Ký hợp đồng lao động ngắn hạn phục vụ nhu cầu thời vụ

Đặt vấn đề

Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng linh hoạt, nhiều doanh nghiệp chọn ký hợp đồng ngắn hạn để đáp ứng nhu cầu nhân sự thời vụ. Tuy nhiên, hình thức “hợp đồng thời vụ” tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ đúng quy định của Bộ luật Lao động 2019. Việc nhận diện và phòng tránh các rủi ro này là chìa khóa để doanh nghiệp vừa bảo vệ quyền lợi của mình, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Từ khóa: hợp đồng thời vụ, hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng lao động, thời vụ

1. Thuật ngữ “hợp đồng thời vụ” trong bối cảnh pháp luật hiện hành

Trong thực tiễn, rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng – khách sạn, công ty sự kiện… vẫn quen miệng gọi những thỏa thuận làm việc “ngắn ngày, theo mùa” là hợp đồng thời vụ. Tuy nhiên, Bộ luật Lao động 2019 đã bỏ loại hợp đồng “mùa vụ”; hiện pháp luật chỉ còn 02 loại: (i) hợp đồng lao động không xác định thời hạn; và (ii) hợp đồng lao động xác định thời hạn (bao gồm cả hợp đồng vài tuần, vài tháng). Vì vậy, mọi “hợp đồng thời vụ” ngày nay đều được coi là hợp đồng xác định thời hạn (thường dưới 12 tháng). Việc vẫn dùng tên gọi “thời vụ” hoàn toàn không làm thay đổi bản chất pháp lý của quan hệ lao động.

Đi sâu hơn, khái niệm hợp đồng lao động dưới Bộ luật Lao động 2019 được mở rộng: chỉ cần có việc làm có trả công/tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì dù đặt tên “cộng tác viên”, “khoán việc”, “hợp đồng dịch vụ”, pháp luật vẫn nhận diện là hợp đồng lao động. Đây là điểm mấu chốt khiến nhiều doanh nghiệp “dính đòn” do nhầm loại hợp đồng.

Hình thức: hợp đồng phải bằng văn bản (có thể là điện tử). Chỉ hợp đồng dưới 01 tháng mới được giao kết bằng lời nói, nhưng có ngoại lệ: không áp dụng đối với trường hợp ký theo khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 (lao động dưới 15 tuổi), và khoản 1 Điều 162 (lao động giúp việc gia đình).

Ngoài ra, Bộ luật Lao động 2019 cho phép trường hợp nhóm người lao động (từ đủ 18 tuổi), làm công việc “theo mùa vụ” hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, được ủy quyền cho một người thay mặt ký hợp đồng; nhưng danh sách, nội dung quyền – nghĩa vụ phải rõ ràng. Đây là kỹ thuật “gộp” tiện cho các chiến dịch ngắn hạn (sale cuối năm, lễ hội…).

2. 10 rủi ro pháp lý thường gặp khi ký “hợp đồng thời vụ”

Rủi ro 1: Đổi tên để né quy định pháp luật

Một số doanh nghiệp sử dụng các danh xưng như “cộng tác viên”, “khoán việc”, “dịch vụ” nhằm né nghĩa vụ ký hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm hoặc trả lương làm thêm giờ. Tuy nhiên, nếu thỏa thuận có trả công/tiền lương và tồn tại yếu tố quản lý – điều hành – giám sát từ phía doanh nghiệp, thì vẫn thuộc phạm vi hợp đồng lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Khi bị tái phân loại, doanh nghiệp có thể bị truy đóng bảo hiểm xã hội/bảo hiểm y tế/bảo hiểm thất nghiệp, truy trả tiền lương và xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Khuyến nghị: đánh giá bản chất công việc thông qua quyền chỉ huy, thời gian và địa điểm làm việc, cơ chế chấm công, mục tiêu/KPI…; nếu có yếu tố phụ thuộc, cần ký hợp đồng lao động phù hợp ngay từ đầu.

Rủi ro 2: Giao kết bằng lời nói sai đối tượng

Nhiều nơi nghĩ “việc ngắn, trả theo ca” nên ký bằng lời nói cho tiện. Nhưng chỉ được ký miệng khi thời hạn < 1 tháng và không rơi vào các ngoại lệ (lao động dưới 15 tuổi; giúp việc gia đình; các trường hợp theo khoản 2 Điều 18). Lạm dụng ký miệng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt; tranh chấp xảy ra thì khó chứng minh thỏa thuận. Giải pháp: Ưu tiên văn bản/điện tử; nếu buộc phải ký miệng, hãy lập danh sách ca làm, email/nhắn tin xác nhận điều kiện cốt lõi (mức lương, thời giờ, an toàn…).

