Chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ
Đặt vấn đề
Chuyển đổi số, tự động hóa và tái cấu trúc dây chuyền sản xuất đang làm thay đổi sâu sắc nhu cầu kỹ năng và cơ cấu việc làm trong doanh nghiệp. Để dung hòa quyền tự do kinh doanh với quyền được bảo vệ việc làm và an sinh của người lao động, Bộ luật Lao động năm 2019 thiết lập cơ chế chấm dứt hợp đồng lao động vì thay đổi cơ cấu, công nghệ tại Điều 42, kèm các thủ tục bắt buộc như xây dựng phương án sử dụng lao động (Điều 44), thông báo bằng văn bản (Điều 45), chi trả trợ cấp mất việc làm (Điều 47) và thời hạn quyết toán (Điều 48). Trên nền tảng đó, việc chấm dứt hợp đồng vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ chỉ hợp pháp khi có căn cứ khách quan, minh chứng đầy đủ, đã ưu tiên đào tạo lại và bố trí công việc khác, đồng thời tuân thủ quy trình tham vấn, công khai, thông báo. Bài viết phân tích khuôn khổ pháp lý, trình tự thủ tục và chế độ đối với người lao động, qua đó đề xuất cách áp dụng để hạn chế rủi ro tranh chấp trong bối cảnh đổi mới công nghệ diễn ra nhanh.
Từ khóa: chấm dứt hợp đồng lao động, thay đổi cơ cấu, công nghệ
1. Khái quát về chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ
Việc ứng dụng công nghệ mới, tự động hóa dây chuyền, chuyển đổi số hoặc thay đổi thiết kế sản phẩm có thể làm giảm nhu cầu sử dụng lao động hoặc đòi hỏi cơ cấu kỹ năng khác biệt. Pháp luật lao động Việt Nam thừa nhận hiện tượng này và thiết lập một khuôn khổ thủ tục nghiêm ngặt để người sử dụng lao động được chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ nhưng vẫn bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Cơ sở pháp lý trọng yếu gồm: Bộ luật Lao động năm 2019; Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều về điều kiện lao động và quan hệ lao động; Nghị định số 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động; cùng các văn bản có liên quan về bảo hiểm thất nghiệp trong Luật Việc làm 2013 và Nghị định số 61/2020/NĐ-CP.
Về khái niệm theo luật, chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ trong thực tiễn được hiểu là trường hợp người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc thuộc khoản 11 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019, tức chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 42 (thay đổi cơ cấu, công nghệ) hoặc Điều 43 (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê; chuyển đổi loại hình; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản), với trọng tâm bài viết là Điều 42 về thay đổi cơ cấu, công nghệ.
Khoản 1 Điều 42 xác định ba nhóm tình huống được coi là “thay đổi cơ cấu, công nghệ”: (a) thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; (b) thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề của người sử dụng lao động; (c) thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm. Đây là khái niệm pháp định làm chuẩn mực để xem xét tính hợp pháp của quyết định chấm dứt hợp đồng lao động vì công nghệ.
Đối chiếu cơ chế này với các trường hợp khác: “vì lý do kinh tế” (khủng hoảng, suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách, pháp luật khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế) cũng đặt trong Điều 42 nhưng có dấu hiệu pháp lý khác; còn trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập… thuộc Điều 43 với nghĩa vụ riêng của người sử dụng lao động hiện tại và người sử dụng lao động kế tiếp.
2. Cơ sở pháp lý của chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ
2.1. Điều kiện phát sinh quyền chấm dứt hợp đồng lao động
Một quyết định chấm dứt hợp đồng lao động vì công nghệ hợp pháp chỉ được hình thành khi hội đủ các điều kiện pháp lý sau:
Thứ nhất, có căn cứ pháp định về “thay đổi cơ cấu, công nghệ”. Căn cứ phải thuộc một trong ba trường hợp tại khoản 1 Điều 42 như đã nêu. Tài liệu kỹ thuật, quyết định tổ chức, lộ trình chuyển đổi sản xuất, biên bản thử nghiệm dây chuyền… là bằng chứng quan trọng khi kiểm tra căn cứ.
Thứ hai, có ảnh hưởng thực tế đến việc làm của nhiều người lao động. Khi thay đổi cơ cấu, công nghệ làm ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động phải xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 44; nếu có chỗ làm việc mới thì ưu tiên đào tạo lại để tiếp tục sử dụng người lao động. Nghĩa vụ này thể hiện nguyên tắc “hạn chế sa thải” và “ưu tiên duy trì việc làm”.
Thứ ba, tuân thủ quy trình tham vấn và công khai. Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo công khai phương án cho toàn thể người lao động biết trong 15 ngày kể từ ngày được thông qua.
Thứ tư, nghĩa vụ thông báo cơ quan nhà nước và người lao động. Trường hợp không thể giải quyết việc làm và buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho chính người lao động. Đây là một điều kiện thủ tục bắt buộc để quyết định chấm dứt hợp đồng lao động có giá trị pháp lý.
Thứ năm, thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản. Ngoài yêu cầu đặc thù nêu trên, Điều 45 quy định người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng lao động (trừ một số ngoại lệ không liên quan đến trường hợp Điều 42).
2.2. Bản chất pháp lý và phân biệt với đơn phương chấm dứt
Chấm dứt hợp đồng lao động vì công nghệ theo khoản 11 Điều 34 không phải là “đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động” theo Điều 36, nên không áp dụng thời hạn báo trước của Điều 36. Thay vào đó, cơ chế thông báo 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động tại khoản 6 Điều 42, cùng nghĩa vụ thông báo theo Điều 45, là chuẩn mực thủ tục riêng. Nhận diện đúng bản chất giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng căn cứ, tránh nhầm lẫn giữa cắt giảm vì cơ cấu, công nghệ và đơn phương chấm dứt—hai chế định có hệ quả pháp lý khác nhau.
2.3. Nguyên tắc bảo đảm quyền lợi và phòng ngừa lạm dụng
Pháp luật đặt mục tiêu tối đa hóa việc tiếp tục sử dụng người lao động thông qua đào tạo lại và bố trí công việc mới; chỉ khi không còn chỗ làm phù hợp mới được chấm dứt hợp đồng lao động. Việc lựa chọn danh sách phải thôi việc cần dựa trên tiêu chí công bằng, minh bạch, hợp lý và phải thể hiện trong phương án sử dụng lao động: danh sách người tiếp tục sử dụng, người đào tạo lại, người chuyển sang làm việc không trọn thời gian, người nghỉ hưu và người phải chấm dứt hợp đồng; đồng thời nêu rõ biện pháp và nguồn tài chính để thực hiện.
3. Trình tự, thủ tục chuẩn khi cắt giảm vì thay đổi cơ cấu, công nghệ
3.1. Bước 1 – Xác lập căn cứ thay đổi cơ cấu, công nghệ
Doanh nghiệp ban hành quyết định nội bộ hoặc kế hoạch chuyển đổi nêu rõ lý do, phạm vi, thời điểm, bộ phận chịu ảnh hưởng, mô tả thay đổi về quy trình, máy móc, thiết bị, sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm theo khoản 1 Điều 42. Hồ sơ này là nền tảng chứng minh căn cứ hợp pháp.
3.2. Bước 2 – Lập phương án sử dụng lao động theo Điều 44
Phương án phải có các nội dung chủ yếu: (i) số lượng và danh sách người lao động tiếp tục sử dụng, người đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người chuyển sang làm việc không trọn thời gian; (ii) số lượng và danh sách người nghỉ hưu; (iii) số lượng và danh sách người phải chấm dứt hợp đồng; (iv) quyền và nghĩa vụ của các bên; (v) biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.
Trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và công khai phương án trong 15 ngày kể từ ngày được thông qua để bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
3.3. Bước 3 – Tổ chức đào tạo lại và sắp xếp việc làm
Theo khoản 3 Điều 42, nếu có chỗ làm việc mới, ưu tiên đào tạo lại để tiếp tục sử dụng. Doanh nghiệp nên ban hành kế hoạch đào tạo, chương trình nâng chuẩn kỹ năng, tiêu chí đánh giá sau đào tạo và biên bản thỏa thuận điều chỉnh công việc đối với người trúng tuyển vị trí mới trong doanh nghiệp.
3.4. Bước 4 – Thông báo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho người lao động
Khi không thể bảo đảm việc làm và phải chấm dứt hợp đồng lao động, theo khoản 6 Điều 42, doanh nghiệp thông báo trước 30 ngày đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (nơi đặt trụ sở, chi nhánh có cắt giảm) và gửi văn bản thông báo cho người lao động thuộc diện bị chấm dứt. Song song, theo Điều 45, doanh nghiệp phải ra văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng cho từng người lao động, trong đó nêu rõ căn cứ pháp luật, lý do, thời điểm chấm dứt, các chế độ được giải quyết.
3.5. Bước 5 – Quyết định chấm dứt và thanh toán, quyết toán trong thời hạn luật định
Trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên phải thanh toán đầy đủ tiền lương, trợ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quyền lợi khác; trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế thì có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Doanh nghiệp hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.
4. Chế độ đối với người lao động: trợ cấp, bảo hiểm và các quyền liên quan
4.1. Trợ cấp mất việc làm (Điều 47 Bộ luật Lao động 2019)
Người lao động làm việc từ đủ 12 tháng trở lên và bị thôi việc vì thay đổi cơ cấu, công nghệ theo Điều 42 được hưởng trợ cấp mất việc làm, với mỗi năm làm việc được trợ cấp 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương. Thời gian làm việc để tính trợ cấp là tổng thời gian làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm trước đó.
Tiền lương để tính trợ cấp mất việc làm là bình quân 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi thôi việc, theo hướng dẫn tại Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Trường hợp người lao động làm việc theo nhiều hợp đồng kế tiếp nhau với cùng người sử dụng lao động, tiền lương tính trợ cấp là bình quân 06 tháng của hợp đồng cuối cùng.
4.2. Phân biệt với trợ cấp thôi việc (Điều 46 Bộ luật Lao động 2019)
Trợ cấp thôi việc áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo các căn cứ khác tại Điều 34 (không bao gồm khoản 11), mức hưởng mỗi năm làm việc bằng 1/2 tháng tiền lương; cách xác định thời gian làm việc và tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp được hướng dẫn tại Điều 8 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Cần lưu ý trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động vì Điều 42 là trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, không phải trợ cấp thôi việc theo Điều 46.
4.3. Thời hạn thanh toán các khoản liên quan
Nghĩa vụ thanh toán trong 14 ngày (có thể kéo dài đến 30 ngày đối với trường hợp cơ cấu, công nghệ) được quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Nội dung thanh toán gồm tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp mất việc làm và các quyền lợi khác theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động.
4.4. Bảo hiểm thất nghiệp (Luật Việc làm 2013)
Khi bị chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ, nếu người lao động đóng bảo hiểm thất nghiệp đạt điều kiện của Điều 49 Luật Việc làm 2013 (thông thường là đủ 12 tháng trở lên trong 24 tháng trước khi chấm dứt đối với hợp đồng xác định hoặc không xác định thời hạn), đang nộp hồ sơ đúng hạn và chưa tìm được việc làm, thì được hưởng trợ cấp thất nghiệp theo mức và thời gian phụ thuộc vào thời gian đóng. Trình tự, hồ sơ và thời điểm hưởng được chi tiết hóa bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP.
5. Trách nhiệm pháp lý khi vi phạm trình tự, thủ tục
5.1. Hệ quả chấm dứt trái pháp luật
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ căn cứ, điều kiện và thủ tục nêu trên (không có phương án sử dụng lao động; không tham vấn; không công khai phương án; không thông báo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; hoặc gán ghép “công nghệ” để lách luật), việc chấm dứt có thể bị coi là trái pháp luật. Khi đó, theo Điều 41 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có nghĩa vụ nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng bảo hiểm trong những ngày người lao động không được làm việc và trả thêm ít nhất 02 tháng tiền lương theo hợp đồng; nếu người lao động không muốn trở lại làm việc, doanh nghiệp phải trả trợ cấp thôi việc và các khoản khác theo luật.
5.2. Xử phạt vi phạm hành chính
Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt đối với hành vi không thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp pháp luật yêu cầu; mức phạt đối với tổ chức gấp đôi mức phạt cá nhân theo khoản 1 Điều 6 của Nghị định này. Doanh nghiệp cũng có thể đối mặt với các chế tài khác khi vi phạm nghĩa vụ về xây dựng phương án sử dụng lao động hoặc nghĩa vụ thông báo.
