi vật chất trong một khoảng thời gian; cách chức áp dụng đối với người giữ chức vụ; sa thải là hình thức nghiêm khắc nhất, chỉ áp dụng trong các trường hợp luật định như trộm cắp, tham ô, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc, tiết lộ bí mật, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ gây thiệt hại nghiêm trọng, hoặc tự ý bỏ việc theo ngưỡng thời gian nêu tại Điều 125. Đối với người chưa thành niên, việc áp dụng các hình thức có tác động mạnh đến con đường phát triển học tập và nghề nghiệp cần đặc biệt cân nhắc, và chỉ thực hiện khi đầy đủ căn cứ, thủ tục.
Ngoài ra, Bộ luật quy định các thời hạn xóa kỷ luật và giảm thời hạn chấp hành: sau 03 tháng đối với khiển trách; 06 tháng đối với kéo dài thời hạn nâng lương; 03 năm đối với cách chức nếu không tái phạm, từ đó tạo cơ chế khuyến khích sửa chữa, tái hòa nhập tại nơi làm việc.
4. Tạm hoãn xử lý và tính thời hiệu trong các thời gian đặc biệt
Không xử lý kỷ luật lao động trong các thời gian: người lao động nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc có sự đồng ý của người sử dụng lao động; đang bị tạm giữ, tạm giam; đang chờ kết luận của cơ quan có thẩm quyền về hành vi vi phạm theo khoản 1 và khoản 2 Điều 125; người lao động nữ đang mang thai; người đang nghỉ thai sản; người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Khi hết các thời gian này, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu nhưng không quá 60 ngày để xử lý kỷ luật. Cách thiết kế này bảo đảm vừa không bỏ lọt vi phạm, vừa bảo vệ người lao động trong những giai đoạn yếu thế.
5. Khiếu nại, tranh chấp và trách nhiệm pháp lý khi xử lý kỷ luật lao động trái luật
Người bị xử lý kỷ luật có quyền khiếu nại theo quy định về khiếu nại lao động hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo thủ tục tố tụng. Nếu việc xử lý kỷ luật trái pháp luật, người sử dụng lao động có thể bị yêu cầu hủy quyết định, khôi phục việc làm, trả đủ lương, đóng bảo hiểm, bồi thường thiệt hại; trường hợp vi phạm lệnh cấm đối với lao động nữ mang thai, người đang nghỉ thai sản hoặc người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi còn có nguy cơ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Kết luận và kiến nghị áp dụng
Hệ thống pháp luật hiện hành xây dựng một cơ chế kỷ luật lao động vừa bảo đảm quyền quản lý của người sử dụng lao động, vừa đặt ra hàng rào pháp lý bảo vệ nhóm lao động dễ bị tổn thương, cụ thể là người lao động chưa thành niên, lao động nữ mang thai và người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Những điểm cần ghi nhớ khi áp dụng:
Thứ nhất, phải bắt đầu từ nội quy lao động hợp pháp và công khai, trong đó xác định rõ hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật. Việc xử lý bất kỳ hành vi nào không được dự liệu trong nội quy đều bị nghiêm cấm.
Thứ hai, khi xử lý kỷ luật, luôn kiểm tra điều kiện về đối tượng và thời gian được pháp luật bảo vệ. Nếu người lao động là người chưa thành niên, đặc biệt là chưa đủ 15 tuổi, bắt buộc có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật trong toàn bộ quá trình. Nếu người lao động đang mang thai, đang nghỉ thai sản, hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi, tuyệt đối tạm hoãn xử lý cho đến khi kết thúc thời gian bảo vệ, đồng thời ghi nhận, bảo toàn chứng cứ để đảm bảo thời hiệu được tính đúng quy định.
Thứ ba, tuân thủ nghiêm túc trình tự thủ tục: thông báo họp trước ít nhất 05 ngày làm việc, bảo đảm thành phần tham dự, lập biên bản và ban hành quyết định trong thời hạn. Các sai sót thủ tục là căn cứ phổ biến dẫn tới vô hiệu quyết định kỷ luật.
Thứ tư, lựa chọn hình thức kỷ luật tương xứng, cân nhắc tác động xã hội và pháp lý đối với nhóm đặc thù; thận trọng khi áp dụng sa thải, chú trọng cơ chế xóa kỷ luật, giảm thời hạn chấp hành để khuyến khích sửa chữa.
Thứ năm, lưu ý chế tài hành chính áp dụng đối với hành vi xử lý kỷ luật trái pháp luật với lao động nữ mang thai, người đang nghỉ thai sản, người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi để phòng ngừa rủi ro pháp lý và uy tín doanh nghiệp.
Như vậy, kỷ luật lao động hợp pháp đối với các nhóm lao động đặc thù đòi hỏi người sử dụng lao động không chỉ nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP về trình tự thủ tục mà còn phải quán triệt nguyên tắc ưu tiên bảo vệ đối tượng yếu thế. Ở chiều ngược lại, người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở cần hiểu rõ quyền của mình để tham gia đầy đủ vào quá trình giải quyết, bảo đảm mọi quyết định kỷ luật đều khách quan, công bằng và phù hợp với mục tiêu quản trị nguồn nhân lực bền vững.