Rủi ro 3: Gia hạn hợp đồng vượt giới hạn

Với hợp đồng xác định thời hạn, khi hết hạn mà người lao động vẫn làm việc, trong 30 ngày phải ký hợp đồng mới; quá 30 ngày tự động chuyển thành không xác định thời hạn. Nếu muốn giữ hợp đồng xác định thời hạn, chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn làm, phải ký không xác định thời hạn (trừ một số ngoại lệ đặc thù). “Lạm dụng” ký lặp đi lặp lại hợp đồng ngắn hạn để “giữ thời vụ” là không đúng luật.

Lưu ý: Không được dùng phụ lục hợp đồng để sửa đổi thời hạn hợp đồng; nếu làm sẽ bị phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Rủi ro 4: Thử việc vượt quá thời gian hoặc lặp lại

Bộ luật Lao động 2019 quy định thử việc tối đa: 180 ngày (chức danh quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020), 60 ngày (trình độ cao đẳng trở lên), 30 ngày (trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ), 6 ngày làm việc (công việc khác). Mỗi công việc chỉ được thử 1 lần. Với ca “thời vụ” ngắn (1–3 tháng), doanh nghiệp hay “để thử việc quá nửa hợp đồng”, hoặc “thử 2 lần” khi đổi vị trí gần tương tự – đều tiềm ẩn rủi ro bị coi là vi phạm.

Khuyến nghị: Quy định rõ mục tiêu và tiêu chí đánh giá thử việc; kết thúc thử việc đúng hạn: đạt thì ký/tiếp tục hợp đồng lao động  ; không đạt thì chấm dứt theo đúng Điều 24–25 Bộ luật Lao động 2019.

Rủi ro 5: Thỏa thuận tiền lương và phụ cấp vi phạm mức tối thiểu hoặc chế độ trả lương làm thêm

Dù “thời vụ”, doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm mức lương tối thiểu vùng (mức mới theo Nghị định 72/2024/NĐ-CP, hiệu lực 01/7/2024), và trả lương làm thêm giờ, làm ban đêm đúng Điều 98 Bộ luật Lao động 2019 (200% vào ngày nghỉ hằng tuần; 300% vào ngày lễ, tết; cộng thêm 30% khi làm đêm; làm thêm vào ban đêm còn cộng thêm 20% nữa). Sai ở đây là rất hay bị khiếu nại.

Mẹo thực hành:

– Với ca “thời vụ” làm theo giờ, nên ghi đơn giá giờ bình thường và bảng hệ số khi làm làm thêm/ngày nghỉ/lễ/ban đêm để máy tính – phần mềm tự nhân đúng luật.

Rủi ro 6: Bố trí thời giờ làm việc và làm thêm vượt khung

Thời giờ làm việc bình thường: tối đa 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Nếu tổ chức theo tuần, có thể tối đa 10 giờ/ngày nhưng không quá 48 giờ/tuần. Làm thêm giờ: tổng số giờ không quá 50% số giờ làm bình thường trong ngày; nếu tính theo tuần thì tổng giờ làm bình thường + làm thêm không quá 12 giờ/ngày; không quá 40 giờ/tháng (theo Bộ luật Lao động 2019). Lưu ý: Năm 2022, Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết 17/2022/UBTVQH15 cho phép tối đa 60 giờ/tháng trong bối cảnh phục hồi kinh tế sau COVID-19; phạm vi áp dụng có thời hạn và điều kiện cụ thể. Từ 2023 trở đi, đa số trường hợp quay về khung 40 giờ/tháng theo Bộ luật Lao động 2019, trừ khi có văn bản mới.

Hệ quả nếu vi phạm: bị xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP và phải trả đủ tiền lương làm thêm theo đúng mức.

Rủi ro 7: Hiểu sai về nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Bảo hiểm xã hội bắt buộc: áp dụng cho người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên (kể cả 1–3 tháng).

– Bảo hiểm thất nghiệp: áp dụng cho người lao động ký hợp đồng lao động  từ đủ 03 tháng trở lên (và không thuộc diện loại trừ).

– Bảo hiểm y tế: người lao động thuộc nhóm tham gia bắt buộc do người sử dụng lao động đóng khi làm việc theo hợp đồng lao động (chú ý thực tiễn hướng dẫn áp dụng – doanh nghiệp cần tham khảo cơ quan bảo hiểm xã hội địa phương để thống nhất phương án khi ký hợp đồng ngắn hạn).

Không đóng/đóng thiếu bảo hiểm sẽ bị truy thu, phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Rủi ro 8: Chấm dứt trái pháp luật hoặc thông báo không đúng hạn

– Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt: với hợp đồng < 12 tháng, phải báo trước ít nhất 03 ngày làm việc (trừ các trường hợp được nghỉ không cần báo trước theo khoản 2 Điều 35).

– Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt khi có lý do hợp pháp (Điều 36), có trường hợp không cần báo trước (ví dụ: người lao động tự ý bỏ việc ≥ 05 ngày liên tục không lý do chính đáng).

– Chấm dứt trái luật: người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại, trả lương – đóng bảo hiểm xã hội / bảo hiểm y tế /bảo hiểm thất nghiệp cho những ngày người lao động không được làm việc, và bồi thường theo Điều 41.

Mẹo: Với “thời vụ”, lịch công việc biến động nhanh, nên dùng phụ lục về quy trình thông báo – bàn giao – đối chiếu công và mẫu biên bản khi người lao động /nếu người sử dụng lao động chấm dứt trước thời hạn, giảm tranh chấp về “báo trước” và “nghỉ ngang”.

Rủi ro 9: Sử dụng lao động chưa thành niên trái quy định

Trong mùa cao điểm, nhiều nơi tuyển học sinh (16–17 tuổi) làm thêm. Bộ luật Lao động 2019 có quy định riêng: giới hạn giờ làm, ca đêm, cấm sử dụng vào nhiều công việc; nếu dưới 15 tuổi, phải ký với người đại diện và đảm bảo điều kiện an toàn nghiêm ngặt; danh mục công việc cấm và cơ sở cấm được quy định chi tiết trong Thông tư 09/2020/TT-BLĐTBXH. Vi phạm có thể bị xử phạt nặng.

Rủi ro 10: Nội dung hợp đồng thiếu cấu phần kiểm soát rủi ro

Các hợp đồng ngắn hạn thường thiếu: mô tả công việc chuẩn, tiêu chuẩn an toàn – vệ sinh lao động, công cụ bảo hộ, quy tắc ứng xử/anti-harassment, cơ chế thay ca – đổi ca, quy định về dữ liệu/khách hàng, bồi thường thiệt hại hợp lý… Khi xảy ra sự cố (tai nạn, thất thoát tài sản, hành vi không chuẩn mực nơi làm việc), thiếu cơ sở để xử lý.

Khuyến nghị: Chuẩn hóa mẫu hợp đồng lao động xác định thời hạn cho mùa cao điểm, đính kèm Nội quy – Quy chế; nếu đổi ca linh hoạt, nên có phụ lục lịch ca cập nhật định kỳ qua phần mềm, có biên nhận của người lao động (email/app HR).

3. 9 nội dung cần thiết trong hợp đồng ngắn hạn để bảo đảm tuân thủ và vận hành

1. Thông tin các bên & công việc: vị trí, nơi làm việc, mô tả nhiệm vụ, tiêu chuẩn nghề. (Căn cứ Điều 13, Điều 14 Bộ luật Lao động 2019).

2. Thời hạn hợp đồng: ngày bắt đầu/kết thúc; cam kết không sửa thời hạn bằng phụ lục; quy trình xử lý khi cần kết thúc sớm. (Điều 20; Điều 22; Nghị định 12/2022).

3. Thử việc (nếu có): thời lượng theo Điều 25 và chỉ 1 lần/1 công việc; cơ chế đánh giá và thông báo kết quả.

4. Thời giờ làm việc – nghỉ ngơi: ca làm, đổi ca, ăn giữa ca; trần giờ theo Điều 105, 107; nguyên tắc xin – chấp thuận làm thêm.

5. Tiền lương, phụ cấp, làm thêm/ban đêm: công thức tính, kỳ trả, khấu trừ hợp pháp; đảm bảo mức tối thiểu vùng theo Nghị định 72/2024; cách tính 200%/300%/30%/20% theo Điều 98.

6. An toàn, vệ sinh lao động & trang bị bảo hộ: ngành F&B/bán lẻ/warehouse cần nêu rõ cấp phát – huấn luyện – xử lý rủi ro; tránh bị phạt theo Nghị định 12/2022.

7. Bảo hiểm: điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội từ 01 tháng, bảo hiểm thất nghiệp từ 03 tháng (nếu thuộc diện); quy trình đăng ký/thoái giảm.

8. Đạo đức nghề nghiệp – chống quấy rối – bảo mật dữ liệu: chính sách zero-tolerance, kênh tố cáo, bảo vệ người tố cáo. Nghị định 12/2022 có khung phạt với quấy rối nơi làm việc.

9. Chấm dứt hợp đồng: căn cứ – thời hạn báo trước theo Điều 35, 36; trách nhiệm quyết toán trong 14 ngày làm việc; hậu quả chấm dứt trái luật theo Điều 41.

4. Kết luận – “Thời vụ” không thời vụ trong tuân thủ

Cốt lõi của tuân thủ với lao động ngắn hạn nằm ở 03 chữ “đúng”:

– Đúng bản chất quan hệ (đừng “gắn mác” cộng tác viên… để né luật).

– Đúng khung hợp đồng (thử việc – thời hạn – phụ lục – gia hạn).

– Đúng tiêu chuẩn lao động – tiền lương – bảo hiểm (giờ làm, OT/đêm, tối thiểu vùng, bảo hiểm xã hội / bảo hiểm thất nghiệp).

Khi tuân thủ ba “đúng” này, “hợp đồng thời vụ” sẽ trở thành đòn bẩy linh hoạt cho doanh nghiệp mà không đánh đổi bằng rủi ro pháp lý và chi phí tranh chấp.