Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động
QUYỀN ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG CỦA NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG THEO PHÁP LUẬT VIỆT NAM HIỆN HÀNH
Đặt vấn đề
Trong quản trị nhân sự, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động vừa là công cụ điều chỉnh nguồn nhân lực, vừa là lĩnh vực tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu áp dụng không đúng quy định. Khung pháp lý hiện hành của Việt Nam, trọng tâm là Bộ luật Lao động năm 2019, quy định cụ thể căn cứ, điều kiện, thời hạn báo trước, giới hạn quyền và hệ quả pháp lý khi chấm dứt, đặc biệt tại Điều 36 về quyền đơn phương, Điều 37 về các trường hợp bị cấm thực hiện quyền, cùng với các điều về nghĩa vụ tài chính sau chấm dứt. Bối cảnh sản xuất kinh doanh thay đổi, nhu cầu tái cơ cấu và yêu cầu tuân thủ chuẩn mực lao động đòi hỏi người sử dụng lao động phải nhận diện chính xác căn cứ pháp lý, chuẩn hóa hồ sơ chứng minh và tuân thủ chặt chẽ trình tự thủ tục.
Từ khóa: đơn phương chấm dứt, người sử dụng lao động, hợp đồng lao động, Điều 36
I. Cơ sở pháp lý, khái niệm và định hướng áp dụng
Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động là một chế định trung tâm của pháp luật lao động Việt Nam, cho phép người sử dụng lao động chấm dứt quan hệ hợp đồng trước thời hạn mà không cần sự đồng ý của người lao động khi và chỉ khi có căn cứ luật định, đồng thời tuân thủ đầy đủ điều kiện, trình tự, thủ tục do pháp luật quy định. Hệ thống căn cứ, điều kiện và hệ quả pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng lao động đang được điều chỉnh trực tiếp bởi Bộ luật Lao động năm 2019 (có hiệu lực từ ngày 01-01-2021) và các văn bản hướng dẫn thi hành. Trong đó, các quy định về chấm dứt hợp đồng nói chung đặt tại Chương III, Mục 3; quyền đơn phương của mỗi bên lần lượt ở Điều 35 (người lao động) và Điều 36 (người sử dụng lao động); giới hạn quyền đơn phương tại Điều 37; thủ tục hủy bỏ việc đơn phương tại Điều 38; hậu quả pháp lý khi đơn phương trái luật tại Điều 41; và các nghĩa vụ tài chính khi chấm dứt tại Điều 46, Điều 47, Điều 48.
Về khái niệm theo luật, Bộ luật Lao động 2019 không định nghĩa theo dạng điều khoản khái quát, nhưng sử dụng thuật ngữ “đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động” để chỉ hành vi chấm dứt hợp đồng do một bên thực hiện theo các căn cứ, điều kiện và thủ tục do luật định (các điều 35, 36, 37, 38). Từ cấu trúc của các quy phạm này có thể xác lập nội hàm như sau: đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động là hành vi pháp lý đơn phương làm chấm dứt quan hệ lao động trước thời hạn, hợp pháp khi thỏa mãn đồng thời ba yếu tố là có căn cứ luật định, thực hiện đúng thời hạn báo trước và không thuộc các trường hợp bị cấm thực hiện quyền.
Văn bản hướng dẫn quan trọng là Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, trong đó có nội dung liên quan đến chế độ hợp đồng, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc và các điểm được giao cho Chính phủ quy định chi tiết như thời hạn báo trước trong một số ngành, nghề, công việc đặc thù theo điểm d khoản 2 Điều 36.
Đối với căn cứ chấm dứt khi người lao động đủ tuổi nghỉ hưu, việc xác định tuổi nghỉ hưu thực hiện theo Điều 169 Bộ luật Lao động và Nghị định số 135/2020/NĐ-CP quy định lộ trình tuổi nghỉ hưu.
Ngoài ra, khi đơn phương trái luật, người sử dụng lao động còn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, ví dụ trường hợp không thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng khi luật yêu cầu.
II. Các căn cứ pháp lý để người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động và điều kiện kèm theo
1. Cấu trúc căn cứ tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019
Điều 36 quy định một danh mục đóng, liệt kê hết các căn cứ hợp pháp để người sử dụng lao động được đơn phương chấm dứt hợp đồng. Đó là: người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo tiêu chí đánh giá; người lao động ốm đau, tai nạn điều trị quá thời hạn luật định mà chưa hồi phục; lý do bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu của cơ quan nhà nước mà đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng buộc phải giảm chỗ làm việc; người lao động không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn theo Điều 31; người lao động đủ tuổi nghỉ hưu theo Điều 169; người lao động tự ý bỏ việc không có lý do chính đáng từ 5 ngày làm việc liên tục trở lên; người lao động cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng làm ảnh hưởng đến việc tuyển dụng.
Thời hạn báo trước khi người sử dụng lao động chấm dứt hợp đồng theo các căn cứ ở khoản 1 Điều 36 là 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn; 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng; 3 ngày làm việc đối với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng; còn với một số ngành, nghề, công việc đặc thù, thời hạn báo trước thực hiện theo quy định của Chính phủ. Với căn cứ “tự ý bỏ việc 5 ngày liên tục”, người sử dụng lao động không phải báo trước.
2. Diễn giải và yêu cầu chứng minh đối với từng căn cứ
Trường hợp “thường xuyên không hoàn thành công việc”, luật yêu cầu doanh nghiệp phải có quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong cơ chế của người sử dụng lao động và khi ban hành phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức đại diện. Doanh nghiệp cần xây dựng chỉ tiêu, định mức, phương pháp đo lường khách quan, gắn với mô tả công việc và kế hoạch sản xuất kinh doanh; lưu trữ hồ sơ đánh giá theo kỳ, biên bản trao đổi khắc phục, đào tạo lại nếu có. Việc thiếu hoặc áp dụng tùy tiện tiêu chí đánh giá là một rủi ro lớn khi tranh chấp.
Với căn cứ “ốm đau, tai nạn”, doanh nghiệp chỉ được đơn phương nếu hết thời gian điều trị 12 tháng liên tục đối với hợp đồng không xác định thời hạn; 6 tháng liên tục đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng; quá nửa thời hạn hợp đồng đối với hợp đồng dưới 12 tháng mà người lao động vẫn chưa hồi phục khả năng lao động. Khi sức khỏe bình phục, người sử dụng lao động xem xét tiếp tục giao kết hợp đồng với người lao động. Hồ sơ chứng minh cần có giấy tờ y tế hợp lệ, theo dõi thời gian điều trị để đối chiếu với loại hợp đồng.
Với căn cứ “lý do bất khả kháng” gồm thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm, di dời, thu hẹp sản xuất theo yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền, pháp luật buộc doanh nghiệp đã áp dụng mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc. Ở dạng thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, nghĩa vụ và quyền của người sử dụng lao động được quy định tiếp tại Điều 42 và các thủ tục tại Điều 44 (xây dựng phương án sử dụng lao động, đào tạo lại, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động, chi trả trợ cấp mất việc khi phải cho thôi việc).
Với căn cứ “không có mặt tại nơi làm việc sau thời hạn theo Điều 31”, căn cứ pháp lý trực tiếp là Điều 31 Bộ luật Lao động về việc nhận lại người lao động hết thời hạn tạm hoãn hợp đồng: trong 15 ngày kể từ ngày hết thời hạn tạm hoãn, người lao động phải có mặt tại nơi làm việc, nếu không, người sử dụng lao động có thể thực hiện quyền đơn phương theo Điều 36. Doanh nghiệp cần chứng minh đã thông báo đầy đủ về thời điểm kết thúc tạm hoãn và ghi nhận việc không có mặt.
Với căn cứ “đủ tuổi nghỉ hưu”, doanh nghiệp căn cứ Điều 169 và Nghị định 135/2020/NĐ-CP để xác định tuổi nghỉ hưu theo lộ trình, đồng thời lưu ý các trường hợp làm công việc nặng nhọc, độc hại hoặc vùng đặc biệt có thể áp dụng tuổi nghỉ hưu thấp hơn theo quy định chuyên ngành. Việc áp dụng căn cứ này phải được thực hiện khách quan, tránh mọi biểu hiện phân biệt đối xử.
Với căn cứ “tự ý bỏ việc 5 ngày làm việc liên tục”, doanh nghiệp cần chứng minh chuỗi ngày làm việc liên tục, không có lý do chính đáng theo thỏa ước nội bộ, nội quy lao động hoặc theo chuẩn mực hợp lý (ốm đau có xác nhận, sự kiện bất khả kháng…). Nếu không làm rõ yếu tố “không có lý do chính đáng”, rủi ro bị tòa án tuyên trái luật là đáng kể.
Với căn cứ “cung cấp thông tin không trung thực khi giao kết hợp đồng”, doanh nghiệp phải chứng minh ba yếu tố: hành vi cung cấp thông tin không đúng sự thật ở thời điểm giao kết; thông tin đó thuộc nhóm thông tin mà pháp luật yêu cầu phải trung thực khi giao kết; và hậu quả làm ảnh hưởng đến tuyển dụng. Cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ tuyển dụng, bảng câu hỏi, bản tự khai, kết quả thẩm tra.
3. Nghĩa vụ báo trước và hủy bỏ việc đơn phương chấm dứt trước khi hết hạn báo trước
Thời hạn báo trước là điều kiện bắt buộc, trừ trường hợp người lao động tự ý bỏ việc 5 ngày liên tục. Vi phạm thời hạn báo trước khiến việc đơn phương trở thành trái luật dù căn cứ nội dung là đúng. Đồng thời, Điều 38 cho phép mỗi bên hủy bỏ việc đơn phương trước khi hết thời hạn báo trước nếu có văn bản và được bên kia đồng ý, tạo cơ chế thương lượng kết thúc quan hệ một cách trật tự, ổn định.
III. Giới hạn quyền đơn phương chấm dứt và những nhóm người lao động được bảo vệ
Điều 37 quy định các trường hợp người sử dụng lao động không được thực hiện quyền đơn phương, dù có căn cứ theo Điều 36. Đó là khi người lao động đang ốm đau, tai nạn, bệnh nghề nghiệp đang điều trị, điều dưỡng theo chỉ định; người lao động đang nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng và trường hợp khác đã được người sử dụng lao động đồng ý; người lao động nữ mang thai; người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra, đối chiếu hồ sơ y tế, thai sản, lịch nghỉ, tránh ra quyết định chấm dứt vào thời điểm bị cấm, vì chỉ một sai sót về thời điểm cũng dẫn đến trái luật.
IV. Trình tự, thủ tục thực hiện đơn phương chấm dứt để bảo đảm tính hợp pháp
Thứ nhất, xác lập và chuẩn hóa hệ thống căn cứ nội bộ. Ở căn cứ “không hoàn thành công việc”, phải ban hành quy chế đánh giá minh bạch, đo lường được, có tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nơi có tổ chức; công bố cho người lao động biết và áp dụng ổn định theo kỳ, có biên bản góp ý, biên bản đánh giá, kế hoạch khắc phục, thời gian gia hạn nếu có.
Thứ hai, rà soát tình trạng pháp lý của người lao động. Kiểm tra xem có thuộc nhóm đang được bảo vệ theo Điều 37 hay không; nếu có, tạm dừng thủ tục, điều chỉnh phương án nhân sự (luân chuyển vị trí, chờ hết thời hạn bảo vệ, thỏa thuận chấm dứt).
Thứ ba, xác định đúng và đủ thời hạn báo trước. Căn cứ loại hợp đồng và căn cứ chấm dứt để xác định 45 ngày, 30 ngày hoặc 3 ngày làm việc; nếu thuộc ngành, nghề, công việc đặc thù thì kiểm tra quy định hướng dẫn của Chính phủ và văn bản nội bộ liên quan. Soạn thảo thông báo chấm dứt nêu rõ căn cứ pháp lý, căn cứ thực tế, thời điểm chấm dứt, thời hạn báo trước, quyền và nghĩa vụ tài chính của hai bên; gửi theo phương thức chứng minh được việc đã giao nhận.
Thứ tư, chuẩn bị và ban hành quyết định chấm dứt vào thời điểm hợp pháp. Quyết định ghi rõ căn cứ điều khoản, quá trình xem xét, các khoản thanh toán, trách nhiệm bàn giao. Trường hợp do lý do bất khả kháng hoặc thay đổi cơ cấu, công nghệ hay vì lý do kinh tế, doanh nghiệp song hành việc ban hành hoặc cập nhật phương án sử dụng lao động, đào tạo lại, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động, bảo đảm chi trả trợ cấp mất việc nếu phải cho thôi việc theo Điều 47.
Thứ năm, hoàn tất nghĩa vụ tài chính và thủ tục sau chấm dứt. Trong 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản liên quan, trừ một số trường hợp phức tạp có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày; người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại bản chính giấy tờ nếu có giữ; cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu. Thực hiện chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc (nếu có) theo Điều 46, Điều 47 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
V. Nghĩa vụ tài chính khi đơn phương chấm dứt và cách tính để thực hiện đúng
Về trợ cấp thôi việc, Điều 46 quy định người sử dụng lao động phải trả cho người lao động đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc trả một nửa tháng tiền lương, với thời gian làm việc để tính trợ cấp đã loại trừ thời gian tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc hoặc mất việc trước đây; tiền lương để tính trợ cấp là bình quân 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi thôi việc. Các nội dung chi tiết và cách xác định tiền lương tính trợ cấp được Chính phủ hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Về trợ cấp mất việc làm, Điều 47 quy định người sử dụng lao động trả cho người lao động làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc theo khoản 11 Điều 34, cứ mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương; Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã giải thích thống nhất nguyên tắc áp dụng này trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.
Về thời hạn thanh toán, Điều 48 đặt thời hạn chung là 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt, trừ bốn nhóm trường hợp có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày, gồm: người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; do thiên tai, hỏa hoạn, dịch họa hoặc bệnh nguy hiểm. Cùng điều luật quy định rõ trách nhiệm hoàn tất thủ tục bảo hiểm và trả lại giấy tờ cho người lao động, cũng như nghĩa vụ cung cấp bản sao tài liệu khi có yêu cầu.
VI. Hậu quả pháp lý nếu người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt trái pháp luật
Điều 41 quy định một hệ quả đầy đủ, nhằm khôi phục quyền làm việc và bồi thường thiệt hại cho người lao động, đồng thời răn đe hành vi chấm dứt trái luật. Theo đó, người sử dụng lao động phải nhận người lao động trở lại làm việc theo hợp đồng đã giao kết; trả tiền lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho những ngày người lao động không được làm việc; và phải bồi thường thêm cho người lao động một khoản ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng. Nếu người lao động không muốn tiếp tục làm việc, ngoài các khoản nêu trên, người sử dụng lao động phải trả trợ cấp thôi việc theo Điều 46. Nếu người sử dụng lao động không muốn nhận lại người lao động và người lao động đồng ý, ngoài các khoản phải trả theo quy định, hai bên thỏa thuận khoản bồi thường thêm nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương theo hợp đồng.
Bên cạnh đó, hành vi vi phạm thủ tục như không thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt trong các trường hợp pháp luật yêu cầu có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP với mức phạt tương ứng. Doanh nghiệp cần lưu ý hoàn tất thông báo đúng thời hạn và đúng hình thức để tránh rủi ro bị xử phạt.
VII. Một số khuyến nghị thực tiễn cho người sử dụng lao động
Thứ nhất, quản trị căn cứ pháp lý ngay từ khâu tuyển dụng và trong suốt vòng đời hợp đồng. Mọi thông tin người lao động cung cấp lúc tuyển dụng cần được thẩm tra hợp lý, lưu trữ có hệ thống; bản mô tả công việc, tiêu chuẩn, định mức cần rõ ràng, cập nhật và có cơ chế đánh giá định kỳ, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động theo đúng yêu cầu của Điều 36. Cấu trúc quản trị tốt sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh được căn cứ chấm dứt hợp đồng khi phát sinh.
Thứ hai, xây dựng và thực thi nghiêm cơ chế quản lý nghỉ việc có lý do, tạm hoãn, nghỉ ốm, nghỉ thai sản. Với trường hợp tạm hoãn, doanh nghiệp cần chủ động thông báo trước về thời điểm kết thúc tạm hoãn và nghĩa vụ có mặt trong 15 ngày theo Điều 31; ghi nhận bằng chứng về việc không có mặt để sử dụng căn cứ tại điểm d khoản 1 Điều 36 khi cần.
Thứ ba, khi rơi vào tình huống bất khả kháng hoặc tái cấu trúc, doanh nghiệp phải triển khai ngay phương án sử dụng lao động, xác định vị trí việc làm bị ảnh hưởng, tổ chức đào tạo lại, trao đổi với tổ chức đại diện người lao động, và lượng hóa nghĩa vụ trợ cấp mất việc theo Điều 47 nếu buộc phải cho thôi việc. Cách làm bài bản sẽ giảm thiểu tranh chấp tập thể và chi phí tuân thủ.
Thứ tư, chuẩn hóa hồ sơ thủ tục chấm dứt. Mỗi hồ sơ cần có: bản đánh giá theo kỳ; biên bản làm việc và thông báo khắc phục; thông báo chấm dứt đúng thời hạn báo trước; quyết định chấm dứt; bảng tính các khoản phải thanh toán; chứng từ chi trả; hồ sơ chốt bảo hiểm; văn bản bàn giao. Trường hợp hai bên đồng thuận chấm dứt trước khi hết hạn báo trước, cần lập văn bản hủy bỏ việc đơn phương theo Điều 38.
Thứ năm, tuân thủ chặt chẽ thời hạn 14 ngày thanh toán sau chấm dứt (hoặc tối đa 30 ngày trong các trường hợp luật cho phép kéo dài), đồng thời hoàn thành thủ tục bảo hiểm và trả lại giấy tờ theo Điều 48. Việc chậm trễ không chỉ gây tranh chấp dân sự mà còn tiềm ẩn xử phạt hành chính.
VIII. Kết luận
Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động là công cụ quản trị nhân sự hợp pháp khi doanh nghiệp đối mặt với vi phạm kỷ luật lao động về hiệu suất, biến động sức khỏe kéo dài của người lao động, các tình huống bất khả kháng, hoặc nhu cầu cơ cấu lại sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, đây là quyền bị giới hạn nghiêm ngặt và gắn với nhiều điều kiện nội dung và thủ tục. Để thực hiện “đúng”, người sử dụng lao động phải xuất phát từ khung quy phạm của Điều 36, đối chiếu các giới hạn tại Điều 37, bảo đảm thời hạn báo trước và hình thức thông báo, chuẩn bị đầy đủ căn cứ chứng minh, và hoàn tất nghĩa vụ tài chính, bảo hiểm theo Điều 46, Điều 47, Điều 48. Việc tuân thủ chuẩn mực này không chỉ giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý, mà còn thể hiện văn hóa tuân thủ và tôn trọng người lao động trong bối cảnh pháp luật lao động hiện hành.
Các bản án về Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động:
