Tổng quan quy định về ngừng việc và lương ngừng việc

Đặt vấn đề

Trong bối cảnh sản xuất, kinh doanh thường xuyên chịu tác động của sự cố kỹ thuật, đứt gãy chuỗi cung ứng, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm hoặc yêu cầu tạm dừng hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tình huống người lao động phải tạm thời dừng thực hiện công việc theo hợp đồng xuất hiện ngày càng phổ biến. Vấn đề “ngừng việc và lương ngừng việc” vì vậy trở thành một nội dung cốt lõi của quản trị quan hệ lao động, đòi hỏi cách tiếp cận vừa bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động về thu nhập và thời giờ làm việc, vừa tạo dư địa hợp lý để người sử dụng lao động ứng phó gián đoạn mà vẫn duy trì khả năng vận hành.

Từ khóa: ngừng việc, lương ngừng việc

I. Khung pháp lý và khái niệm nền tảng

1. Khái niệm “ngừng việc” theo pháp luật và cấu trúc điều chỉnh

Bộ luật Lao động năm 2019 không đưa ra một định nghĩa riêng biệt cho thuật ngữ “ngừng việc”, nhưng sử dụng nhất quán khái niệm này để chỉ tình huống người lao động phải tạm thời dừng thực hiện công việc theo hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định. Trường hợp ngừng việc và cách xác định tiền lương ngừng việc được điều chỉnh trực tiếp tại Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019. Quy định của Điều 99 phân biệt theo căn nguyên dẫn tới ngừng việc: do lỗi của người sử dụng lao động; do lỗi của người lao động; hoặc do các lý do khách quan như sự cố về điện, nước, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, di dời theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lý do kinh tế. Nguyên tắc hạt nhân là: nếu do lỗi của người sử dụng lao động thì trả đủ tiền lương theo hợp đồng; nếu do lỗi của người lao động thì người đó không được trả, còn những người lao động khác phải ngừng việc theo thì được thỏa thuận nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu; nếu do lý do khách quan thì các bên thỏa thuận, nhưng phải tuân thủ ngưỡng tối thiểu theo mốc 14 ngày làm việc (khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019).

Song song với đó, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP – văn bản hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động – khẳng định rằng “thời giờ phải ngừng việc không do lỗi của người lao động” là thời giờ được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương (Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP). Quy định này có ý nghĩa quan trọng ở chỗ: khi ngừng việc không do lỗi của người lao động, khoảng thời gian đó vẫn được ghi nhận là thời giờ làm việc hưởng lương theo cơ chế thỏa thuận và bảo đảm mức tối thiểu theo vùng.

2. Phân biệt “ngừng việc” – “tạm đình chỉ công việc” – “làm công việc khác so với hợp đồng”

Thứ nhất, “ngừng việc” theo Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019 là tình huống chung phát sinh do lỗi của một bên hoặc do sự kiện khách quan, khiến người lao động phải tạm dừng thực hiện công việc; hệ quả về tiền lương ngừng việc được xác định theo căn nguyên và mốc thời gian (Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019).

Thứ hai, “tạm đình chỉ công việc” theo Điều 128 Bộ luật Lao động năm 2019 là một biện pháp thủ tục trong quy trình xử lý kỷ luật lao động, áp dụng khi cần ngăn chặn hoặc làm rõ hành vi vi phạm. Thời hạn tạm đình chỉ tối đa là 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày. Trong thời gian tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương trước khi bị đình chỉ; kết thúc thời hạn, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc; nếu không xử lý kỷ luật thì phải trả đủ phần tiền lương còn thiếu cho thời gian bị tạm đình chỉ (Điều 128 Bộ luật Lao động năm 2019). Đây không phải là “ngừng việc” theo Điều 99.

Thứ ba, “tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng” theo Điều 29 Bộ luật Lao động năm 2019 cho phép người sử dụng lao động chuyển người lao động trong giới hạn 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm, trừ khi có thỏa thuận bằng văn bản. Nếu yêu cầu vượt ngưỡng mà người lao động không đồng ý dẫn tới phải ngừng việc, người sử dụng lao động phải trả lương ngừng việc theo Điều 99 (khoản 3 Điều 29 Bộ luật Lao động năm 2019).

3. Nguyên tắc tiền lương và vai trò của mức lương tối thiểu vùng

Bộ luật Lao động năm 2019 xác định mức lương tối thiểu là mức thấp nhất làm căn cứ trả lương cho người lao động làm công việc giản đơn nhất trong điều kiện bình thường, được xác lập theo vùng và điều chỉnh theo khuyến nghị của Hội đồng tiền lương quốc gia (Điều 91 Bộ luật Lao động năm 2019). Khi pháp luật về ngừng việc yêu cầu “không thấp hơn mức lương tối thiểu”, đó chính là mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ ấn định theo từng thời kỳ. Hiện nay, mức lương tối thiểu vùng đang do Nghị định số 74/2024/NĐ-CP điều chỉnh và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2024.

4. Thời giờ ngừng việc và hệ quả tính vào thời giờ làm việc

Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP xác định khoảng thời gian phải ngừng việc không do lỗi của người lao động được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương. Quy định này có ý nghĩa trong hạch toán thời giờ, công nhật và các quyền lợi gắn với thời giờ làm việc (ví dụ xét thi đua theo thời giờ, một số phụ cấp nếu quy chế nội bộ có liên hệ với dữ liệu chấm công).

II. Cấu trúc nghĩa vụ trả lương ngừng việc theo từng căn nguyên và mốc thời gian

1. Ngừng việc do lỗi của người sử dụng lao động

Theo khoản 1 Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019, nếu việc ngừng việc xảy ra do lỗi của người sử dụng lao động, người lao động được trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động. Đây là quy tắc trách nhiệm thuộc phạm vi quản trị của người sử dụng lao động, nhằm phục hồi nguyên trạng thu nhập cho người lao động. Trên thực tế, bộ phận nhân sự nên ban hành quyết định ngừng việc, lập biên bản sự cố và xác nhận thời gian ngừng việc do lỗi của người sử dụng lao động để làm căn cứ chi trả “đủ tiền lương theo hợp đồng”, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và bảo hiểm theo quy định.

2. Ngừng việc do lỗi của người lao động

Khoản 2 Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019 đặt ra hai tầng xử lý. Thứ nhất, người lao động gây ra lỗi dẫn đến ngừng việc không được trả lương cho thời gian ngừng việc của chính mình. Thứ hai, những người lao động khác trong cùng đơn vị buộc phải ngừng việc do hệ quả từ lỗi của người lao động nêu trên sẽ được trả lương theo mức do hai bên thỏa thuận, nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Do vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi đơn vị phải ngừng việc, có biên bản kết luận lỗi minh bạch và ban hành thỏa thuận mức chi trả phù hợp với địa bàn áp dụng theo Nghị định số 74/2024/NĐ-CP.

3. Ngừng việc do lý do khách quan, thiên tai, dịch bệnh nguy hiểm, di dời theo yêu cầu, lý do kinh tế

Khoản 3 Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019 thiết kế cơ chế thỏa thuận đi kèm mức sàn tối thiểu theo mốc thời gian. Trường hợp ngừng việc từ 14 ngày làm việc trở xuống, tiền lương ngừng việc do các bên thỏa thuận, nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Trường hợp ngừng việc trên 14 ngày làm việc, các bên tiếp tục thỏa thuận cho toàn bộ thời gian, nhưng phải bảo đảm 14 ngày đầu tiên không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Việc xác lập mốc 14 ngày nhằm ghi nhận tính kéo dài của gián đoạn sản xuất – kinh doanh và yêu cầu bảo lưu mức sàn tối thiểu cho giai đoạn đầu.

4. Ngừng việc do hệ quả không đồng ý làm công việc khác vượt quá 60 ngày (Điều 29 Bộ luật Lao động năm 2019)

Theo Điều 29, khi người sử dụng lao động tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng, tổng thời gian chuyển tối đa là 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm, trừ khi có thỏa thuận bằng văn bản. Nếu yêu cầu vượt ngưỡng mà người lao động không đồng ý dẫn tới phải ngừng việc, người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương ngừng việc theo Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019. Quy tắc này thúc đẩy doanh nghiệp cân nhắc giữa nhu cầu sản xuất – kinh doanh với giới hạn pháp lý và khuyến khích thương lượng bằng văn bản khi cần thiết.

5. Tính vào thời giờ làm việc đối với ngừng việc không do lỗi của người lao động

Điểm then chốt của Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP là “Thời giờ phải ngừng việc không do lỗi của người lao động” được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương. Quy định này bảo đảm dữ liệu công – lương của người lao động không bị “trắng công” trong thời gian ngừng việc ngoài ý chí của họ, đồng thời tạo căn cứ để ghi nhận quyền lợi theo thang bảng lương và quy chế nội bộ.

III. Tổ chức thực hiện, rủi ro pháp lý và khuyến nghị vận dụng

1. Quy trình nội bộ khi phát sinh ngừng việc

Một là, xác định căn nguyên: lỗi của người sử dụng lao động, lỗi của người lao động hay lý do khách quan (sự cố điện, nước, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, di dời theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lý do kinh tế). Hai là, lập hồ sơ gồm quyết định hoặc thông báo ngừng việc, biên bản hiện trạng và thời điểm bắt đầu – kết thúc, danh sách người lao động bị ảnh hưởng, biên bản xác định lỗi (nếu có). Ba là, thỏa thuận mức chi trả: (i) nếu do lỗi của người sử dụng lao động, trả đủ tiền lương theo hợp đồng; (ii) nếu do lỗi của người lao động, không trả cho người gây lỗi và thỏa thuận cho người bị ảnh hưởng nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng; (iii) nếu do lý do khách quan, thỏa thuận theo cơ chế mốc 14 ngày. Bốn là, ghi nhận thời giờ: với ngừng việc không do lỗi của người lao động, hạch toán vào thời giờ làm việc được hưởng lương theo Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Năm là, chi trả – quyết toán đúng kỳ, đúng hạn và minh bạch theo Điều 95 đến Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019.

2. Thiết kế quy chế – điều khoản mẫu để định hình kỳ vọng

Để giảm thiểu tranh chấp, doanh nghiệp nên chuẩn hóa tại nội quy lao động và quy chế trả lương: tiêu chí kích hoạt ngừng việc; cách xác định phạm vi đơn vị phải ngừng việc; khung mức chi trả theo các kịch bản (ngắn hạn/dài hạn; ngừng toàn bộ/một phần); cơ chế thương lượng nhanh; quy trình kết nối với biện pháp tạm đình chỉ công việc khi xuất hiện nghi vấn vi phạm kỷ luật (tuân thủ Điều 128 về điều kiện, thời hạn, mức tạm ứng 50% lương tạm thời; phân biệt với “ngừng việc”). Một điều khoản tham khảo thường dùng: “Trong trường hợp ngừng việc do sự kiện bất khả kháng hoặc khách quan theo khoản 3 Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019, Công ty và người lao động sẽ thương lượng mức lương ngừng việc cho từng đợt; đối với 14 ngày làm việc đầu tiên, mức chi trả không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo nghị định của Chính phủ đang có hiệu lực.”

3. Liên hệ với việc tạm thời chuyển làm công việc khác để hạn chế ngừng việc không cần thiết

Khi xuất hiện khó khăn đột xuất (thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, nhu cầu sản xuất – kinh doanh), Điều 29 cho phép tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác trong giới hạn 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm và phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc, bố trí công việc phù hợp. Trong 30 ngày đầu, nếu lương công việc mới thấp hơn lương cũ thì vẫn giữ nguyên lương cũ; sau đó lương ít nhất bằng 85% lương cũ nhưng không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Nếu vượt ngưỡng 60 ngày mà người lao động không đồng ý, doanh nghiệp không nên áp đặt vì hệ quả pháp lý là ngừng việc và nghĩa vụ trả lương ngừng việc theo Điều 99.

4. Phòng ngừa rủi ro tranh chấp và chuẩn bị bằng chứng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ: (i) biên bản sự cố, thông báo của cơ quan nhà nước (nếu có), lệnh di dời/đóng cửa tạm thời để chứng minh lý do khách quan; (ii) chứng từ lương thể hiện mức chi trả đã thỏa thuận và so sánh với mức lương tối thiểu vùng đang hiệu lực theo Nghị định số 74/2024/NĐ-CP; (iii) bảng chấm công ghi nhận thời giờ ngừng việc không do lỗi của người lao động đã được tính vào thời giờ làm việc được hưởng lương theo Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Những điểm dễ phát sinh tranh chấp gồm: xác định căn nguyên, áp dụng mức tối thiểu theo đúng địa bàn, tính đúng mốc 14 ngày theo ngày làm việc, và hạch toán thời giờ.

5. Quan hệ với biện pháp tạm đình chỉ công việc

Tạm đình chỉ công việc (Điều 128 Bộ luật Lao động năm 2019) là biện pháp thủ tục trong quy trình kỷ luật, có mức tạm ứng 50% lương và thời hạn chặt chẽ; nếu không xử lý kỷ luật thì phải trả đủ phần còn thiếu cho thời gian đình chỉ. Khi mục đích là làm rõ vi phạm, hãy áp dụng đúng chế định Điều 128; khi mục đích là ứng phó sự cố, lý do khách quan hoặc lỗi thuộc một bên khiến công việc dừng lại, hãy áp dụng Điều 99 về ngừng việc và lương ngừng việc.

6. Một số lưu ý thực hành bổ sung

Thứ nhất, về kỳ trả lương và minh bạch thông tin: tuân thủ đúng thời hạn/kỳ trả, có bảng kê chi tiết (Điều 95, Điều 96, Điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019). Thứ hai, về mối liên hệ với mức tối thiểu vùng: khi thỏa thuận theo ngày hoặc theo giờ, cần quy đổi để bảo đảm không thấp hơn mức tối thiểu vùng theo nghị định hiện hành. Thứ ba, về dự phòng tranh chấp: tất cả các trao đổi và thỏa thuận về mức lương ngừng việc nên được lập thành văn bản hoặc biên bản họp, kèm xác nhận điện tử khi cần, nhất là trong giai đoạn ngừng việc kéo dài trên 14 ngày làm việc.

Kết luận

Hệ thống quy định hiện hành về ngừng việc và lương ngừng việc trong pháp luật lao động Việt Nam được cấu trúc trên ba trụ cột: (i) căn nguyên dẫn tới ngừng việc (lỗi của người sử dụng lao động, lỗi của người lao động, hoặc lý do khách quan); (ii) mốc 14 ngày làm việc với cơ chế bảo đảm mức lương tối thiểu vùng; (iii) sự liên thông giữa Điều 99 Bộ luật Lao động năm 2019 và các thiết chế hỗ trợ (Điều 58 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP về tính thời giờ hưởng lương; Điều 29 về tạm thời chuyển làm công việc khác; Điều 128 về tạm đình chỉ công việc). Khi vận dụng đúng và minh bạch bằng quy trình, biểu mẫu và thỏa thuận, doanh nghiệp vừa bảo đảm tuân thủ pháp luật vừa bảo vệ được quyền lợi thu nhập tối thiểu và dữ liệu thời giờ công của người lao động trong các tình huống gián đoạn sản xuất – kinh doanh.