Tổng quan quy định về tố cáo nội bộ và bảo vệ người lao động tố cáo nội bộ
Đặt vấn đề
Trong môi trường làm việc hiện nay, doanh nghiệp không chỉ theo đuổi mục tiêu lợi nhuận mà còn phải xây dựng một nền văn hóa liêm chính, an toàn và tôn trọng con người. Khi quy mô hoạt động lớn hơn và chuỗi quy trình phức tạp hơn, nguy cơ xảy ra vi phạm nội bộ cũng tăng theo, từ quản lý tài chính, mua sắm, an toàn vệ sinh lao động cho đến bình đẳng, phòng ngừa quấy rối và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Trong bối cảnh đó, cơ chế tiếp nhận và xử lý thông tin từ người lao động về hành vi vi phạm trong nội bộ doanh nghiệp trở thành một tuyến cảnh báo sớm, giúp phát hiện, ngăn chặn và khắc phục kịp thời rủi ro, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của tập thể người lao động.
Tố cáo nội bộ và bảo vệ người lao động tố cáo nội bộ gắn liền với hai yêu cầu cốt lõi. Thứ nhất là xây dựng một kênh an toàn, dễ tiếp cận và công bằng để người lao động có thể báo tin về vi phạm mà không sợ bị trù dập hoặc phân biệt đối xử. Thứ hai là vận hành một quy trình xác minh và xử lý khách quan, minh bạch, tôn trọng nhân phẩm và đời sống riêng tư của các bên liên quan, đồng thời gắn trách nhiệm đến cùng đối với hành vi sai phạm. Hai yêu cầu này cần được đặt trên nền tảng quản trị đồng bộ, kết nối bộ phận nhân sự, pháp chế, kiểm soát nội bộ, an toàn lao động, công nghệ thông tin và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Thực tiễn cho thấy nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn ở các khâu thiết kế và vận hành. Khó khăn thường thấy là thiếu quy trình thống nhất; chưa phân định rõ giữa phản ánh, kiến nghị, khiếu nại và tố cáo; thiếu nhiều kênh tiếp nhận an toàn; chưa bảo đảm bí mật danh tính người cung cấp thông tin; chưa có cơ chế ngăn ngừa và xử lý dứt điểm hành vi trả thù, trù dập; và còn lúng túng khi xử lý dữ liệu cá nhân phát sinh từ hồ sơ tố cáo. Bên cạnh đó, áp lực từ đối tác trong chuỗi cung ứng, yêu cầu công bố về môi trường, xã hội và quản trị, cùng sự phát triển của hạ tầng số khiến doanh nghiệp cần sớm chuẩn hóa toàn bộ cơ chế, tránh cách làm đối phó hoặc chỉ xử lý khi sự việc đã phát sinh hậu quả.
Từ khóa: tố cáo nội bộ, bảo vệ, người lao động
I. Khung pháp lý hiện hành về tố cáo nội bộ trong doanh nghiệp và bảo vệ người lao động tố cáo
Đặt trong bối cảnh pháp luật Việt Nam hiện hành, tố cáo là việc cá nhân theo thủ tục luật định báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Khái niệm này được xác lập tại Điều 2 của Luật Tố cáo năm 2018, là nền tảng để nhận diện và phân biệt tố cáo với khiếu nại, kiến nghị, phản ánh trong nội bộ doanh nghiệp. Luật Tố cáo đồng thời đặt ra cơ chế bảo vệ người tố cáo theo Chương VI, bao gồm bảo vệ bí mật thông tin, bảo vệ vị trí công tác, việc làm, thu nhập và các điều kiện bảo vệ khác.
Trong quan hệ lao động, pháp luật chưa dùng thuật ngữ riêng để chỉ “tố cáo nội bộ”, nhưng nhiều văn bản đang điều chỉnh các thiết chế nội bộ nhằm tiếp nhận, xử lý thông tin vi phạm và bảo vệ người cung cấp thông tin. Bộ luật Lao động năm 2019 quy định các hành vi bị nghiêm cấm, trong đó có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, phân biệt đối xử và cưỡng bức lao động. Các quy định này tạo cơ sở để doanh nghiệp thiết kế cơ chế tiếp nhận, xử lý tố cáo nội bộ đối với hành vi vi phạm pháp luật lao động hoặc xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và tập thể lao động.