6. Bài học thực tiễn và khuyến nghị áp dụng
Thứ nhất, về hồ sơ chứng minh căn cứ: cần có bản thuyết minh về yêu cầu kỹ thuật mới, tác động đến định biên nhân sự, kỹ năng cần có, các vị trí không còn phù hợp, thời điểm đưa dây chuyền/vận hành phần mềm mới… để chứng minh rằng lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ là có thật và có liên hệ trực tiếp đến nhu cầu sử dụng lao động.
Thứ hai, về phương án sử dụng lao động: nên thể hiện lộ trình đa nấc gồm (i) giữ lại những vị trí còn phù hợp; (ii) đào tạo lại để chuyển đổi sang vị trí mới; (iii) bố trí không trọn thời gian/linh hoạt cho các vị trí có nhu cầu giảm tải; (iv) danh sách cuối cùng phải chấm dứt với lý do cụ thể, tiêu chí chọn lọc minh bạch. Nhớ nêu nguồn tài chính để chi trả trợ cấp mất việc làm và chi phí đào tạo lại.
Thứ ba, về tham vấn và truyền thông nội bộ: nên lập biên bản tham vấn với tổ chức đại diện người lao động (nếu có), ghi nhận ý kiến tiếp thu/chưa tiếp thu; đồng thời, thông báo công khai phương án trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày phê duyệt để đảm bảo tính minh bạch, tạo sự đồng thuận nội bộ.
Thứ tư, về thông báo cơ quan nhà nước và văn bản chấm dứt: chuẩn bị công văn gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trước 30 ngày, nêu rõ căn cứ pháp luật (Điều 42), số lượng và danh sách lao động bị ảnh hưởng, tóm tắt phương án sử dụng lao động, biện pháp bảo đảm quyền lợi và an sinh cho người lao động; song hành là thông báo chấm dứt theo Điều 45 cho từng người lao động.
Thứ năm, về quyết toán và bảo hiểm: bảo đảm thanh toán đầy đủ trong thời hạn luật định (14 ngày, có thể đến 30 ngày đối với trường hợp cơ cấu, công nghệ), chi trả trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, chốt sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp để người lao động thực hiện quyền lợi theo Luật Việc làm 2013.
Thứ sáu, kiểm soát rủi ro tố tụng: nếu thiếu một khâu thủ tục (không tham vấn, không công khai phương án, không thông báo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, tính sai trợ cấp, thanh toán chậm), nguy cơ bị Tòa án tuyên trái pháp luật là đáng kể, kéo theo gánh nặng nhận lại làm việc, trả lương, đóng bảo hiểm cho thời gian không làm việc và ít nhất 02 tháng tiền lương theo Điều 41. Doanh nghiệp nên rà soát checklist tuân thủ trước khi ký quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
7. Liên hệ với trường hợp thay đổi chủ thể sử dụng lao động (Điều 43)
Khi doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình; chuyển nhượng quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản, nếu ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động, người sử dụng lao động hiện tại và kế tiếp có trách nhiệm xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động theo Điều 44. Người lao động bị thôi việc trong trường hợp này được hưởng trợ cấp mất việc làm theo Điều 47. Quy định này có nhiều điểm tương đồng với Điều 42 nhưng căn cứ là biến động chủ thể chứ không phải biến động công nghệ.
Kết luận
Chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ là cơ chế hợp pháp, nhưng chỉ được chấp nhận khi đúng căn cứ (thay đổi cơ cấu, công nghệ theo khoản 1 Điều 42), đúng điều kiện (ảnh hưởng đến nhiều người lao động mà không thể duy trì việc làm sau khi đã ưu tiên đào tạo lại), đúng thủ tục (phương án sử dụng lao động – tham vấn – công khai; thông báo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 30 ngày; thông báo bằng văn bản; thanh toán chế độ trong hạn) và đúng chế độ (trợ cấp mất việc làm, bảo hiểm, hồ sơ). Mọi sai sót về căn cứ hoặc thủ tục đều có thể khiến quyết định bị coi là trái pháp luật với hệ quả pháp lý rất nghiêm khắc theo Điều 41.
Nói cách khác, khuôn khổ của Bộ luật Lao động 2019 đặt ra một trật tự pháp lý cân bằng: tạo khoảng không cần thiết cho doanh nghiệp đổi mới công nghệ và cơ cấu lại tổ chức, đồng thời bảo vệ việc làm và bảo đảm an sinh cho người lao động bằng các chốt thủ tục bắt buộc và cơ chế bù đắp thỏa đáng.
