Trình tự xử lý kỷ luật lao động đúng luật
Đặt vấn đề
Xử lý kỷ luật lao động là công cụ pháp lý để bảo đảm trật tự, kỷ cương tại nơi làm việc, đồng thời bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cả người sử dụng lao động và người lao động. Tuy nhiên, kỷ luật lao động chỉ hợp pháp khi được áp dụng đúng căn cứ, đúng thẩm quyền và đặc biệt là đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật hiện hành. Bất kỳ sai sót nào trong các bước từ phát hiện vi phạm, xác minh, triệu tập họp, ghi nhận biên bản đến ban hành quyết định đều có thể dẫn đến hệ quả quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu, phát sinh tranh chấp và trách nhiệm bồi thường, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính. Bài viết này hệ thống hóa khái niệm, nguyên tắc, thời hiệu và trình bày trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động đúng luật theo Bộ luật Lao động năm 2019 và các văn bản hướng dẫn, kèm dẫn chiếu điều khoản, khoản, điều và đường dẫn tham khảo chính thức.
Từ khóa: trình tự, xử lý kỷ luật lao động, đúng luật
I. Cơ sở pháp lý, khái niệm và những nguyên tắc chi phối
1. Khái niệm, nội dung kỷ luật lao động và nội quy lao động
Theo pháp luật hiện hành, “kỷ luật lao động” là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh thể hiện trong nội quy lao động của người sử dụng lao động. Quyền xử lý kỷ luật thuộc thẩm quyền của người sử dụng lao động nhưng phải tuân đúng điều kiện và thủ tục pháp luật đặt ra. Khái niệm, phạm vi kỷ luật, cùng quyền xử lý kỷ luật của người sử dụng lao động được xác lập trong Bộ luật Lao động năm 2019.
Nội quy lao động là nền tảng pháp lý trực tiếp để áp dụng kỷ luật; với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy phải lập bằng văn bản và đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Việc ban hành và đăng ký nội quy là điều kiện hợp lệ để áp dụng kỷ luật với hành vi vi phạm đã được quy định rõ trong nội quy.
2. Hình thức kỷ luật lao động
Bộ luật Lao động năm 2019 quy định bốn hình thức kỷ luật: khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải. Việc áp dụng hình thức nào phải phù hợp tính chất, mức độ vi phạm, quy định trong nội quy và căn cứ pháp luật.
Hình thức sa thải chỉ được áp dụng trong những trường hợp được luật liệt kê rõ như: trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ gây thiệt hại nghiêm trọng; quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo nội quy; tái phạm khi chưa được xóa kỷ luật; tự ý bỏ việc đủ số ngày trong thời hạn luật định mà không có lý do chính đáng.
3. Những hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật
Pháp luật nghiêm cấm: xâm phạm sức khỏe, danh dự, tính mạng, uy tín, nhân phẩm người lao động; phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật; xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy, không được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc pháp luật không có quy định.
4. Nguyên tắc xử lý kỷ luật và các trường hợp không được xử lý
Bộ luật Lao động năm 2019 đặt ra các nguyên tắc: chứng minh lỗi; bảo đảm quyền bào chữa của người lao động; có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu người lao động là thành viên); mỗi hành vi vi phạm chỉ bị xử lý một hình thức; không xử lý kỷ luật người lao động đang trong những thời gian “được bảo vệ” như nghỉ ốm đau, nghỉ thai sản, đang nuôi con nhỏ theo luật, hoặc người lao động có vi phạm nhưng hết thời hiệu xử lý. Những nguyên tắc và giới hạn này là “xương sống” của tính hợp pháp trong toàn bộ quy trình.
5. Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động
Thời hiệu xử lý kỷ luật là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; nếu hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, thời hiệu là 12 tháng. Trường hợp người lao động đang trong thời gian “không được xử lý” (ví dụ ốm đau, thai sản, nuôi con nhỏ), thời hiệu sẽ tạm dừng và tiếp tục được tính sau khi hết thời gian này, nhưng tổng thời gian tạm dừng và gia hạn theo luật không được vượt khung cho phép.
6. Tạm đình chỉ công việc – công cụ hỗ trợ xác minh
Khi vụ việc có tình tiết phức tạp, việc để người lao động tiếp tục làm việc có thể gây khó khăn cho xác minh, người sử dụng lao động có thể tạm đình chỉ công việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi người lao động là thành viên. Thời hạn tạm đình chỉ không quá 15 ngày, trường hợp đặc biệt không quá 90 ngày; trong thời gian tạm đình chỉ, người lao động được tạm ứng 50% tiền lương. Hết thời hạn, phải nhận người lao động trở lại; nếu không bị xử lý kỷ luật thì trả đủ lương cho thời gian bị đình chỉ.
II. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động đúng luật
1. Giai đoạn phát hiện, lập biên bản và thu thập chứng cứ
Ngay tại thời điểm phát hiện hành vi vi phạm, người sử dụng lao động cần lập biên bản ghi nhận sự việc, người chứng kiến (nếu có), thời gian, địa điểm, mô tả hành vi, căn cứ nội quy bị vi phạm; đồng thời thông báo cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên (nếu có) và người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi (nếu thuộc trường hợp này). Nếu chỉ phát hiện sau thời điểm hành vi xảy ra, doanh nghiệp phải thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động (tài liệu, dữ liệu, hình ảnh, kết quả kiểm kê, đối chiếu…). Quy định chi tiết các bước này được nêu tại Điều 70 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
Việc chứng minh lỗi thuộc trách nhiệm người sử dụng lao động; mọi đánh giá mang tính suy đoán, không có chứng cứ rõ ràng đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi tranh chấp. Đồng thời, doanh nghiệp cần rà soát thời hiệu còn hay đã hết để xác định khả năng xử lý.
2. Thông báo họp xử lý kỷ luật và triệu tập thành phần bắt buộc
Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản về nội dung, thời gian, địa điểm họp xử lý kỷ luật, họ tên người bị xử lý, hành vi vi phạm đến các thành phần phải tham dự ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày họp:
(i) người lao động;
(ii) tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên (nếu có);
(iii) người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi (nếu có); và bộ phận, cá nhân liên quan.
Yêu cầu “05 ngày làm việc” và bảo đảm các thành phần nhận được thông báo là điều kiện thủ tục then chốt để cuộc họp hợp lệ.
Nếu một trong các thành phần bắt buộc không thể tham dự theo lịch đã thông báo, doanh nghiệp cần thỏa thuận với người lao động về việc dời lịch, bảo đảm quyền tham gia đầy đủ. Trường hợp đã thông báo hợp lệ hai lần mà thành phần bắt buộc vẫn không tham dự thì doanh nghiệp được phép họp. Nội dung này thể hiện trong hướng dẫn chi tiết của Nghị định số 145/2020/NĐ-CP.
3. Tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật – bảo đảm quyền bào chữa
Cuộc họp xử lý kỷ luật phải bảo đảm khách quan, công khai trong nội bộ, đúng trình tự, cụ thể:
– Công bố thành phần tham dự, kiểm tra tư cách và xác nhận đã thông báo hợp lệ.
– Công bố chứng cứ, biên bản vi phạm, căn cứ nội quy, thỏa ước (nếu có).
– Người lao động được quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc nhờ tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hỗ trợ; có quyền trình bày ý kiến, cung cấp chứng cứ, nêu người làm chứng.
– Tổ chức đại diện người lao động phát biểu ý kiến về vụ việc (nếu có).
– Hội đồng/đại diện người sử dụng lao động thảo luận, ghi nhận đánh giá lỗi và đề xuất hình thức kỷ luật phù hợp.
– Lập biên bản cuộc họp, tất cả người tham dự ký xác nhận; trường hợp người lao động từ chối ký thì ghi rõ lý do vào biên bản.
Những nguyên tắc bảo đảm quyền bào chữa, nguyên tắc “một hành vi – một hình thức kỷ luật”, không xử lý khi thuộc thời gian “được bảo vệ” được Bộ luật Lao động quy định tại Điều 122 và được Nghị định số 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn về cách thức họp, thông báo, lập biên bản.
4. Quyết định kỷ luật, thời hạn ban hành và giao nhận
Sau khi họp, người sử dụng lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật bằng văn bản, thể hiện đầy đủ: họ tên người bị xử lý; hành vi vi phạm; căn cứ nội quy và điều luật áp dụng; hình thức kỷ luật; thời điểm hiệu lực; nghĩa vụ kèm theo (nếu có). Quyết định phải được gửi đến người lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Thời điểm ban hành phải nằm trong thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động; nếu đã hết thời hiệu (kể cả đã gia hạn hợp lệ) thì không được ra quyết định.
Đối với hình thức kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức, doanh nghiệp cần quy định rõ khoảng thời gian hoặc vị trí áp dụng sau kỷ luật; các chế độ lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước nếu điều chỉnh không bị “đóng băng” bởi kỷ luật (vì đây là chính sách bắt buộc áp dụng). Các điểm kỹ thuật này thường phát sinh trong thực tiễn và được cơ quan nhà nước giải đáp theo từng trường hợp cụ thể.
5. Liên hệ với biện pháp tạm đình chỉ công việc
Trong thời gian tạm đình chỉ, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đầy đủ quy trình xử lý kỷ luật như trên: xác minh – thông báo – họp – quyết định trong thời hiệu. Hết thời hạn tạm đình chỉ, phải nhận người lao động trở lại; nếu người lao động không bị xử lý, phải trả đủ lương cho thời gian bị đình chỉ.
III. Xử lý các tình huống đặc thù, hậu quả pháp lý khi sai trình tự và khuyến nghị thực hành
1. Những trường hợp không được xử lý kỷ luật
Bộ luật Lao động cấm xử lý kỷ luật với:
– Người lao động đang nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được người sử dụng lao động cho phép; đang bị tạm giam, tạm giữ;
– Phụ nữ mang thai, nghỉ thai sản; người lao động nuôi con nhỏ trong thời hạn luật định;
– Người lao động vi phạm nhưng đang trong thời gian chờ kết quả điều tra (nếu liên quan hành vi có dấu hiệu tội phạm) hoặc các trường hợp hết thời hiệu.
Các nguyên tắc này nhằm bảo đảm quyền con người, quyền lao động và phòng ngừa lạm quyền trong kỷ luật.
2. Xóa kỷ luật, giảm thời hạn chấp hành kỷ luật
Người lao động bị khiển trách được xóa kỷ luật sau 03 tháng nếu không tái phạm; bị kéo dài thời hạn nâng lương được xóa kỷ luật sau 06 tháng; bị cách chức có thể được xem xét giảm thời hạn chấp hành nếu có tiến bộ (theo điều kiện luật định và nội quy). Việc xóa kỷ luật không áp dụng đối với sa thải do quan hệ lao động đã chấm dứt.
3. Hậu quả pháp lý khi sai trình tự, thủ tục
Nếu doanh nghiệp xử lý kỷ luật sai căn cứ hoặc sai thủ tục, quyết định kỷ luật có rủi ro bị tòa án tuyên vô hiệu khi phát sinh tranh chấp; đồng thời người sử dụng lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP (ví dụ: không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên; không đăng ký nội quy; xử lý kỷ luật không đúng trình tự, thủ tục; trừ lương thay xử lý kỷ luật…), với mức phạt tùy hành vi, thường từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân, và gấp đôi đối với tổ chức; riêng hành vi trừ lương để xử lý kỷ luật có thể bị phạt từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với cá nhân, từ 40.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng đối với tổ chức.