Nghị định số 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Bộ luật Lao động đã xác lập thiết chế đối thoại tại nơi làm việc và quy chế dân chủ ở cơ sở, yêu cầu người sử dụng lao động tổ chức đối thoại định kỳ, công khai nội dung chính của đối thoại, bố trí kênh tiếp nhận ý kiến và kiến nghị của người lao động. Những kênh này là hạ tầng thể chế quan trọng để vận hành cơ chế tố cáo nội bộ trong doanh nghiệp, nhất là khi thông tin ban đầu thường phát sinh từ phản ánh, kiến nghị, khiếu nại hoặc báo cáo rủi ro của người lao động. Việc không ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở, không tổ chức đối thoại hoặc không công khai nội dung chính của đối thoại là hành vi bị xử phạt theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Đối với nhóm hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động: xây dựng, công khai và thực hiện quy chế phòng, chống quấy rối tình dục; thiết lập quy trình tiếp nhận, xác minh, xử lý khiếu nại, tố cáo; bảo vệ bí mật, danh dự, nhân phẩm, uy tín, an toàn cho người tố cáo, người bị tố cáo, người bị quấy rối và các bên liên quan; phối hợp với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để hỗ trợ nạn nhân. Đây là nền tảng pháp lý trực tiếp cho một mảng quan trọng của tố cáo nội bộ trong doanh nghiệp.
Pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng đang đặt ra chuẩn mực bổ trợ cho cơ chế tố cáo nội bộ. Nghị định số 13/2023/NĐ-CP yêu cầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân phải triển khai biện pháp tổ chức và kỹ thuật để bảo vệ dữ liệu cá nhân; ghi nhật ký xử lý dữ liệu; xử lý và thông báo vi phạm dữ liệu; đồng thời gắn trách nhiệm người đứng đầu và nhân sự chuyên trách. Hồ sơ tố cáo nội bộ thường chứa dữ liệu cá nhân và thậm chí dữ liệu nhạy cảm (ví dụ tình dục, sức khỏe, đời sống riêng tư), do đó việc tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP là một lớp bảo vệ then chốt song hành với nghĩa vụ giữ bí mật người tố cáo theo Luật Tố cáo.
Khía cạnh chế tài, Bộ luật Hình sự năm 2015 quy định tội xâm phạm quyền khiếu nại, tố cáo tại Điều 166. Người nào dùng vũ lực, đe dọa dùng vũ lực hoặc có hành vi khác nhằm cản trở việc khiếu nại, tố cáo, việc xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc việc xử lý người bị khiếu nại, tố cáo có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Quy định này tăng cường tính răn đe đối với hành vi trả thù, trù dập người tố cáo, trong đó có người lao động tố cáo nội bộ.
II. Bảo vệ người lao động tố cáo nội bộ
Trước hết, bảo vệ người tố cáo là cơ chế mang tính luật chung, áp dụng với cả trường hợp người lao động tố cáo đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền về hành vi vi phạm trong doanh nghiệp. Theo Điều 47 Luật Tố cáo năm 2018, người được bảo vệ gồm người tố cáo và người thân thích của họ trong phạm vi luật định; nội dung bảo vệ gồm bảo vệ bí mật thông tin, bảo vệ vị trí công tác, việc làm, tính mạng, sức khỏe, tài sản, danh dự, nhân phẩm. Điều 49 đòi hỏi giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích và các thông tin cá nhân khác của người tố cáo trong quá trình xử lý. Các biện pháp bảo vệ và thẩm quyền áp dụng được quy định cụ thể trong Chương VI, đồng thời Nghị định số 31/2019/NĐ-CP quy định chi tiết về căn cứ, thủ tục áp dụng, thay đổi, chấm dứt biện pháp bảo vệ.
Đối với người lao động, bảo vệ vị trí việc làm và thu nhập là vấn đề trọng yếu. Thông tư số 08/2020/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định về việc bảo vệ vị trí việc làm và thu nhập đối với người tố cáo là người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại doanh nghiệp. Thông tư này xác lập cơ chế yêu cầu dừng ngay việc xử lý kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, điều chuyển bất lợi, cắt giảm thu nhập, hoặc các hành vi trả thù, trù dập khi có căn cứ xác định người lao động là người tố cáo hoặc người phối hợp tố cáo; đồng thời yêu cầu phục hồi quyền, lợi ích bị xâm hại và bố trí công việc an toàn khi có nguy cơ bị xâm hại. Trách nhiệm cụ thể của người sử dụng lao động, cơ quan thanh tra lao động và việc phối hợp thực hiện được quy định chi tiết tại Điều 7 và các điều liên quan.
Trong thiết chế nội bộ của doanh nghiệp, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP yêu cầu xây dựng và công khai quy chế phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, trong đó bắt buộc có quy trình tiếp nhận, xác minh, xử lý tố cáo và bảo vệ các bên liên quan. Người sử dụng lao động có trách nhiệm tiếp nhận và xử lý tố cáo một cách kịp thời, khách quan, bảo đảm nguyên tắc giữ bí mật, không phân biệt đối xử và không trả thù. Đây là biểu hiện điển hình của tố cáo nội bộ trong doanh nghiệp theo pháp luật lao động hiện hành.
Bên cạnh đó, pháp luật lao động và pháp luật về tổ chức đại diện người lao động đặt ra rào chắn chống mọi hành vi phân biệt đối xử, cản trở quyền công đoàn và quyền đại diện. Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định mức xử phạt đối với người sử dụng lao động có hành vi phân biệt đối xử vì lý do thành lập, gia nhập hoặc hoạt động tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, bao gồm phân biệt về tiền lương, thời giờ làm việc hoặc các quyền và nghĩa vụ khác trong quan hệ lao động. Những chuẩn mực này có ý nghĩa trực tiếp trong bối cảnh tố cáo nội bộ khi nhiều vụ việc gắn với hoạt động đại diện, thương lượng và bảo vệ người tố cáo do tổ chức đại diện người lao động hỗ trợ.
Về thủ tục và thẩm quyền áp dụng biện pháp bảo vệ, Luật Tố cáo cho phép người tố cáo đề nghị áp dụng ngay biện pháp bảo vệ khi có căn cứ cho rằng tính mạng, sức khỏe, tài sản, danh dự, nhân phẩm, vị trí công tác, việc làm, thu nhập có nguy cơ bị xâm hại. Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, chuyển đơn tố cáo hoặc giải quyết tố cáo căn cứ tình hình cụ thể để ra quyết định bảo vệ, áp dụng biện pháp phù hợp, thay đổi hoặc chấm dứt khi không còn căn cứ. Trong phạm vi quan hệ lao động, cơ quan thanh tra lao động có trách nhiệm phối hợp với doanh nghiệp để tổ chức thực hiện biện pháp bảo vệ vị trí việc làm và thu nhập theo Thông tư số 08/2020/TT-BLĐTBXH.
Bảo vệ bí mật thông tin người tố cáo phải gắn liền với bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nghị định số 13/2023/NĐ-CP yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu cá nhân có nghĩa vụ áp dụng biện pháp an toàn, bảo mật, ghi nhật ký xử lý; phân công nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu; xử lý và thông báo vi phạm dữ liệu; phối hợp cơ quan nhà nước trong thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về dữ liệu cá nhân. Do hồ sơ tố cáo nội bộ thường chứa dữ liệu nhạy cảm, doanh nghiệp cần nhận diện rõ căn cứ xử lý, mục đích tối thiểu, thời hạn lưu trữ và quyền của chủ thể dữ liệu để vừa tuân thủ Luật Tố cáo, vừa tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP.
Cuối cùng, pháp luật hình sự bảo đảm cơ chế răn đe đối với hành vi xâm phạm quyền tố cáo. Điều 166 Bộ luật Hình sự quy định hình phạt đối với hành vi cản trở việc tố cáo hoặc việc xử lý người bị tố cáo. Trong thực tiễn quan hệ lao động, quy định này giúp người lao động yên tâm hơn khi thực hiện quyền tố cáo, đồng thời buộc người sử dụng lao động phải tuân thủ nghiêm các biện pháp bảo vệ, tránh mọi hành vi trả thù, trù dập người tố cáo.
III. Thiết kế và vận hành cơ chế tố cáo nội bộ đúng pháp luật cho người sử dụng lao động
Thứ nhất, người sử dụng lao động cần thiết kế một cơ chế tố cáo nội bộ thống nhất, gắn với hệ thống quản trị tuân thủ của doanh nghiệp và phù hợp với quy mô, ngành nghề. Trụ cột pháp lý gồm: nội quy lao động, quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, quy chế phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và quy trình xử lý tố cáo nội bộ. Nội quy lao động và các quy chế phải được xây dựng, đăng ký và công khai theo Bộ luật Lao động và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, kèm kênh tiếp nhận thông tin an toàn, thuận tiện như địa chỉ thư điện tử chuyên trách, đường dây nóng, hộp thư góp ý niêm phong, cổng nội bộ và đầu mối nhân sự độc lập. Không ban hành hoặc không tổ chức thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở, không tổ chức đối thoại định kỳ có thể bị xử phạt theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.
Thứ hai, quy trình tiếp nhận và sàng lọc thông tin phải rõ ràng, bảo đảm tính bí mật và khách quan. Quy trình cần quy định: cách thức nộp thông tin; biểu mẫu; cơ chế tiếp nhận ẩn danh; tiêu chí phân loại theo tính chất vụ việc (vi phạm pháp luật lao động, quấy rối, an toàn, gian lận, tham nhũng nội bộ); thời hạn phản hồi; thẩm quyền xác minh; và cơ chế chuyển tuyến khi vụ việc thuộc thẩm quyền cơ quan nhà nước. Khi vụ việc thuộc nhóm quấy rối tình dục tại nơi làm việc, doanh nghiệp thực hiện quy trình theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP, bảo đảm bảo vệ người tố cáo, người bị tố cáo và người liên quan, xử lý kỷ luật theo đúng trình tự, đồng thời không xâm hại danh dự, nhân phẩm của các bên.
Thứ ba, cơ chế bảo vệ người tố cáo cần được kích hoạt sớm, dựa trên đánh giá rủi ro và căn cứ pháp lý. Khi có dấu hiệu người lao động là người tố cáo hoặc người phối hợp tố cáo có nguy cơ bị xâm hại vị trí việc làm, thu nhập hoặc an toàn, bộ phận phụ trách tuân thủ và bộ phận nhân sự phải chủ động áp dụng các biện pháp tạm thời như tạm dừng xử lý kỷ luật, tạm dừng điều chuyển bất lợi, bố trí công việc an toàn, kiểm soát truy cập thông tin cá nhân của người tố cáo, đồng thời báo cơ quan thanh tra lao động để phối hợp nếu cần. Việc phục hồi quyền, lợi ích và bồi thường thiệt hại phải thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư số 08/2020/TT-BLĐTBXH, trên cơ sở quyết định hoặc yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền khi người lao động có đề nghị bảo vệ theo Luật Tố cáo.
Thứ tư, quản trị dữ liệu hồ sơ tố cáo nội bộ phải tuân thủ Nghị định số 13/2023/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lập bản đồ dữ liệu cho luồng tiếp nhận, xác minh, kết luận và xử lý; xác định vai trò bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu và bên thứ ba; áp dụng nguyên tắc thu thập tối thiểu, mục đích cụ thể, giới hạn thời hạn lưu trữ; phân quyền truy cập trên cơ sở vai trò; mã hóa, ẩn danh hóa khi chia sẻ; ghi nhật ký xử lý; đánh giá tác động bảo vệ dữ liệu khi xử lý dữ liệu nhạy cảm; và quy chuẩn hóa quy trình thông báo vi phạm dữ liệu. Việc bổ nhiệm nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, đào tạo nhận thức và thử nghiệm diễn tập ứng phó vi phạm dữ liệu là yêu cầu thực chất để bảo vệ danh tính người tố cáo.
Thứ năm, kết nối cơ chế tố cáo nội bộ với đối thoại định kỳ và quy chế dân chủ ở cơ sở để phòng ngừa rủi ro và củng cố niềm tin. Người sử dụng lao động cần bảo đảm có kênh đối thoại hai chiều, ghi nhận và phản hồi kiến nghị của người lao động về điều kiện làm việc, an toàn, lương thưởng, phúc lợi, bình đẳng và chống quấy rối; định kỳ công khai thống kê ẩn danh về số lượng vụ việc đã tiếp nhận và cách thức xử lý; cam kết không trả thù, không phân biệt đối xử đối với người tố cáo hoặc người hợp tác cung cấp thông tin; phối hợp chặt chẽ với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để hỗ trợ người bị xâm hại và tăng cường giám sát nội bộ.
Thứ sáu, xây dựng chính sách không phân biệt đối xử và chống trả thù, gắn với chế tài nội bộ và trách nhiệm của người quản lý. Doanh nghiệp cần quy định rõ hành vi trả thù, trù dập người tố cáo là vi phạm nghiêm trọng kỷ luật lao động; quy định trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận nếu để xảy ra hoặc dung túng hành vi trả thù; và chủ động đào tạo người quản lý về tiếp nhận, xử lý tố cáo và bảo vệ người tố cáo. Việc phân biệt đối xử liên quan đến việc thành lập, gia nhập hoặc hoạt động của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở bị xử phạt theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, do đó cần cơ chế kiểm soát quyết định nhân sự để ngăn chặn các hệ quả bất lợi trái pháp luật.
Thứ bảy, xác lập cơ chế phối hợp với cơ quan nhà nước và lộ trình chuyển tuyến. Khi vụ việc có dấu hiệu vi phạm hình sự hoặc vượt thẩm quyền, doanh nghiệp phải chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền, đồng thời thông báo cho người tố cáo về việc chuyển tuyến. Với các vụ việc thuộc thẩm quyền thanh tra lao động, doanh nghiệp chủ động phối hợp với cơ quan thanh tra để áp dụng biện pháp bảo vệ vị trí việc làm, thu nhập và khắc phục hậu quả nếu có, theo Thông tư số 08/2020/TT-BLĐTBXH và Luật Tố cáo. Những trường hợp có dấu hiệu cản trở quyền tố cáo cần được báo cáo kịp thời, vì hành vi này có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 166 Bộ luật Hình sự.
Thứ tám, hoàn thiện cơ chế đánh giá và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp nên đưa các chỉ số như thời gian xử lý, tỷ lệ bảo mật giữ vững, tỷ lệ hành động khắc phục hoàn thành, mức độ hài lòng của người tố cáo sau xử lý vào hệ thống chỉ số quản trị; tổ chức kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá độc lập hàng năm đối với cơ chế tố cáo; diễn tập ứng phó rò rỉ dữ liệu; cập nhật quy trình theo sửa đổi pháp luật về lao động, tố cáo và bảo vệ dữ liệu cá nhân; và tham khảo hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức đại diện người lao động để nâng cao hiệu quả bảo vệ.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần tích hợp truyền thông nội bộ, đào tạo định kỳ về văn hóa không khoan nhượng với vi phạm, tôn trọng nhân phẩm, bình đẳng, an toàn và minh bạch. Chính sách rõ ràng, quy trình thông suốt, dữ liệu được bảo vệ và lãnh đạo cam kết là bốn yếu tố quyết định để một cơ chế tố cáo nội bộ vận hành đúng pháp luật và thực sự hữu hiệu trong bảo vệ người lao động.
Kết luận
Tố cáo nội bộ là biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp coi trọng trung thực, tôn trọng và trách nhiệm. Một cơ chế tiếp nhận, xác minh, xử lý thông tin vận hành tốt giúp phát hiện sớm vi phạm, khắc phục kịp thời, bảo vệ uy tín và nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời tạo niềm tin để người lao động yên tâm lên tiếng. Cốt lõi của cơ chế hiệu quả dựa trên bốn trụ cột: chính sách, quy trình và trách nhiệm rõ ràng; nhiều kênh tiếp nhận an toàn và bảo mật; biện pháp bảo vệ người tố cáo được kích hoạt sớm để ngăn trả thù, trù dập và điều chuyển bất lợi; quản trị dữ liệu chặt chẽ với mục đích, phạm vi, thời hạn lưu trữ và phân quyền phù hợp.
Yếu tố quyết định là cam kết của lãnh đạo đi kèm nguồn lực, đào tạo định kỳ, phối hợp với tổ chức đại diện người lao động và giám sát độc lập để bảo đảm khách quan. Mọi quyết định xử lý cần tập trung khắc phục hậu quả, phục hồi quyền và lợi ích hợp pháp, đồng thời áp dụng kỷ luật nội bộ công bằng, tương xứng. Cơ chế tố cáo nội bộ phải được cải tiến liên tục: tổng kết sau mỗi vụ việc, cập nhật quy trình, nâng cấp bảo mật dữ liệu và hoàn thiện phản hồi. Việc công khai định kỳ thông tin tổng hợp ở mức phù hợp giúp tăng minh bạch mà vẫn giữ kín danh tính. Khi gắn liền với chương trình đạo đức nghề nghiệp, an toàn vệ sinh lao động, bình đẳng, phòng ngừa quấy rối, bảo vệ dữ liệu và quản trị rủi ro, doanh nghiệp sẽ xây dựng được hệ thống bền vững, tạo môi trường làm việc an toàn, công bằng và liêm chính.
