Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng lao động đúng luật 2025

Đặt vấn đề

Hợp đồng lao động không chỉ là một tờ giấy ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, mà còn là “xương sống” của quan hệ lao động, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên. Một hợp đồng được soạn thảo đúng luật sẽ tránh được tranh chấp, bảo vệ được lợi ích hợp pháp, và tạo nền tảng vững chắc cho hợp tác lâu dài. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít hợp đồng lao động hiện nay vẫn bị soạn sai, thiếu nội dung bắt buộc hoặc sử dụng những điều khoản trái luật, dẫn đến rủi ro pháp lý.

Từ khóa: hợp đồng lao động, hướng dẫn soạn thảo hợp đồng lao động.

1.  Cơ sở pháp lý cần nắm vững

Khi soạn thảo hợp đồng lao động, trước tiên cần nắm rõ các văn bản pháp luật sau:

– Bộ luật Lao động 2019: Quy định toàn diện về hợp đồng lao động, từ hình thức, nội dung, loại hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên đến các điều khoản chấm dứt, xử lý tranh chấp.

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động, đặc biệt là về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

2. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động

– Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.

– Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

– Bằng văn bản: Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp đặc biệt có thể giao kết bằng lời nói đối với hợp đồng dưới 1 tháng.

3. Các bước soạn thảo hợp đồng lao động đúng luật

Bước 1: Xác định loại hợp đồng cần ký

Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, hiện nay chỉ còn 2 loại hợp đồng:

1. Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Không quy định ngày kết thúc.

2. Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Có thời hạn không quá 36 tháng.

Việc xác định loại hợp đồng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian làm việc, quyền lợi, điều kiện chấm dứt hợp đồng.

Bước 2: Ghi đầy đủ nội dung bắt buộc

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải bao gồm các nội dung chính sau:

1. Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động và thông tin cá nhân của người lao động

2. Công việc và địa điểm làm việc

3. Thời hạn hợp đồng

4. Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương

5. Chế độ nâng lương, phụ cấp và các khoản bổ sung

6. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

7. Trang bị bảo hộ lao động

8. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

9. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ

Nếu thiếu một trong các nội dung bắt buộc này, hợp đồng có thể bị coi là vi phạm pháp luật.

Bước 3: Thêm các điều khoản bảo vệ quyền lợi và phụ lục

Ngoài nội dung bắt buộc, nên thêm các điều khoản như:

– Điều khoản bảo mật thông tin[1]

– Điều khoản về sở hữu trí tuệ[2]

– Điều khoản xử lý kỷ luật và bồi thường[3]

– Điều khoản giải quyết tranh chấp (ưu tiên thương lượng, hòa giải trước khi ra tòa)[4]

– Phụ lục: Theo quy định tại Điều 22 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 5 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, phụ lục hợp đồng là một bộ phận không tách rời của hợp đồng lao động, có hiệu lực tương đương hợp đồng chính. Điều này có nghĩa là mọi nội dung trong phụ lục, nếu được các bên ký và đóng dấu (nếu có), sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc như nội dung hợp đồng gốc. Tuy nhiên, pháp luật cũng đặt ra giới hạn quan trọng:

+ Phụ lục không được phép thay đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Nếu muốn thay đổi thời hạn (ví dụ từ hợp đồng xác định thời hạn sang không xác định thời hạn), bắt buộc phải ký hợp đồng mới.

+ Các nội dung khác như quyền lợi, nghĩa vụ, chế độ lương thưởng, thời giờ làm việc, bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ… đều có thể bổ sung hoặc điều chỉnh bằng phụ lục, miễn là không trái quy định pháp luật và không làm giảm quyền lợi tối thiểu của người lao động theo luật định.

Lưu ý khi soạn phụ lục hợp đồng lao động:

1. Ghi rõ thông tin hợp đồng gốc: Phải nêu số, ngày ký của hợp đồng lao động chính để đảm bảo sự liên kết và tránh nhầm lẫn.

2. Trình bày rõ nội dung sửa đổi/bổ sung: Nếu thay đổi mức lương, cần ghi rõ mức cũ và mức mới, thời điểm áp dụng. Nếu bổ sung điều khoản mới, cần đánh số hoặc đặt tên điều khoản để dễ tra cứu.

3. Ngôn ngữ rõ ràng, thống nhất: Nội dung phụ lục phải thống nhất với các điều khoản không thay đổi trong hợp đồng chính. Nếu có mâu thuẫn, ưu tiên áp dụng điều khoản trong phụ lục (nếu được ký sau).

4. Ký và lưu trữ như hợp đồng chính: Phụ lục phải được ký đầy đủ bởi cả người sử dụng lao động và người lao động, lưu trữ cùng hợp đồng gốc để bảo đảm tính pháp lý khi có tranh chấp.

Bước 4: Hình thức và ngôn ngữ

– Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, với hai bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản. Hợp đồng có thể là văn bản giấy hoặc dạng dữ liệu điện tử (hợp đồng điện tử) theo quy định về giao dịch điện tử. Chỉ trong trường hợp hợp đồng dưới 1 tháng, hợp đồng bằng lời nói mới được chấp nhận, trừ một số trường hợp đặc biệt theo luật định

– Hợp đồng phải được soạn bằng tiếng Việt, nếu có yếu tố nước ngoài thì có thể kèm bản dịch song ngữ.

 

4. Một số lỗi thường gặp khi soạn hợp đồng

– Ghi không rõ thời hạn hợp đồng

– Nhiều hợp đồng chỉ ghi chung chung “thời gian thử việc” hoặc “làm việc lâu dài” mà không xác định rõ loại hợp đồng là xác định thời hạn (tối đa 36 tháng) hay không xác định thời hạn theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019.

=>  Việc này dễ dẫn đến tranh chấp khi một bên muốn chấm dứt hợp đồng, vì thời hạn hợp đồng sẽ quyết định quyền đơn phương chấm dứt, thời gian báo trước, và mức bồi thường.

+ Ví dụ: Một công ty ghi “làm việc đến khi có thông báo mới” — tòa án có thể coi đây là hợp đồng không xác định thời hạn, khiến doanh nghiệp khó đơn phương chấm dứt nếu không có lý do hợp pháp.

– Không quy định rõ chế độ lương, thưởng và phụ cấp

+ Một số hợp đồng chỉ ghi “lương theo thỏa thuận” mà không xác định rõ mức lương cơ bản, phụ cấp, khoản bổ sung, điều kiện được thưởng… Điều này vi phạm Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu hợp đồng phải ghi rõ mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương.

+ Khi tranh chấp xảy ra, nếu hợp đồng không quy định rõ, tòa sẽ dựa vào mức lương thấp nhất hoặc mức khai báo đóng BHXH, gây bất lợi cho người lao động hoặc doanh nghiệp.

– Sao chép mẫu hợp đồng trên mạng mà không điều chỉnh theo thực tế

+ Đây là lỗi phổ biến ở doanh nghiệp mới thành lập. Họ tìm một mẫu hợp đồng “đẹp” trên internet nhưng không chỉnh sửa để phù hợp với ngành nghề, điều kiện làm việc, hay cơ cấu lương của công ty.

+ Hậu quả là hợp đồng có những điều khoản không liên quan hoặc trái luật (ví dụ: điều khoản phạt vi phạm lao động — vốn bị cấm theo Điều 127 Bộ luật Lao động).

– Không cập nhật quy định pháp luật mới

+ Luật lao động và các văn bản hướng dẫn thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng mẫu hợp đồng cũ mà không cập nhật, có thể vi phạm pháp luật.

+ Ví dụ: Trước năm 2021, hợp đồng lao động điện tử chưa được công nhận, nhưng từ Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hợp đồng có thể lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử. Nếu vẫn quy định bắt buộc “ký tay, đóng dấu”, doanh nghiệp sẽ hạn chế phương thức ký hợp pháp của mình.

5. Quy trình soạn thảo, rà soát và ký kết hợp đồng lao động

Soạn thảo bản thô

– Dựa trên Điều 21 Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn, lập một bản hợp đồng dựa theo dàn ý các nội dung bắt buộc (thời hạn, công việc, địa điểm, lương, điều kiện làm việc, bảo hiểm…).

– Bổ sung các điều khoản bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và người lao động: bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ, xử lý kỷ luật, giải quyết tranh chấp.

– Sử dụng ngôn từ rõ ràng, tránh mơ hồ; không sử dụng từ “thỏa thuận sau” cho các nội dung bắt buộc.

Lấy ý kiến góp ý của người lao động

– Gửi bản dự thảo cho người lao động để đọc, hiểu và có quyền đề xuất điều chỉnh trước khi ký (nên ghi nhận góp ý qua email hoặc văn bản để minh chứng).

– Việc này giúp tăng tính minh bạch, tránh tranh chấp vì “chưa được biết nội dung” sau này.

Tham vấn chuyên môn pháp lý

– Tham khảo phòng nhân sự, luật sư nội bộ hoặc thuê luật sư/ban pháp chế bên ngoài rà soát.

– Kiểm tra tính hợp pháp, tính khả thi của điều khoản, tránh vi phạm quy định cấm (ví dụ: phạt tiền lao động, giữ giấy tờ tùy thân…).

Điều chỉnh và hoàn thiện

– Sau khi tiếp thu ý kiến, chỉnh sửa để đảm bảo hợp đồng vừa đúng luật, vừa phù hợp thực tế doanh nghiệp.

– Cập nhật theo luật mới ít nhất mỗi quý hoặc mỗi năm để tránh lỗi thời (ví dụ: quy định mới về bảo hiểm, mức lương tối thiểu, thời giờ làm việc…).

Ký kết hợp đồng

– In thành 02 bản chính có đầy đủ chữ ký của người lao động và người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp; đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu.

– Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý ngang nhau.

– Trường hợp ký hợp đồng điện tử, sử dụng chữ ký số hợp lệ hoặc phương thức xác thực điện tử được pháp luật công nhận.

Đăng ký hợp đồng lao động (nếu có yêu cầu)

– Một số ngành nghề đặc thù hoặc một số địa phương yêu cầu báo cáo, đăng ký hợp đồng lao động với cơ quan quản lý lao động.

– Kiểm tra nội quy lao động và quy định của Sở Nội vụ để thực hiện đúng.

6. Quản lý, lưu trữ và cập nhật hợp đồng lao động

1. Lưu trữ hợp đồng

– Bản giấy: Lưu trong tủ hồ sơ nhân sự có khóa, sắp xếp theo năm ký – bộ phận – họ tên người lao động.

– Bản điện tử: Quét (scan) hoặc lưu file PDF, đặt tên file theo cấu trúc thống nhất (VD: 2025-03_NguyenVanA_HDLD.pdf), lưu trên hệ thống quản lý nhân sự hoặc ổ lưu trữ đám mây có bảo mật.

2. Theo dõi thời hạn hợp đồng

– Thiết lập hệ thống nhắc hạn (trong phần mềm quản lý nhân sự hoặc lịch Google) để thông báo trước ít nhất 30 ngày với hợp đồng xác định thời hạn.

– Theo dõi các mốc: gia hạn, chấm dứt, điều chỉnh phụ lục hợp đồng.

3. Cập nhật thông tin hợp đồng

– Khi có thay đổi về lương, chức danh, địa điểm làm việc, hình thức làm việc… lập phụ lục hợp đồng theo đúng quy định.

– Lưu ý: Phụ lục hợp đồng có hiệu lực tương đương hợp đồng chính, nhưng không được thay đổi thời hạn hợp đồng trừ khi pháp luật cho phép (Điều 22 Bộ luật Lao động 2019).

– Nếu thay đổi bản chất công việc hoặc vị trí, nên tái ký hợp đồng mới thay vì chỉ lập phụ lục.

4. Kiểm tra định kỳ

– Mỗi quý hoặc mỗi năm, rà soát toàn bộ hợp đồng để phát hiện điều khoản đã lạc hậu (ví dụ: mức lương tối thiểu cũ, chế độ bảo hiểm cũ) và điều chỉnh kịp thời.

[1] Điều khoản bảo mật thông tin

– Nội dung: Xác định rõ những thông tin nào được coi là bí mật (ví dụ: dữ liệu khách hàng, chiến lược kinh doanh, quy trình sản xuất, dữ liệu tài chính…), thời gian bảo mật (có thể kéo dài cả sau khi chấm dứt hợp đồng), và trách nhiệm của NLĐ trong việc không tiết lộ hoặc sử dụng thông tin vì mục đích cá nhân hoặc vì lợi ích của bên thứ ba.

– Ý nghĩa pháp lý: Theo Điều 21.2 Bộ luật Lao động 2019, NSDLĐ và NLĐ có thể thỏa thuận về nội dung, phạm vi, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và quyền lợi, nghĩa vụ, bồi thường vi phạm.

– Ví dụ điều khoản: “Người lao động cam kết không tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan đến hoạt động kinh doanh, tài chính, khách hàng, hoặc dữ liệu kỹ thuật của Công ty cho bất kỳ bên thứ ba nào, trừ khi được Công ty chấp thuận bằng văn bản. Nghĩa vụ này có hiệu lực trong thời gian làm việc tại Công ty và 24 tháng sau khi chấm dứt hợp đồng.”

[2] Điều khoản về sở hữu trí tuệ

– Nội dung: Quy định rõ quyền sở hữu đối với sản phẩm, tác phẩm, sáng chế, thiết kế, phần mềm… mà NLĐ tạo ra trong thời gian làm việc và liên quan trực tiếp đến công việc được giao.

– Cơ sở pháp lý: Theo Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam 2005 (sửa đổi, bổ sung 2022), quyền tác giả hoặc quyền sở hữu công nghiệp đối với sản phẩm do NLĐ tạo ra theo nhiệm vụ được giao thuộc về NSDLĐ, trừ khi có thỏa thuận khác.

– Ví dụ điều khoản: “Tất cả sản phẩm, phần mềm, thiết kế, báo cáo, sáng chế hoặc tác phẩm do Người lao động tạo ra trong quá trình thực hiện công việc theo hợp đồng này đều thuộc quyền sở hữu hợp pháp của Công ty. Người lao động không được tự ý đăng ký bản quyền, sáng chế hoặc chuyển giao cho bên thứ ba nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản của Công ty.”

[3] Điều khoản xử lý kỷ luật và bồi thường

– Nội dung: Quy định rõ hành vi vi phạm kỷ luật, hình thức xử lý (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải), cũng như nghĩa vụ bồi thường nếu gây thiệt hại vật chất cho doanh nghiệp.

– Cơ sở pháp lý: Căn cứ Chương VI Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hình thức xử lý kỷ luật phải tuân thủ quy trình chặt chẽ.

– Ví dụ điều khoản: “Người lao động gây thiệt hại trực tiếp đến tài sản, thiết bị hoặc lợi ích hợp pháp của Công ty có trách nhiệm bồi thường toàn bộ giá trị thiệt hại. Việc xử lý kỷ luật và yêu cầu bồi thường được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật lao động và nội quy lao động của Công ty.“

[4] Điều khoản giải quyết tranh chấp

– Nội dung: Xác định rõ phương thức xử lý khi có tranh chấp: ưu tiên thương lượng, hòa giải, hoặc thông qua Hội đồng hòa giải cơ sở trước khi đưa ra Tòa án hoặc Trọng tài lao động.

– Ý nghĩa pháp lý: Theo Điều 188–190 Bộ luật Lao động 2019, hòa giải là thủ tục khuyến khích trước khi khởi kiện, trừ một số tranh chấp đặc biệt.

– Ví dụ điều khoản: “Mọi tranh chấp phát sinh từ hoặc liên quan đến hợp đồng này sẽ được giải quyết trước hết bằng thương lượng thiện chí giữa hai bên. Nếu sau 30 ngày kể từ ngày phát sinh tranh chấp mà không đạt được thỏa thuận, hai bên sẽ đưa vụ việc ra Hội đồng hòa giải cơ sở. Nếu hòa giải không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.“