Trường hợp sa thải trái luật, người sử dụng lao động có thể phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương, đóng bảo hiểm cho thời gian người lao động không được làm việc và bồi thường theo phán quyết của tòa án; rủi ro pháp lý tăng cao nếu đồng thời vi phạm các hành vi bị nghiêm cấm (xâm phạm nhân phẩm, bạo lực…).
4. Khuyến nghị thực hành cho doanh nghiệp
Thứ nhất, chuẩn hóa nền tảng:
– Ban hành nội quy lao động rõ ràng, đầy đủ chương về kỷ luật, mô tả hành vi vi phạm, khung áp dụng hình thức tương ứng; đăng ký nội quy đúng thẩm quyền.
– Tổ chức phổ biến nội quy, thỏa ước lao động tập thể (nếu có) đến toàn bộ người lao động và lấy xác nhận đã nhận biết.
Thứ hai, kiểm soát thời hiệu và hồ sơ:
Thiết lập biểu mẫu biên bản vi phạm, thông báo họp, biên bản họp, quyết định kỷ luật theo đúng pháp luật; lưu đồ kiểm tra thời hiệu 06 tháng/12 tháng và các trường hợp tạm dừng, gia hạn.
Thứ ba, tổ chức họp đúng “05 ngày làm việc” và thành phần:
Gửi thông báo hợp lệ (đúng địa chỉ, phương thức, thời điểm) đến người lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi; chứng minh được đã gửi và đã nhận.
Thứ tư, bảo đảm quyền bào chữa và tính nhân văn:
Tạo điều kiện để người lao động trình bày, cung cấp chứng cứ, mời luật sư (nếu có), tránh mọi hành vi bị nghiêm cấm như phạt tiền, cắt lương, xúc phạm danh dự, nhân phẩm.
Thứ năm, sử dụng thận trọng biện pháp tạm đình chỉ:
Chỉ áp dụng khi có tình tiết phức tạp, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động trước khi quyết định; thực hiện tạm ứng lương 50% và theo dõi chặt thời hạn 15 ngày/90 ngày.
Thứ sáu, thẩm định pháp lý trước khi sa thải:
Đối chiếu điều kiện sa thải theo luật và nội quy, đánh giá rủi ro tranh chấp; cân nhắc các biện pháp quản trị khác khi chưa hội đủ căn cứ hoặc có nguy cơ sai thủ tục.
5. Khuyến nghị thực hành cho người lao động
– Nắm rõ nội quy lao động và quyền, nghĩa vụ của mình; khi bị mời họp kỷ luật, chủ động chuẩn bị ý kiến, chứng cứ và đề nghị tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở tham gia hỗ trợ.
– Nếu đang ở trong các thời gian “được bảo vệ” (ốm đau, thai sản, nuôi con nhỏ theo luật…), thông báo kịp thời và đề nghị hoãn xử lý.
– Trường hợp nghi ngờ quyết định kỷ luật sai căn cứ hoặc sai thủ tục, người lao động có quyền khiếu nại hoặc khởi kiện theo thủ tục giải quyết tranh chấp lao động.
Kết luận
Trình tự xử lý kỷ luật lao động đúng luật không chỉ là “đường ray” thủ tục mà còn là cơ chế bảo đảm quyền con người trong quan hệ lao động. Doanh nghiệp muốn một quyết định kỷ luật hợp pháp, bền vững phải bắt đầu từ nội quy lao động rõ ràng, quản trị hồ sơ nghiêm ngặt, tuân thủ thời hiệu, thông báo 05 ngày làm việc, họp đúng thành phần, bảo đảm quyền bào chữa và tôn trọng những vùng cấm của pháp luật. Ngược lại, người lao động cần hiểu rõ quyền của mình để tham gia quy trình một cách bình đẳng và có tiếng nói. Sự tuân thủ chuẩn mực thủ tục không chỉ giảm thiểu rủi ro tranh chấp, xử phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng văn hóa pháp quyền tại nơi làm việc.
Các bản án về xử lý kỷ luật lao động:
